系統(tǒng)升級：定制還是購買？

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天啟是一家擁有上百家代理商和多省渠道的商貿(mào)公司，基于異地經(jīng)營的管理需要，公司很早就開始應用網(wǎng)絡進銷存系統(tǒng)來維持日常運營。盡管經(jīng)過了多年的應用這套系統(tǒng)還算順暢，而且天啟公司的IT部門也積累了相當多的經(jīng)驗，但是最近發(fā)生的一系列問題還是令信息部主管李君愁眉不展，這一切還要從天啟所使用的軟件系統(tǒng)說起。

成品遺留的“病痛”

目前天啟公司信息系統(tǒng)的核心是一套成品化進銷存軟件，當初購買這套系統(tǒng)主要考慮到成品化軟件相比定制開發(fā)的軟件產(chǎn)品具有很多不可比擬的優(yōu)勢。例如成品軟件具有較高的成熟性，服務更有保障。

然而福兮禍所倚，成品軟件無法保證在應用的過程中一直無往而不利，隨著企業(yè)經(jīng)營的不斷擴展和變化，成品軟件在靈活性上的欠缺極大地限制了天啟公司信息系統(tǒng)應用的效能。

在一次會議上，天啟的老總向李君闡述了目前軟件系統(tǒng)的問題，最主要的問題在于原有系統(tǒng)附帶的查詢功能較為簡單，導致目前公司的數(shù)據(jù)庫中空有大量的經(jīng)營數(shù)據(jù)而無法進行全面的分析。

公司員工和代理商每天都從不同的地方提交大量的信息內(nèi)容，然而管理層卻無法隨心所欲地取用數(shù)據(jù)。老總不能通過系統(tǒng)生成自己希望的報表形式，也就無法在第一時間獲取公司的經(jīng)營情報，這種情況已經(jīng)幾次延緩了公司的決策。

另外，由于天啟公司的銷售渠道鋪得很開，大量的商品通過渠道傳遞到代理商手中后，回款速度是關(guān)系到天啟公司生存發(fā)展的大問題。而現(xiàn)有的系統(tǒng)雖然能夠錄入應收款項的情況，但是不能針對應收款情況進行跟蹤和告警，這為公司的現(xiàn)金流管理帶來了很大的障礙。

天啟購買的軟件客戶端數(shù)量過百，實施地域跨越二十幾個城市，已經(jīng)不能算是一個小型的軟件項目了。但是這款產(chǎn)品在軟件供應商R公司中，并沒有針對這個層次的用戶開展專門的定制開發(fā)服務。

經(jīng)過與R公司的數(shù)番協(xié)商，李君始終沒有得到足夠確切的答復。R公司的答復讓李君感覺到這只是一種對客戶的“例行公事”，對方并沒有意愿為自己解決這類問題。

定制的“天價”

李君一個朋友建議他對定制開發(fā)方式進行考察，由于R公司產(chǎn)品的數(shù)據(jù)庫并沒有進行附加的限制，通過讀取數(shù)據(jù)庫并擴展出一套查詢系統(tǒng)是非?？尚械摹?

李君尋找了幾家提供定制開發(fā)的軟件公司探討擴展天啟系統(tǒng)的問題。定制開發(fā)的方式需要全盤地分析已有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，再從數(shù)據(jù)挖掘的角度進行分析和設(shè)計，從開發(fā)工作量來說比一般的定制開發(fā)項目要大許多。加之定制開發(fā)的費用情況本就比成品軟件系統(tǒng)高，最終幾家公司的報價基本都與天啟購買整個進銷存軟件系統(tǒng)時的費用相當，這將李君推入了一個相當尷尬的境地。

如此高的成本實現(xiàn)一組查詢功能是否值得呢？還是應該重新購置一套系統(tǒng)？更重要的是整個開發(fā)工作的時間無法準確地評估，經(jīng)過多次研討之后的系統(tǒng)需求分析還是朦朦朧朧，到底需要多少時間才能確認開發(fā)計劃，李君也心中沒底，他不禁開始躊躇應該如何向老總進行匯報。

