如何打造高效的廈門OA實(shí)施團(tuán)隊(duì)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

隨著國際貿(mào)易環(huán)境的日益惡化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，一些離散制造型企業(yè)的生存壓力愈來愈大。業(yè)務(wù)訂單的不穩(wěn)定性，大大加強(qiáng)了生產(chǎn)計(jì)劃排程的難度，為了不丟失利潤(rùn)微薄的訂單，一些企業(yè)采取了備庫存的生產(chǎn)對(duì)策，從而導(dǎo)致庫存積壓物料居高不下，占用了大量的資金，既便如此，工廠的準(zhǔn)時(shí)交貨率還是不高，因?yàn)檎麄€(gè)制造環(huán)節(jié)的效率低下，產(chǎn)能難以提高。原材料的不斷漲價(jià)，嚴(yán)重影響了供貨廠商的生產(chǎn)積極性，導(dǎo)致采購周期越來越長(zhǎng)，因?yàn)椴粶?zhǔn)時(shí)交貨的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，生產(chǎn)線停工待料便成了家常便飯。

為了降低生產(chǎn)成本，減少庫存物料積壓，提高生產(chǎn)效率，一些企業(yè)紛紛上馬廈門OA系統(tǒng)，建立企業(yè)的信息化平臺(tái)。廈門OA系統(tǒng)集中了先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段，已經(jīng)贏得了廣大管理者的認(rèn)可，但廈門OA失敗的風(fēng)險(xiǎn)使有些人望而止步。這些年來，廈門OA系統(tǒng)在國內(nèi)的實(shí)施，成功率一直不高，只有20%左右，嚴(yán)重制約了廈門OA系統(tǒng)在國內(nèi)的發(fā)展。當(dāng)然，失敗的原因是多方面的，包括選型的失誤，公司的一把手不重視，業(yè)務(wù)流程重組失效，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量太差等等，但這些歸根到底還是廈門OA系統(tǒng)在企業(yè)里實(shí)施的問題，在廈門OA項(xiàng)目實(shí)施過程中，實(shí)施團(tuán)隊(duì)又起著決定性作用。建立一支高效的廈門OA實(shí)施團(tuán)隊(duì)，也是整個(gè)廈門OA項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，因?yàn)閺B門OA項(xiàng)目在整個(gè)實(shí)施過程中，涉及到較多的相關(guān)人員和相關(guān)部門，涉及到產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)工藝的每個(gè)細(xì)節(jié)，是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，只要一著不慎，則滿盤皆輸。

不打沒有把握的仗

廈門OA項(xiàng)目取得成功，離不開一個(gè)優(yōu)秀高效的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，這是業(yè)界人士共同的觀點(diǎn)。其實(shí)，廈門OA項(xiàng)目的實(shí)施跟打仗一樣，每一個(gè)項(xiàng)目都是有風(fēng)險(xiǎn)的，正如有的戰(zhàn)斗可以打，有的戰(zhàn)斗卻無需迎戰(zhàn)，因?yàn)椴皇敲繄?chǎng)戰(zhàn)斗都一定有把握能贏，對(duì)于明顯不具備獲勝條件的戰(zhàn)斗，沒有必要投入過多的作戰(zhàn)資源與敵人正面沖突，把資源節(jié)約下來投入到更有勝算的戰(zhàn)斗中去，對(duì)贏得整個(gè)戰(zhàn)爭(zhēng)的最終勝利加大勝算籌碼。正如毛主席常說的：“我們不打沒把握的仗”。同樣，企業(yè)要建立一個(gè)科學(xué)合理的信息化平臺(tái)，為管理者提供決策支持，做到“有所為，有所不為”就顯得非常重要。因此一個(gè)優(yōu)秀的廈門OA項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該從一開始的企業(yè)需求分析著手，從每個(gè)部門的實(shí)際情況出發(fā)，全面反映出企業(yè)每個(gè)層次存在的管理難題，這也是我們常說的項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，此階段，主要是由軟件提供商的實(shí)施顧問與廈門OA項(xiàng)目經(jīng)理或者企業(yè)的“一把手”進(jìn)行溝通，了解企業(yè)的經(jīng)營管理情況和業(yè)務(wù)需求層次等，并同時(shí)著手組建廈門OA項(xiàng)目組，挑選每個(gè)部門的業(yè)務(wù)骨干加入到這個(gè)團(tuán)隊(duì)，制定詳細(xì)明確的項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)，并起草項(xiàng)目責(zé)任書，將項(xiàng)目實(shí)施的責(zé)任人、負(fù)責(zé)的內(nèi)容、項(xiàng)目進(jìn)度等形成書面的文件，要求項(xiàng)目組成員充分了解項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。項(xiàng)目組成員確定后，項(xiàng)目組成員之間要相互了解和適應(yīng)，增進(jìn)團(tuán)隊(duì)責(zé)任感和團(tuán)隊(duì)精神。實(shí)施顧問要對(duì)自身有準(zhǔn)確的定位，定位自身在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中所承擔(dān)的角色，并投入大部分精力來解決具體的問題，一些細(xì)節(jié)具體的東西必須由項(xiàng)目組成員來完成，而項(xiàng)目的推進(jìn)必須依靠項(xiàng)目經(jīng)理或者“一把手”的力量，包括業(yè)務(wù)流程的改造，培訓(xùn)效果的考核，實(shí)施環(huán)境的改善等。如果企業(yè)中沒有人能夠非常強(qiáng)勢(shì)的進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施推進(jìn)，將是一件非常糟糕的事情，那么實(shí)施顧問以后的很多精力必然將放在與企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)部門經(jīng)理的良好溝通上，以保證項(xiàng)目能順利的開展和逐步推進(jìn)。同時(shí)也要與企業(yè)部門經(jīng)理保持良好的溝通關(guān)系。只有將這一些具體的細(xì)節(jié)充分考慮到并準(zhǔn)備好了，才能為后期的實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。

