關(guān)于ERP軟件項目經(jīng)理的實施經(jīng)驗談

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erp系統(tǒng)的實施工作是一個系統(tǒng)性工程，同企業(yè)方的項目經(jīng)理相比，實施方的項目經(jīng)理對自身軟件的實施過程更加熟悉，對于項目的實施工作更加有經(jīng)驗，對整個項目實施工作的指導(dǎo)更加重要，因而作為一名負(fù)責(zé)實施ERP軟件系統(tǒng)的項目經(jīng)理，需要對ERP軟件系統(tǒng)的整個實施過程有一個清晰的思路，包括項目的整個實施進(jìn)度安排、項目的資源管理、項目的風(fēng)險控制等等，只有這要才能更好地指導(dǎo)項目的順利實施。針對項目的不同階段，項目經(jīng)理需要分別關(guān)注不同的實施要點(diǎn)，針對不同的情況進(jìn)行項目的實施指導(dǎo)工作。除非發(fā)生一些非正常情況， ERP軟件的項目經(jīng)理對實施工作的把握程度對整個項目的實施質(zhì)量和實施效果有著決定性的影響。  
　　本文主要是從軟件實施方的角度來撰寫，如果未做具體的說明，文中所述的項目經(jīng)理均指實施方的項目經(jīng)理?？紎試/大本文講述的內(nèi)容更多是作者根據(jù)一些親身經(jīng)驗總結(jié)而來，由于不同軟件或者不同應(yīng)用要求的差異，實施過程管理上會存在一定的差異，讀者需要具體結(jié)合實際情況去實踐和應(yīng)用。由于篇幅的限制和時間倉促，有些內(nèi)容本文未作過多的展開敘述，文中如有不當(dāng)之處歡迎共同討論。   
　　項目的合同簽訂后表示雙方從法律層面開始了項目的合作，對于實施工作來說，項目啟動才是項目實施工作的開始，換句話來說就是，項目啟動標(biāo)志著雙方開始正式執(zhí)行彼此簽訂的合同。   
　　項目啟動是實施方和企業(yè)方對項目開始進(jìn)入實施狀態(tài)認(rèn)可的一個標(biāo)志，項目啟動表示雙方都已經(jīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的資源開始項目的實施工作。項目啟動的形式可以根據(jù)不同的企業(yè)和不同的實施現(xiàn)狀來選擇采用，例如開啟動大會、發(fā)放企業(yè)級的文件通知、實施人員進(jìn)駐企業(yè)開始實施工作等，這些方式都可以標(biāo)志著項目正式啟動，實施工作正式開始。   
　　項目啟動前，項目經(jīng)理需要做一些準(zhǔn)備工作，為項目啟動工作和后期實施工作做鋪墊。首先要做的是組建實施方的項目團(tuán)隊，根據(jù)項目的情況挑選相關(guān)的專業(yè)人員，在組建項目組時需要注意各類人員的專業(yè)技能分布，在組建項目團(tuán)隊時需要關(guān)注項目的實施目標(biāo)要求和企業(yè)情況；考|試/大其次需要組織項目組成員對項目的前期市場資料做進(jìn)一步的了解，包括項目的協(xié)議、投標(biāo)書、企業(yè)需求說明、項目情況交接報告等，通過對以上資料的分析，對項目的實施目標(biāo)、企業(yè)關(guān)心的問題和對實施的一些想法有一個更加深入的了解。對于一些規(guī)模較大或者較為復(fù)雜的項目，需要組織相應(yīng)的技術(shù)交底會議，售前人員就項目的一些技術(shù)細(xì)節(jié)等情況同實施人員進(jìn)行溝通。   
　　總的來說，項目經(jīng)理需要能夠特別關(guān)注在項目實施過程中可利用的資源以及需要達(dá)到的既定目標(biāo)，這兩點(diǎn)是項目實施的最主要制約要素。   
　　對于整個項目組，特別是項目經(jīng)理，需要在實施前重點(diǎn)了解的內(nèi)容有以下幾個方面：
　?。?） 項目的實施范圍。協(xié)議中確定的實施范圍是項目實施的最根本依據(jù)，原則上來說在沒有發(fā)生明確的變更以前，項目的實施范圍不得超過協(xié)議中確定的項目實施范圍。需要充分理解項目實施是滿足有限的既定需求。   
　　（2） 項目實施具備的資源。實施方的專業(yè)人員情況，項目實施企業(yè)的配合情況、參與的部門，另外就是可利用的第三方資源。需要充分理解項目實施是利用有限的資源。   
　?。?） 實施階段劃分。如果合同中有明確的階段性劃分要求，需要在項目實施前具體分析，對于不合適的階段劃分條款起草初步的調(diào)整方案，在項目啟動時同企業(yè)方進(jìn)行具體的溝通，雙方確認(rèn)后簽署調(diào)整備忘進(jìn)行進(jìn)度調(diào)整。 
　　（4） 協(xié)議的約束性條款。協(xié)議中如果存在違約的責(zé)任承擔(dān)、實施工作項目管理要求、資料提供要求、項目上線時間要求、項目驗收時間要求，或者其他約束性條款需要重點(diǎn)關(guān)注。   
　?。?） 企業(yè)的公司組織架構(gòu)。是一個獨(dú)立的公司，還是整個集團(tuán)，或者從屬于某個集團(tuán)，這些因素都影響到上線的周期和上線的實施步驟。對于企業(yè)的關(guān)聯(lián)企業(yè)也可以做適當(dāng)?shù)牧私?，以便于更好地統(tǒng)籌安排計劃和規(guī)避項目風(fēng)險。   