從目前的情況來看，不論是繼續(xù)堅守成品軟件陣營還是尋求定制開發(fā)，天啟在擴展應用系統(tǒng)的過程中已經(jīng)不可避免地要浪費很多資源，況且公司在擴展軟件系統(tǒng)方面的嘗試只是剛剛開始，隨著業(yè)務的進一步發(fā)展，天啟公司還會更多次地面臨成品軟件與定制開發(fā)之間的抉擇。李君也不可避免地需要繼續(xù)思考關(guān)于成品軟件和定制開發(fā)的問題，要如何進行選擇才對企業(yè)最好？

從長遠布局上選擇

周祖軍 AMT企業(yè)資源管理研究中心高級顧問

天啟的困境與其說是由于成品與定制的選擇失誤造成的，不如說是在開展信息化建設(shè)時缺乏遠見造成的。

案例中天啟的遭遇，相信會引發(fā)很多嘗試過信息化的企業(yè)CIO或IT經(jīng)理的共鳴。表面上看，天啟當前不論是堅守成品，還是尋求定制開發(fā)，進一步的大筆投資都已無法避免。而正如案例中所擔憂的，當信息化投資越來越多時，成品還是定制，天啟又將如何應對？似乎天啟信息化的遭遇已是一個難以破解的困局。

然而，當我們跳出局外再來看天啟的遭遇時，我們發(fā)現(xiàn)，天啟的困境與其說是由于成品與定制的選擇失誤造成的，不如說是在開展信息化建設(shè)時缺乏遠見造成的。

對于具有遠見的企業(yè)而言，他們更關(guān)注的是信息化在某段時期內(nèi)的商業(yè)價值。要做到這一點，CIO需要深刻理解并把握企業(yè)的業(yè)務發(fā)展趨勢及愿景，以及管理層在面對這一趨勢時所表現(xiàn)出來的管控要素的變化趨勢，在此基礎(chǔ)上，CIO再來思考能夠支撐業(yè)務管理變革的信息化愿景。

同時，為了與業(yè)務管理的發(fā)展相匹配，CIO需要分析在不同的發(fā)展階段，信息化對業(yè)務和管理的主要支撐點在哪里，通過什么樣的技術(shù)和方式來實現(xiàn)，這就是與業(yè)務管理發(fā)展相匹配的信息化建設(shè)路徑和策略。

CIO只有對信息化的愿景、實現(xiàn)路徑以及建設(shè)策略了然在胸，才能從根本上避免天啟當前所面臨的困境。而至于選擇成品還是選擇定制，這只是信息化建設(shè)過程中的策略差異，只需要根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)不同階段的實際需要做出分析和選擇，并不會引發(fā)全局的困境。

信息化需要長遠的布局

企業(yè)在開展信息化工作時，最需要關(guān)注的就是信息化的商業(yè)價值，這是信息化投資的最終目的。因此，在影響信息化建設(shè)和應用的很多因素中，商業(yè)價值的影響最為重要，而與信息化商業(yè)價值相關(guān)的重要因素中有一點至關(guān)重要，即企業(yè)所處的發(fā)展階段。

在不同的發(fā)展階段，企業(yè)追求的目的各不相同，企業(yè)目的的變化將導致業(yè)務模式和管理模式的變化，并引發(fā)業(yè)務特征和管理要素的變化。而不同的業(yè)務特征和管理要素決定了不同的信息化需求，不同的信息化需求決定了信息化不同的實現(xiàn)路徑和策略。

因此，CIO只有對業(yè)務和管理的發(fā)展趨勢和遠景有深刻的理解，并把握業(yè)務和管理在不同發(fā)展階段的變革脈絡，才能抓住信息化建設(shè)的脈絡，制定出適合企業(yè)實際需要的信息化遠景、路徑和策略。

根據(jù)企業(yè)發(fā)展選擇系統(tǒng)

