石家莊鐵道大學黨政公文處理實施細則

石家莊鐵道大學黨政公文處理實施細則

第一章    總  則

第一條 為實現學校公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化,根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）規(guī)定，制定本細則。

第二條 學校公文是實施領導、履行職能、處理公務的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨的路線方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告通報和交流情況等的重要工具。

第三條 公文處理是指包括公文擬制、辦理、管理等相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 學校黨政辦公室是公文處理的管理機構，負責學校的公文處理工作，對校內公文負有審核、刪改、退稿重寫、控制行文的職責。

第五條 各部門、各單位要高度重視公文處理工作，要指定專（兼）職人員負責公文處理工作。公文處理人員應相對穩(wěn)定，且具有較高的政治和業(yè)務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，勤于學習，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高公文處理工作的效率和質量。

第六條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

第七條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家秘密安全。

第二章 公文主要種類

第八條 學校公文種類主要有12種。

（一）決議。用于經黨代會等重大會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。

（二）決定。用于對重要事項作出決策和部署，對有關單位和人員進行獎懲等。

（三）通告。用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。用于對重要問題提出見解或處理辦法。

（五）通知。用于傳達上級指示精神；要求執(zhí)行或周知的事項；轉發(fā)公文；發(fā)布行政規(guī)章制度，印發(fā)工作總結、工作要點、計劃等。

（六）通報。用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。

（七）報告。用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。

（八）請示。用于向上級機關請求指示、批準。

（九）批復。用于答復下級機關的請示事項。

（十）議案。用于按程序向同級代表大會或代表大會常務委員會提請審議事項。

（十一）函。用于向不相隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

(十二)紀要。用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章 公文格式

第九條 公文格式一般由眉首、主體和版記3部分組成。

（一）眉首。包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。各要素根據需要選擇。

１.份號。公文印制份數的序號。涉密公文和內部事項應標注份號，份號標在眉首左上角。

２. 密級和保密期限。涉密的公文，應當根據涉密程度，分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”及保密期限，密級與保密期限中間用★隔開。黨委類密級公文標注在首頁左上角，行政類密級公文則標注在右上角。

３. 緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。緊急公文分別標注“特急”、“加急”。電報分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同時是密級公文的，上標緊急程度，下標密級程度。

４.發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，紅色套印。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以用聯合發(fā)文機關名稱，也可單獨用主辦機關名稱。

５.發(fā)文字號。學校部門代字、年份和發(fā)文序號。年份、序號用阿拉伯數碼標識。年份用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不標虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯合行文只標明主辦機關發(fā)文字號。組織部任免通知、人事處任免通知、紀要分別單獨編號，其它公文統一流水編號。

6.簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名，在公文首頁發(fā)文字號的右側標識“簽發(fā)人”及姓名。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識“簽發(fā)人姓名”。下行文不標“簽發(fā)人”及姓名。

（二）主體。包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等。

1.標題。應當準確簡要地概括公文的主要內容，由發(fā)文機關名稱、事由和文種3部分組成?？梢恍谢蚨嘈信挪?，回行時，要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,標題中一般不用標點符號。有年份的一律用阿拉伯數字。

2.主送機關。指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。除通告、紀要外，公文必須標明主送機關。主送機關一般應當位于標題之下，在正文上方頂格書寫并加冒號。有的公文如決定、紀要等，主送機關可置于尾欄部分抄送機關之上。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。位于主送機關下一行，空兩字書寫；回行頂格時數字和年份不能分兩行；文尾空白容不下印章時，調整字距、行距來解決，不得使用“此頁無正文”來解決。

4.附件說明。公文如有附件,應當在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱；多個附件使用阿拉伯數字標識（如“附件：1.×××××”）。附件名稱后不加標點符號。

 ５.發(fā)文機關署名。黨委或行政類公文都要在正文右下方署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。多個單位聯合發(fā)文，每排最多署三個發(fā)文機關，最后一排余一個或兩個發(fā)文機關，均居中排布。

６.成文日期。一律用阿拉伯數字標識。確定的原則是：凡會議通過的，以通過日期為準；領導簽發(fā)的，以領導簽發(fā)日期為準；聯合簽發(fā)的，以最后簽發(fā)領導簽發(fā)日期為準。成文日期位于發(fā)文機關署名右下方。決議、決定、規(guī)定等不標明主送機關的公文，把成文日期加括號標注在標題下方居中位置。

7.印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的中央、省委等的普發(fā)性公文以及“電報”、“紀要”不蓋章。我校的“紀要”沒有特定標志，都需要蓋章。聯合上報的公文蓋主辦機關印章；聯合下發(fā)的公文都蓋章。