　?。?） 企業(yè)的行業(yè)背景。需要了解企業(yè)的行業(yè)背景和生產(chǎn)方式，例如企業(yè)目前所從事的行業(yè)，是離散性還是流程性，是單一行業(yè)還是多行業(yè)；需要了解企業(yè)主要產(chǎn)品基本的產(chǎn)供銷過程。
　?。?） 現(xiàn)有軟件的應(yīng)用情況。現(xiàn)有的軟件的應(yīng)用情況是企業(yè)在項目實施開始后需要了解的一個重要內(nèi)容，在實施過程中需要安排現(xiàn)有軟件的接軌工作。如果是現(xiàn)有的ERP相關(guān)的軟件，在實施過程中需要明確是否要并行一定的周期，并行過程中新舊軟件的核對工作，以及切換時需要的步驟等；如果是其他軟件，考|試/大需要關(guān)注軟件之間的相關(guān)性，是否存在數(shù)據(jù)的相互利用關(guān)系。
　?。?） 企業(yè)的信息化基礎(chǔ)。如果企業(yè)的信息化基礎(chǔ)較為薄弱，需要加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)，同時在后續(xù)的實施方案確定上也需要盡量簡潔，避免過于靈活的邏輯過程。   
　　在以上情況得到一個基本的了解以后，項目經(jīng)理需要起草一份項目的總體實施計劃，項目組內(nèi)部需要進(jìn)行充分溝通，分析項目的實施進(jìn)度安排和資源需求情況。在起草項目的總體實施計劃時需要充分考慮合同的實施范圍、約束性條款、項目相關(guān)資源的情況；如果同協(xié)議中確定的實施周期存在差異，需要另外起草一份調(diào)整備忘，同時需要分析出調(diào)整進(jìn)度的利弊，準(zhǔn)備同客戶溝通。從謹(jǐn)慎性角度考慮，需要同時起草一份在完全按照協(xié)議的進(jìn)度要求的情況下安排項目進(jìn)度的《項目實施總體計劃》。項目總體計劃一般應(yīng)包括項目啟動的時間、各任務(wù)的起始終止日期。項目組討論后確定出《項目實施總體計劃》初稿，由項目經(jīng)理正式提交企業(yè)方項目負(fù)責(zé)人。   
　　針對一些企業(yè)的實施情況，項目經(jīng)理可以起草一份《項目啟動準(zhǔn)備建議報告》，就一些需要提前準(zhǔn)備的基礎(chǔ)工作提請用戶提前準(zhǔn)備，可以主要包括以下內(nèi)容：
　?。?）往來賬的核對，如果原先是手工賬，一般建議企業(yè)方同供應(yīng)商和客戶進(jìn)行一次對賬工作，其中包括估價和發(fā)出商品的賬務(wù)，如果存在委托加工，委托加工的賬務(wù)也需要認(rèn)真核對；
　?。?）倉庫物資的盤存，在上線前，建議企業(yè)方對現(xiàn)有的倉庫進(jìn)行一次盤點(diǎn)；
　?。?）其他事務(wù)，根據(jù)項目情況可以針對具體的企業(yè)提出一些建議方案。該報告的作用在于企業(yè)在實施時這部分工作一般需要投入較長的時間來開展，有些工作在每月固定時間進(jìn)行較好，所以建議提前開展。      
　　在同企業(yè)方就項目情況進(jìn)行初步的溝通后，遵照實施總體計劃同客戶確定項目的啟動時間和啟動的形式，同時提交《項目實施總體計劃》初稿和《項目啟動準(zhǔn)備建議報告》。        
　　對于項目的企業(yè)方來說，也需要對等建立相應(yīng)的項目組，主要是考慮到，項目的實施需要實施方和企業(yè)方雙方的配合，同時項目驗收結(jié)束以后也主要依靠企業(yè)方的人員繼續(xù)推進(jìn)項目的實施。在項目啟動過程中，項目經(jīng)理需要協(xié)助企業(yè)方組建企業(yè)方的項目組，為了更好的管理項目組人員，項目經(jīng)理可以協(xié)助企業(yè)方制定一些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。
　　項目經(jīng)理需要積極同企業(yè)溝通項目實施的總體計劃，項目總體計劃作為整個項目實施的進(jìn)度指導(dǎo)，也是雙方的項目經(jīng)理調(diào)度項目資源的依據(jù)。考|試/大在溝通項目總體計劃時需要仔細(xì)了解企業(yè)的實際業(yè)務(wù)和人員素質(zhì)情況，也可以同企業(yè)溝通協(xié)調(diào)其他相關(guān)的資源來配合項目實施工作，確?？傮w計劃按照進(jìn)度的要求執(zhí)行。在溝通完成后，項目經(jīng)理可以同企業(yè)方通過簽字或者蓋章的方式來確認(rèn)實施總體計劃的有效性。   
　　有一些企業(yè)在實施時會要求召開項目的啟動大會，在項目啟動會議開始前，項目經(jīng)理需要同企業(yè)方積極溝通項目啟動大會的日程安排。一般來說，召開項目啟動大會是希望達(dá)到以下幾個目的：
　?。?）宣布項目正式啟動。
　?。?）雙方項目組的主要成員互相認(rèn)識。
　?。?）在一定程度上起到宣傳鼓動作用。
　?。?）介紹項目實施的制度和計劃。項目經(jīng)理在項目啟動會上可以就項目實施的總體思路進(jìn)行介紹，并對一些項目的具體要求進(jìn)行說明。   
　　在項目啟動的過程中需要管理好的資源包括售前技術(shù)人員、銷售人員、項目組人員、企業(yè)方的項目負(fù)責(zé)人。        
　　在項目實施的整個生命周期內(nèi)，項目啟動是項目實施的第一個階段，伴隨著項目啟動，項目的調(diào)研工作會緊隨其后開展。