為了更好地理解企業(yè)發(fā)展階段的變遷對信息化布局的影響，我們不妨演繹一下企業(yè)發(fā)展的過程。

企業(yè)在創(chuàng)立并初步穩(wěn)定之后，為了更好地發(fā)展，往往強調(diào)市場規(guī)模的快速擴張；而等企業(yè)取得了一定的市場規(guī)模之后，企業(yè)將轉(zhuǎn)為強調(diào)管控、運營效率和利潤；當企業(yè)具備多余的利潤時，企業(yè)又會將目的轉(zhuǎn)為多元化投資以獲取更多的投資回報。這是企業(yè)在不同發(fā)展階段常見的目的變遷路徑。

而當企業(yè)在強調(diào)市場規(guī)模的擴張時，企業(yè)將在市場營銷方面配備大量的資源，開展大量的市場推廣活動，建立和維護大量的銷售渠道；在尋求迅速拓展業(yè)務時，管理往往顯得粗放，諸如管理中心的下放，大量的授權(quán)，費用的粗放管理等。

這些業(yè)務管理的特征決定了在信息化方面的需求，主要是掌握不同市場的需求以及渠道中的大量在庫品，實現(xiàn)供應鏈的快速響應。從這個方面講，天啟前期的業(yè)務發(fā)展及信息化需求也基本處于這個階段。

當企業(yè)在一味地追求銷售額迅速增加的同時，往往會發(fā)現(xiàn)利潤并沒有成正比地增長，利潤率還出現(xiàn)了明顯的下滑。并且在建立大量的渠道之后，由于能力跟進的缺乏以及前段時間的粗放管理，企業(yè)往往發(fā)現(xiàn)自己對渠道的管控越來越弱，資金回流成了很大的問題，并逐漸威脅到企業(yè)的收益增長。

這時候，企業(yè)往往將逐步放緩擴張的速度，而逐步轉(zhuǎn)為加強財務等管控能力的建設(shè)。此時對信息化的需求也將轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)務數(shù)據(jù)的分析、渠道資金、應收賬款和費用的控制等。而這正是天啟當前及今后一段時間對信息化的核心需求。

當企業(yè)強化了管控，實現(xiàn)銷售額和收益同步增長之后，往往面臨過多的現(xiàn)金流支配問題。企業(yè)為了長遠的發(fā)展,可能選擇多元化作為持續(xù)發(fā)展的策略。此時企業(yè)將面臨著多業(yè)務單元的同步發(fā)展，企業(yè)的管控將由以往的直接運營轉(zhuǎn)為事業(yè)部或母子公司制下的集團管控。

對于公司層面而言，關(guān)注的管理要素則可能轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略規(guī)劃與計劃管理、預算管理、資金管理等，而對信息化的需求則可能轉(zhuǎn)向?qū)κ袌銮閳?、財務管理、商務智能等，從而實現(xiàn)集團公司的綜合管理。

以上簡單介紹了企業(yè)發(fā)展階段對信息化需求的演變，CIO只有具備對未來業(yè)務演變的把握能力，才能對信息化的布局有長遠的考慮，從而避免建設(shè)過程中出現(xiàn)影響全局的風險。天啟當前面臨的困境，也正是由于在信息化建設(shè)初期缺乏遠見所導致的。例如對信息化需求拓展趨勢把握的不足，導致當前信息系統(tǒng)的功能難以擴展。

如果天啟當前再不解決遠見不足的問題，未來的系統(tǒng)將仍舊無法避免當前的困境，并且當多個系統(tǒng)上線后，各個系統(tǒng)的定位、功能邊界、實施的路徑、系統(tǒng)整合等問題引發(fā)的風險將更大。

由此可見，企業(yè)對信息化長遠布局的能力，將從根本上決定信息化的商業(yè)價值，進而決定信息化的成敗。

成品還是定制，應需而動

當我們從信息化的全局來看選擇成品還是選擇定制時，便顯得輕松得多。信息系統(tǒng)的建設(shè)方式一般有2種，在成熟平臺的基礎(chǔ)上進行局部開發(fā)或完全定制開發(fā)。

