組織與管理考點：工程項目溝通管理概述

溝通就是信息的交流，是人際（或組織）之間傳遞和交流信息的過程。在工程項目管理中工程項目相關各方通過信息的交流和傳遞進行溝通，建立人的思想和信息之間的聯(lián)系。溝通是工程項目管理的重要內容，它包括為了確保工程項目信息的合理收集和傳輸，保證相互動作協(xié)調的一系列過程。

項目所有各方的溝通可概括為兩大類：項目團隊內部的溝通和與團隊外部管理層和顧客進行的溝通。

（一）項目團隊內部的溝通

項目團隊成員有四種主要的溝通要求：

（1）責任。每一個項目成員都需要非常確切地知道他負責的是項目的哪一部分，與其他部分有哪些關聯(lián)。在明確任務分工時，要進行以下溝通：①解釋工作成果要求。一定要確保人們明確地知道他們應達成的工作成果，包括所有評判的標準。②明確所期望付出的努力以及工作期限?？梢赃\用網(wǎng)絡圖很好地解釋個人的工作怎樣配合整個項目。③盡可能告知他們可能遇到的困難以及所需要的特別信息，為他們走向成功做好準備。④當面進行工作任務的分配交接，留出充足酌時間進行答疑和討論。

（2）協(xié)作。在項目實施過程中，參與項目建設的各方相互依賴、相互協(xié)作、相互影響，通過實施過程的溝通使相關各方有效地協(xié)調工作，確保項目目標的順利實現(xiàn)。

（3）決策要求。要通過溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實施及其業(yè)務環(huán)境相關的所有決策，從而與相關決策保持高度一致性。

（4）項目進展情況。要通過溝通使項目成員了解項目進展情況并跟上項目的進展。同時，如果項目經(jīng)理能安排時間會見團隊中的每一位成員，了解他們的個人工作進展情況，以及他們所面臨的問題，那么就能促使他們更有成效地工作。

為了使項目按既定的軌道運作，需要定期召開會議以共享信息并做出相應決策。項目情況會議依賴于一種共同參與的管理風格，它建立在團隊成員對項目計劃共同參與的基礎上。一次富有成效的項目情況會議可以滿足項目團隊內的多種溝通需求，為項目管理人員提供如下機會：①提升團隊凝聚力；②將來自團隊外部的有關項目進展信息通報給大家；③發(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進行溝通；④確保整個團隊共同分擔責任以達成所有的項目目標。

（二）與管理層和顧客進行溝通

成功的項目管理人員可以滿足利害關系者的期望，在所有應得到滿足的利害關系者中，管理層和顧客應排在名單的最前面。項目管理人員應該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

（1）誰需要哪些信息，原因是什么；

（2）他們需要信息的詳細程度如何，需要的頻率是多少；

（3）當與管理層和顧客溝通時，你的目標是什么，達成目標的最好媒介是什么。

對上述問題做出回答將有助于你和這些重要利害相關者的溝通，從他們那里獲得及時的決策和支持。與管理層和顧客就困難進行溝通的最好方式就是，把事實呈現(xiàn)給他們。當項目延期或超出預算時，問題發(fā)現(xiàn)得越早就越容易解決。

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