8.附注。公文如有附注，應列成文時間之下1行左側，用圓括號括起來。用于上行文時標注聯系人和電話；用于下行文時標注普發(fā)范圍和注意事項。

9.附件。公文正文的說明、補充或參考資料。附件與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

（三）版記。置于公文最后一頁，包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。

1.抄送機關。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。“抄報”和“抄發(fā)”統一為“抄送”。抄送機關用逗號隔開，最后一個用句號。

2.印發(fā)機關。指公文的管理機構，我校為黨政辦公室。

3.印發(fā)日期。指公文的付印日期。

第十條 公文格式需注意事項。

（一）公文用紙一般采用國際標準A4型(210㎜×297㎜)，左側裝訂。文字從左至右橫寫、橫排，每頁排22行，每行28字。標題用2號加黑小標宋體或華文中宋字，正文用3號仿宋體字，秘密等級、緊急程度用3號黑體字，發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關、附注、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

（二）標題結構層次序數,第一層為“一、”，文字用黑體加黑；第二層為“(一)”,文字用楷體加黑；第三層為“1.”，文字用仿宋體加黑；第四層為“（1）”，一般不加黑。

（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（四）必須使用國家法定計量單位。

（五）文內使用非規(guī)范化簡稱時,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（六）公文中的數字,部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

第四章行文規(guī)則

第十一條 行文應當確有必要,講求實效，注重針對性和可操作性?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十二條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。有行文權的部門向上級對口部門行文，必須經過分管校領導的審閱加批。

第十三條 向上級機關行文，應當遵循的規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）機關部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應經黨委、行政同意或授權，在文中應有明確表述；屬于部門職責范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請求性公文中夾帶請示事項。標題中不得出現“請示報告”字樣。

（四）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以學?；虮静块T名義向上級機關負責人報送公文，更不能以學校領導名義或機關部門負責人名義向上級機關報送。

第十四條 校內行文應當遵循的規(guī)則：

（一）主送受理機關部門，根據需要抄送機關其他部門。行政文一般發(fā)“校屬各單位、機關各部門”，組織、人事、監(jiān)察、審計等部門行文可根據需要確定部分主送部門和抄送部門。黨委文一般發(fā)“各黨委、黨總支”。

（二）學校黨委、行政、紀委、工會、團委均可校內單獨行文。機關部門均可代學校以本部門名義校內行文，但在文中必須注明經校行政或校黨委同意。黨政辦、組織、人事、監(jiān)察、審計等部門可在部門職權范圍內以部門名義校內行文。

（三）發(fā)文涉及幾個部門職權范圍內的事務，應協商一致并會簽后，再行文。對有關問題協商不一致的，不得行文。

（四）校黨委和校行政以及機關部門間必要時可聯合行文；屬于各自職權范圍內不交叉的工作，不得聯合行文。

（五）機關部門之間一般不行文。校內各單位有必要用文字形式向校領導請示、報告工作的，用“呈批件”或“情況報告”。

（六）校內的重要行文,應當同時抄送直接上級主管機關。

（七）基層單位向學校請示事項時，機關部門應提出傾向性意見后報校領導，不能原文轉報。稱謂上可用“機關部門名稱并校領導（校黨委）”。

（八）除學校領導直接交辦的事項外, 基層單位和機關部門的公文不直接送給校領導個人，更不要直接送給多名領導。如需報送校領導，要以“校領導”或“校黨委”等規(guī)范稱謂。

第五章 公文擬制

第十五條　公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十六條　起草公文應當做到:

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定，完整體現發(fā)文機關的意圖，并同現行公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策、措施和辦法要切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表達準確，文字精煉。

（四）公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定，格式要規(guī)范。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）重要公文的起草應當由機關部門負責人主持，涉及面廣的公文，必要時由分管校領導或主要校領導主持。

第十七條 公文文稿擬出后，主辦部門領導要認真審閱、修改、簽字。審核的重點是:是否確需行文,內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)；是否符合上級機關的指示精神，所提措施和辦法是否切實可行，涉及有關部門的事項是否經過協商并取得一致意見，與其他文件有無矛盾、重復、脫節(jié)。

第十八條 公文文稿送校領導簽發(fā)前，須由黨政辦公室核稿。未經審核的文稿，不得送校領導簽發(fā)。核稿的重點是: 是否需要行文，行文方式是否妥當，行文依據是否準確等，涉及多部門的是否協商會簽，發(fā)送范圍是否適當；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定，附件材料是否齊全等。核稿時對重要內容的變動，應當與主辦部門協商，提出意見，退擬稿人修改。

第十九條 一般公文由分管校領導簽發(fā)，重要公文和上行文由學校主要領導簽發(fā)。簽發(fā)人應當明確簽署意見、姓名和完整時間。其他審批人圈閱（需注明時間）或簽名的，視為同意。已簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如有改動，應當經簽發(fā)人同意。

第六章 公文辦理

第二十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。發(fā)文辦理包括登記、復核、印制、核發(fā)等程序。