這兩種方式各有優(yōu)劣，具體的選擇需要依據(jù)企業(yè)所處的環(huán)境來決定，包括應用系統(tǒng)架構(gòu)的復雜性、當前及短期需求與成熟系統(tǒng)功能滿足情況、升級維護的復雜性、費用、實施風險、企業(yè)選擇產(chǎn)品的決策心理等。

定制開發(fā)增強企業(yè)競爭力

徐志宏 杭州聯(lián)華華商集團有限公司信息部主任

管理的改進或創(chuàng)新，不可能事先包含在成品軟件中，通過定制可以做到對軟件的二次開發(fā)和完善。

企業(yè)是購買成品化管理軟件還是定制開發(fā)？這是個公說公有理，婆說婆有理的問題。持定制論的認為，管理軟件中體現(xiàn)了企業(yè)的管理流程，每個企業(yè)除了有行業(yè)的共性之外，還有企業(yè)自身的個性，也就是所謂的特色管理，而要在成品化管理軟件中體現(xiàn)企業(yè)特色管理比較困難，有削足適履的感覺。

而持購買成品化軟件論的認為，成品化管理軟件中的管理流程是從許多成功企業(yè)中提煉出來的精華流程，具有行業(yè)的共性和先進性，其中體現(xiàn)了許多現(xiàn)代管理的思想，企業(yè)在實施管理軟件時，可以學習借鑒這些先進的現(xiàn)代管理思想來改進企業(yè)不合理的管理流程，同時，成品化管理軟件還具有實施周期短、服務完善和軟件升級便利的優(yōu)點。

增添功能還是定制更好

從案例中天啟公司的情況看，筆者覺得可以采用定制的方法對原有管理軟件增添所需功能。

首先，天啟公司現(xiàn)在的管理軟件已支撐公司業(yè)務運行多年，在業(yè)務流程方面能基本滿足要求，運行順暢，軟件客戶端數(shù)量過百，使用軟件的城市達二十幾個。軟件的使用者經(jīng)過多年的使用，對這套軟件已經(jīng)是得心應手，系統(tǒng)中也積累了許多有價值的經(jīng)營數(shù)據(jù)。

目前的當務之急是需要加強對經(jīng)營數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析功能以及對應收款的跟蹤和告警功能。如果另起爐灶，購買新的管理軟件來代替目前還適用的管理軟件，需要花費大量的投資，實施跨地區(qū)二十幾個城市的上百個客戶端軟件更新，大量操作人員的培訓，更為關(guān)鍵的是現(xiàn)有系統(tǒng)中大量有價值的經(jīng)營數(shù)據(jù)，有可能因為新老軟件架構(gòu)等因素而無法在新軟件中得到挖掘利用。

如果購買成品化的數(shù)據(jù)分析軟件，雖然成品化的數(shù)據(jù)分析軟件具有強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，能提供圖文并茂的分析報告，但是其投入較大，還需要通過接口將現(xiàn)有軟件中的數(shù)據(jù)導入到數(shù)據(jù)分析軟件中，目前天啟公司的軟件估計是沒有這樣的接口，而現(xiàn)用的軟件供應商又不太可能定制這個接口。

其次，天啟公司已經(jīng)在二十幾個城市順暢地使用現(xiàn)有的軟件支持業(yè)務多年，其IT部門已經(jīng)積累了一定系統(tǒng)運行維護的經(jīng)驗，對現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的基本架構(gòu)非常了解，對系統(tǒng)中的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程非常熟悉。

而現(xiàn)有軟件的供應商對軟件數(shù)據(jù)庫并沒有進行附加的限制，天啟公司的IT部門可以立足于自力更生，利用公司IT部門人員的對業(yè)務流程和現(xiàn)有軟件熟悉的優(yōu)勢，分析研究現(xiàn)有軟件的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，搞清業(yè)務數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫中表與表之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，并盡可能得到軟件供應商的幫助，理解現(xiàn)有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中各種數(shù)據(jù)的關(guān)系。