過程決定成敗

廈門OA項(xiàng)目的實(shí)施過程包括項(xiàng)目選型、項(xiàng)目培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、模擬試點(diǎn)、正式切換等幾個(gè)階段，每個(gè)階段都有不同的實(shí)施方法。在廈門OA選型上，一定要慎重，揚(yáng)長(zhǎng)避短，廈門OA項(xiàng)目招標(biāo)小組對(duì)參與投標(biāo)的不同公司的廈門OA軟件要進(jìn)行全面的分析和評(píng)估，對(duì)軟件的類型及功能特點(diǎn)、實(shí)施咨詢公司的實(shí)力及業(yè)績(jī)、項(xiàng)目投資等進(jìn)行綜合評(píng)分，并要求參與競(jìng)標(biāo)公司提供同行業(yè)實(shí)施成功的詳細(xì)案例，項(xiàng)目組成員在選型過程中，針對(duì)自己所在部門的特點(diǎn)以及在工作中出現(xiàn)的難點(diǎn)要和顧問一一溝通，尋求適合自己的解決方案，通過選型，把企業(yè)存在的需求展現(xiàn)給軟件提供商，做到有備而來，千萬不能讓那些軟件供應(yīng)商忽悠而過，最終解決不了任何問題。重視廈門OA培訓(xùn)的效果，項(xiàng)目組成員是每個(gè)部門的關(guān)鍵員工，他們還肩負(fù)著培訓(xùn)本部門操作人員的重任，也為下一步工作的開展奠定了基礎(chǔ)，廈門OA 培訓(xùn)分為理論培訓(xùn)與技術(shù)操作培訓(xùn)，無論是理論培訓(xùn)與技術(shù)操作培訓(xùn)，都需要有硬件的支持，期間可以通過知識(shí)競(jìng)賽、模擬測(cè)試、上機(jī)操作等形式，來激發(fā)員工學(xué)習(xí) 廈門OA的熱情?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是整個(gè)實(shí)施過程中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是最細(xì)致的工作，正如大家所說的，進(jìn)去的是垃圾，出來的也是垃圾，可見基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性。此階段是團(tuán)隊(duì)的組建期向激蕩期過渡的過程。此時(shí)，成員的積極性一般非常高，但考慮問題還不能從整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的角度，對(duì)廈門OA實(shí)施的期望值也變得越來越高，有的時(shí)候甚至是越來越難以達(dá)到或不切實(shí)際，這時(shí)候需要實(shí)施顧問與企業(yè)“一把手”或企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理保持密切的聯(lián)系，確定切實(shí)可行的實(shí)施方案，促進(jìn)企業(yè) “一把手”或者企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理的投入盡量大，保證他們能夠積極的參與其中，同時(shí)要對(duì)企業(yè)部門經(jīng)理進(jìn)行合理的控制。而對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施小組成員要加強(qiáng)激勵(lì)、加強(qiáng)培訓(xùn)，促使他們對(duì)團(tuán)隊(duì)總體目標(biāo)一致明確和確認(rèn)，從而保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有較高的質(zhì)量。細(xì)節(jié)決定成敗，只要企業(yè)在每個(gè)項(xiàng)目所處階段把該做的事情都做好，那么項(xiàng)目過程的風(fēng)險(xiǎn)自然也就處于企業(yè)的掌控之中。