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【案例描述】項目組進駐虹銘調研時，圣博老師對倉庫帳、物進行了抽查，一共抽查了5種物料，就有3種物料不相符，相關數據如下表：
【問題背景】圣博老師在倉庫現場調研了解到，倉庫物料擺放零亂，非常不整齊，有的物料隨便用一張廢紙做為標識卡，更多的是無物料卡。而且倉庫區(qū)域混亂，倉管找物料完全憑記憶和經驗，要經過長時間的尋找，才能找到物料，嚴重影響了正常工作開展。倉庫由于今年（2010年）4月初才正式設定倉管員，倉庫管理的各項制度不完善，倉庫管理架構不明確，倉庫的直接上級能力不足，倉管員的責任心不足。比如客戶送來加工的紙張多，占用大量倉庫空間，影響倉庫的正常分區(qū)和擺放，影響物料的查找與正常發(fā)放，而倉管員視而不見。倉管員平時忙于收貨發(fā)料，很多材料帳沒有及時登記，后來憑記憶去補做帳，所以帳目漏記、錯記現象十分普遍。
【癥結分析】倉庫管理制度不健全，車間物料員領料經常不開單，隨便拿。倉庫鑰匙除了倉管外，門衛(wèi)也有，本來是為了方便倉管不在時生產部門可以領料不影響生產，但是卻變成了車間物料員自己到倉庫里面去拿，想拿多少就拿多少，也不用審批，自己開個單就是，用剩的物料自行放回倉庫。倉管員工作責任心不強，貪圖方便，對車間物料的領取沒有認真進行控制，倉管員借口平時工作很忙，沒有將收入的物料及時進行入帳，相關單據積壓多日不進行帳務處理。倉庫記帳方式也不正確，沒有進、銷、存帳務處理概念，倉管員平時只記收入帳，而發(fā)出物料由于平時根本沒有去管控，《領料單》不全，故記帳也是憑記憶。每次盤點后出現帳物不符的情況多，倉管對此沒有認真對待，沒有及時找出不符的原因和對策，到月底盤點時倉管按實盤數倒推出發(fā)該月總發(fā)出數，將帳一次性調平，將所有的盤盈盤虧問題全部掩蓋。在倉庫帳務處理方面，財務對倉庫數據根本沒有進行監(jiān)控，基本上沒有發(fā)揮財務對倉庫應有的監(jiān)控職能，雖然也知道倉庫數據混亂，但不知道如何去監(jiān)控及協(xié)助倉庫改善工作。
【問題處理】從抽查的數據來看，帳物相符率僅為40%，表明倉庫的管理已是非常混亂，因此圣博老師根據企業(yè)實際情況制定了倉庫整頓方案，重新調整了倉庫組織架構及各倉管的分工，按照物料種類將倉庫劃分為原材料倉、半成品倉、成品倉、包材倉、低值易耗品倉，明確每個倉管的職責后，又將倉庫區(qū)域進行劃分，開始了轟轟烈烈的倉庫整理、盤點工作，經過整整兩個月的整理，倉庫的物料標識卡掛起了、臺帳建立了，項目組趁熱打鐵推行了《倉庫管理制度》、《進料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》、《領料作業(yè)流程》、《成品進倉作業(yè)流程》、《成品出倉作業(yè)流程》、《帳務處理制度》等流程、制度對倉庫物料以及帳務處理進行了規(guī)范。在運行的過程中，圣博老師考慮到倉管員既要自己動手整理倉庫，又要忙于收料、備料、發(fā)料、工作量非常大、經常加班到晚上10點多，因此項目組又成立了收料組，由收料組根據《采購訂單》或《物料請購單》負責收料，在接到
供應商的《送貨單》后，收料組要根據《采購訂單》或《物料請購單》對物料進行核對無誤后，填制《報檢通知單》交來料品管進行檢驗，檢驗合格后收料組將經檢驗后的物料同《檢驗報告》一起移交給對應的倉管員開具《材料進倉單》進倉、入帳，同時由責任倉管員將《材料進倉單》一聯(lián)傳至采購部轉供應商作為對帳及付款依據，一聯(lián)傳至財務部作為同供應商對帳和核算成本的原始依據。這樣就理順了采購、倉庫、供應商、財務之間的關系、同時也建立了三方制約的關系、保證了倉庫帳、物、卡相符率穩(wěn)步上升。這時項目組適時推出《盤點管理制度》，要求財務部會同稽核小組、物控員定期或不定期對倉庫進行盤點，材料倉庫帳物卡準確率甚至達到99.95%，在（2010年）10月份時虹銘請廣州某會計師事務所對公司的財產進核查，倉庫帳物卡準確率達到98%以上，最后一次性通過資產清查。
收料組在收料時如有不合格物料或超出《采購單》或《物料請購單》的物料當即退回供應商，否則在《材料進倉單》中注明為“供應免費送貨，不予計價”字樣，這樣就制止了供應商多送物料造庫存積壓的現象。倉庫管理基礎建立后，圣博老師推行了《領料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》，規(guī)定必須按單領料，按規(guī)定時間領料。明確必須憑經審批有效的《領料單》進行領料，同時又將生產車間的物料領用時間進行規(guī)定，明確了發(fā)料時間。但習慣是需要時間和事件的刺激才會改掉的，在6月時幾次出現生產車間的物料員私自進倉拿物料，導致倉庫帳物卡不準確以及物料丟失的現象，項目組老師同企業(yè)老板討論后決定對倉庫實行分倉圍網封閉管理，同時將倉管員的辦公位置從公司辦公室移至自已所負責的倉庫門口，起到了監(jiān)督、保管物料的作用，同時與倉管員達成物料丟失要求倉管員賠償的協(xié)議，對于每月盤點后的帳、物、卡相符率達到規(guī)定比率的給予獎勵，低于規(guī)定比率的要對責任倉管員進行罰款，極大地調動了倉管員的積極性。到6月下旬，項目組針對倉庫運作逐漸走上正規(guī)后，要求倉庫開始建立電腦帳，以適應企業(yè)的發(fā)展，使資源共享，但考慮每個倉管配備一臺電腦會增加管理費用，同時會增加倉管員的工作量，結果可能導致備料和做帳都不仔細認真，出現錯誤導致車間產生返工或報廢。項目組經過計算成本后，決定在倉庫設立統(tǒng)計員，負責把各倉當天收、發(fā)、存相關數據錄入電腦，建立電腦帳，同時也負責單據的相關傳遞工作，使庫存信息能及時共享，對相關部門工作開展起了很大的幫助作用。針對倉庫的專業(yè)知識不足，項目組老師起草編制了《倉庫管理知識培訓系列教材》和《帳務處理知識培訓系列教材》，為倉庫管理正規(guī)化奠定了基礎。
【總結與反思】★物料就是錢，物化了的錢，倉庫就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值，錢要通過使用或投資流動起來，才能產生價值?！镓熑涡?，是一種工作心態(tài)，也是一種工作作風，責任心主要取決于人員的素質及工作環(huán)境的熏陶。倉管員是倉庫的管家，權力小但責任大?！锩總€倉管員在每日工作結束時，進行當天相關賬物的自我確認和核查，確保賬目的準確，找出不足、及時改進，做到“日清日結”，工作才能做“日清日高”。
倉庫進銷存管理系統(tǒng)
聯(lián)系方式