在此基礎(chǔ)上，運用一些編程開發(fā)工具，自行開發(fā)應收款的跟蹤和告警功能，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營分析需要開發(fā)相應的查詢報表，對系統(tǒng)中大量的經(jīng)營數(shù)據(jù)進行挖掘利用。從利用現(xiàn)有資源和節(jié)約新資源投入方面，這是一個可以考慮的選擇，此外通過自行開發(fā)可以進一步加深對現(xiàn)有系統(tǒng)深層次的理解，為企業(yè)管理進一步的創(chuàng)新需求打基礎(chǔ)。

管理創(chuàng)新需要定制

現(xiàn)代商貿(mào)企業(yè)的競爭，已經(jīng)進入白熱化階段，要在競爭中獲勝，必須要增強企業(yè)核心競爭力，管理創(chuàng)新是增強核心競爭力的一項重要內(nèi)容。

購買成品化軟件雖然具有實施周期短、軟件成熟、蘊涵先進管理思想等優(yōu)勢，但隨著企業(yè)管理的變革和創(chuàng)新，現(xiàn)有軟件系統(tǒng)必然要做相應的改變以適應企業(yè)發(fā)展，否則會影響企業(yè)業(yè)務開展，最終會影響企業(yè)核心競爭力的增強。

總而言之，企業(yè)信息化是一個復雜的過程，它既涉及技術(shù)本身，也涉及經(jīng)營戰(zhàn)略、運作流程、管理模式等方面。在實際經(jīng)營管理過程中，不能急于求成，也不能一成不變，這是一個循序漸進的過程。

企業(yè)的信息化是為企業(yè)經(jīng)營管理服務的，套用質(zhì)量管理中的PDCA循環(huán)概念，企業(yè)經(jīng)營管理的改進創(chuàng)新，是一個不斷提出問題、分析原因、制定和執(zhí)行改進計劃、檢查和總結(jié)計劃的執(zhí)行情況、再提出新問題的一個周而復始的過程。

而這些管理的改進或創(chuàng)新，不可能事先包含在成品化的管理軟件中，也不一定能通過成品化軟件的升級來實現(xiàn)，通過定制可以做到對軟件的二次開發(fā)和完善。

以創(chuàng)造效益為參照體

宋洪華 山東道恩集團有限公司企劃部副部長

有限的投資，多解決一些現(xiàn)實問題就是多給企業(yè)創(chuàng)造一些效益。

天啟公司的成品化進銷存軟件采購是基于兩個方面：

1、成品軟件的成熟性和服務更有保障；2、費用要比定制開發(fā)更有優(yōu)勢。

這兩個方面是我們在信息化選型過程中都必須考慮到的，但這只是信息化選型的次要方面，不是決定選型的主要因素。片面地做出決策，只顧及到企業(yè)的短期問題和眼前利益，必然會導致資源浪費和更多利益損害。

天啟公司在不斷發(fā)展壯大，其選型中的費用節(jié)省所導致的服務缺失也就呈現(xiàn)出來。軟件設(shè)計是一項系統(tǒng)項目工程，由于國內(nèi)企業(yè)處在飛速發(fā)展過程中，很多項目的二次開發(fā)費用都會比首次開發(fā)要高出很多，而且軟件行業(yè)人才的流動性很大，你舍得花錢做二次開發(fā)，軟件公司那邊核心的人才早已另奔別處。軟件的應用環(huán)境在改變，但是軟件本身沒有升級。

天啟公司遇到的數(shù)據(jù)分析困難和跟蹤告警功能，從投入角度而言，多投入些人力專門做這兩項工作也要比軟件升級的投入要小得多，但企業(yè)往往遇到的不是這些表面問題。

將天啟公司的軟件系統(tǒng)進行升級或數(shù)據(jù)挖掘，都無異于將一座“筒子樓”改成“摩天大廈”。同樣是樓，表面上看只是外形大小不同罷了，但是“筒子樓”和“摩天大廈”的“地基”是完全不同的。

同類問題不同地點發(fā)生

在筆者從事信息化工作的過程中也兩次遇到同類問題，筆者2000年開始接觸DOS版的進銷存管理系統(tǒng)，是應用了2年的成品軟件系統(tǒng)，公司的人員對這套系統(tǒng)已經(jīng)習慣了，而且系統(tǒng)的功能相對簡單，投資費用低。