第二十一條 收文辦理程序：

（一）學校收到公文，由黨政辦公室指定人員統一拆封、登記、初審、編號、分發(fā)。參加上級機關召開的各種會議帶回的重要文件和領導同志的講話材料，應交黨政辦公室登記或本部門妥善留存。

（二）綜合性公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見，呈送校領導批示。涉及兩個以上部門辦理的公文，應當確定一個主辦單位；緊急公文，應當明確辦理時限。辦公室指定專人將批示后的公文及時送傳閱對象或承辦部門閱知。傳閱中要避免橫傳，隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（三）承辦部門或單位收到需辦理的公文后，要抓緊辦理，及時答復來文單位，做到急事先辦、不拖不壓，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門或本單位業(yè)務范圍，或者不適宜主辦的，應當迅速退回交辦部門并說明理由。

（四）送校領導批示或交業(yè)務部門辦理的公文，黨政辦公室要負責催辦、查辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發(fā)的重要文件，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。重要和限時的文件，承辦單位如確實需要延長辦理時間，應當告知黨政辦公室，必要時要向來文單位說明原因。

第二十二條 發(fā)文辦理的程序：簽發(fā)的公文在付印前應對公文審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核。復核后，確定發(fā)文字號和印制份數，并詳細登記。印制必須確保質量和時效。印制完畢后，應對公文再次進行檢查后，再用印、分發(fā)。

第二十三條 涉密公文應當通過機要渠道進行傳遞。涉密文稿應當通過密碼電報或符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統進行傳輸。

第七章公文管理

第二十四條 各單位、各部門都要建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十五條 上級機關的公文，除注明不準翻印的以外，經分管校領導或黨政辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發(fā)范圍。翻印文件與原正式文件同樣管理。

第二十六條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或權力機關根據職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第二十七條 公文辦理完畢后,承辦人員應當根據《中華人民共和國檔案法》和學校檔案工作的規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十八條 公文歸檔要根據其相互聯系、特征和保存價值整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映主要工作情況，分類要科學、準確，符合公文立卷要求，便于檔案保管和利用。

第二十九條　不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀秘密公文，必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第八章附  則

第三十條 本細則自印發(fā)之日起施行。

第三十一條 本細則由黨政辦公室負責解釋。

附件1              

學校行文單位及編字

注：其他委員會或領導小組發(fā)文，用其辦事機構所在部門的字號。

附件2             

文件發(fā)送單位名稱表

一、校屬各單位

（一）各學院、系（17個）：

土木工程學院、機械工程學院、經濟管理學院、人文學院、思想政治理論教學與研究部、交通運輸學院、建筑與藝術學院、材料科學與工程學院、電氣與電子工程學院、信息科學與技術學院、研究生學院、高等技術學院、繼續(xù)教育學院、四方學院、工程力學系、數理系、外語系。

（二）校屬各企業(yè)（4個）：國防交通研究所、科技實業(yè)總公司、石家莊中鐵建筑工程公司、計算機通信研究所。

（三）圖書館、現代教育技術中心、體育部、工程訓練中心、大型結構健康診斷與控制研究所、后勤服務集團。

二、機關各部門（17個）：黨政辦公室（校檔案館掛靠），黨委組織部、黨委統戰(zhàn)部、黨校，黨委宣傳部，監(jiān)察處、審計處，教務處，人事處，科技處(學科建設辦公室掛靠），學生處（黨委學生工作部）、武裝部，黨委研究生工作部，財務處，國際交流與合作處，國有資產管理處，基建處，后勤管理處，校辦產業(yè)管理處，離退休管理處，保衛(wèi)處（黨委保衛(wèi)部）。

三、校紀委

四、校工會

五、校團委

六、各黨委、黨總支（21個）：機關黨委、校辦產業(yè)管理處黨委、離退休管理處黨委、后勤服務集團黨委、直屬單位黨委、土木工程學院黨委、機械工程學院黨委、經濟管理學院黨委、人文學院黨委、思想政治理論教學與研究部黨總支、交通運輸學院黨委、建筑與藝術學院黨委、材料科學與工程學院黨委、電氣與電子工程學院黨委、信息科學與技術學院黨委、高等技術學院黨總支、繼續(xù)教育學院黨總支、四方學院黨委、工程力學系黨委、數理系黨總支、外語系黨總支。

附注：

一、嚴格控制發(fā)文范圍，主送只發(fā)公文的直接受理單位，即辦理或執(zhí)行的單位；抄送只發(fā)間接受理單位，即需了解或協助的單位。

二、文件既發(fā)校屬各單位，又發(fā)各黨委、黨總支時，校屬各單位單獨設黨委或黨總支的合并發(fā)送一份文件。

三、文件發(fā)校屬各單位、機關各部門時，應當抄送機關黨委和直屬黨委。

附件3                      

情 況 報 告

附件4                       

呈    批   件

領

導

批

示

請

示

內

容