隨著公司經(jīng)營規(guī)模的擴大，新的功能要求不斷出現(xiàn)，我們首先想到的是找到原來的開發(fā)者去進行二次開發(fā)。我們遇到的情況是，原來的開發(fā)廠商已經(jīng)倒閉了。從目前國內(nèi)情況看，服務商的選擇依然面臨這樣的風險。沒有辦法我們只能把原先的系統(tǒng)作廢，從頭再來。

第二次我們吸取了第一次的教訓，同時考慮到信息化是一個管理科學化的工程，公司先引入了ISO9001：2000質(zhì)量管理體系來提升自身的管理水平。在2002年趕上了行業(yè)信息化軟件的到來，我們選擇了在商業(yè)信息化軟件領(lǐng)域做得較好的大型軟件企業(yè)為合作伙伴，在他們面前，定制開發(fā)和成品軟件的價格差異之大，無法讓人想像，低于百萬的項目根本就別提定制開發(fā)。

我們再次選擇了成品軟件。2004年開始，公司經(jīng)營規(guī)模的壯大使筆者也遇到了天啟公司的問題，軟件開發(fā)商在不斷的升級產(chǎn)品中，部分解決了這些問題。

但是升級是在原有框架下進行的，數(shù)據(jù)挖掘等突出的問題還是解決不了。當我們提出二次開發(fā)的時候，軟件公司也是“例行公事”了一把，后來我們直接發(fā)了律師函，對方才報出了百萬的二次開發(fā)費用。處于現(xiàn)實的考慮我們增加了統(tǒng)計分析崗位的人員，才使問題得以暫時的解決。

共同的反思認識信息化的本質(zhì)

企業(yè)的短、中、長期需求是信息化的核心。只有短期需求、簡單地羅列表面問題，那必將遇到案例中遇到的情況，使信息化沒有“前瞻性”。

縱觀國內(nèi)外信息化成功的案例，只有那些自身管理科學、戰(zhàn)略明確的公司才將信息化投資做成功了。因為從本質(zhì)上而言，信息化是企業(yè)通過計算機系統(tǒng)引入科學管理的系統(tǒng)過程。計算機系統(tǒng)只是工具，其中所承載的科學管理思想才是核心和信息化工作的價值所在。停留在表面需求所決策的信息化項目，不管是定制還是購買，都是解企業(yè)一時之需，只能是表面文章。

認識文化背景下的信息化

在“人治”的文化環(huán)境中，“科學管理”的概念往往就不是我們在管理學中所學到的那些理論這么簡單了。中國的經(jīng)濟比西方落后很多，“科學管理”的思想從西方引入，到了國內(nèi)很多都不好用了，這是國際軟件公司的劣勢，也是國內(nèi)軟件廠商所謂的優(yōu)勢。

孰優(yōu)孰劣，這個話題太大我們暫且不去評論，但是有一點我們要用在本次案例的評論中，那就是國內(nèi)信息化因“科學管理”的不確定性而直接導致了其根基不實，要想通過信息化解決企業(yè)長期的全部問題根本不可能，我們遇到案例中的問題，從根本上來源于此。

定制還是購買，效益是關(guān)鍵

信息化的目的也是為了加快企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)效益。把握了這一點我們就可以把“定制還是購買？”用投資效益分析來解決。

天啟公司遇到的問題和我們差不多，在資金成為企業(yè)發(fā)展瓶頸的今天，我們有能力投入上百萬元甚至上千萬元進行定制開發(fā)嗎？作為發(fā)展中的中小企業(yè)我們更需要將有限的資金用于經(jīng)營發(fā)展中。

直接購買可以解決部分問題，那剩下的問題怎么辦？從價值上而言我們完全可以將信息化視為“高檔消費”了，雖不能“量體裁衣”，因為款式是固定的，可大小我們還是可以定制選擇嗎？有限的投資，多解決一些現(xiàn)實問題就是多給企業(yè)創(chuàng)造一些效益，所以筆者的觀點是：信息化應該走部分定制之路。(AMT)