項目信息系統(tǒng)合同管理

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　　合同管理是項目管理的起點，是工程需要重點關(guān)注的環(huán)節(jié)，直接影響著整個項目的管理。合同管理是項目科學管理的基礎(chǔ)，建筑項目能順利實施的前提是以簽訂承發(fā)包合同為基礎(chǔ)，以合同的約定為項目實施的準則，若在施工過程中合同管理不到位，項目的進度、成本、質(zhì)量、安全管理等各項目標亦難以實現(xiàn)，更無法保證項目建設(shè)目標的最終實現(xiàn)。

　　一、項目合同管理中的問題

　　1、企業(yè)合同管理機制不完善，合同管理機制不健全，權(quán)責劃分不清，各職能部門缺乏溝通，各自為政，管理銜接不到位，造成各部門職能重復，合同辦理流程復雜，合同管理相關(guān)環(huán)節(jié)脫節(jié)。合同相對人資質(zhì)審查不嚴，準入制度不完善，未充分考察合同相對人資質(zhì)和業(yè)務(wù)承接能力。在履約過程中，不定期跟蹤和評價合同對方的履約情況。合同談判、起草和審批不夠嚴謹，合同談判的過程流于形式，合同協(xié)議過于簡單，常有不規(guī)范和不完善之處。在起草合同時，往往沒有詳細的規(guī)定和對合同條款的仔細審查，沒有進行市場調(diào)查和評估，就草率地起草了合同。

　　2、合同管理員的專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)人才的缺乏是影響工程合同管理的一個重要因素。該合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)性強。合同管理員需要具備一定的工程技術(shù)、成本管理、財務(wù)、建筑市場政策和法律知識。很多項目沒有專業(yè)的合同經(jīng)理，合同管理被視為簡單的文職工作，由于他們?nèi)狈?jīng)驗，很難預(yù)測潛在的風險，也無法與相關(guān)管理人員一起及時制定預(yù)控措施。一旦發(fā)生合同糾紛，他們不能有效地規(guī)避風險。

　　3、項目管理團隊忽視合同的動態(tài)管理。項目管理貫穿于項目建設(shè)的全過程，項目是合同履行的具體執(zhí)行者。而項目經(jīng)理往往停留在合同簽訂階段，在施工過程中，并沒有完全理解合同中約定的條款和雙方的權(quán)利義務(wù)并具體執(zhí)行。不注重合同執(zhí)行過程中的動態(tài)管理，習慣性地依賴承包商完成整個項目的合同管理，沒有建立項目合同管理的工作流程和制定管理細則，沒有做到規(guī)范化管理，使相關(guān)項目管理人員有章可循，參與合同管理。

　　二、項目合同管理的問題措施

　　1、加強項目合同的動態(tài)管理

　　加強合同實施前的管理。在項目實施過程中，合同管理涉及大量的日常工作。一方面，要定期或不定期組織小型協(xié)調(diào)會，開小會辦大事;另一方面，對一些經(jīng)常性的工作要建立工作程序，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，使項目合同管理程序化、規(guī)范化，讓項目經(jīng)理按章參與合同管理。合同簽訂后，項目部是具體執(zhí)行者。項目管理團隊應(yīng)認真研究合同條款，向項目實施者進行合同交底，說明主要合同條款和潛在風險，制定防范措施。合同目標責任相應(yīng)分解，實行目標管理，責任落實到個人。

　　2、加強合同執(zhí)行的過程控制

　　企業(yè)主管職能部門和項目管理團隊定期跟蹤合同履行情況，是合同雙方是否按照合同約定的成本目標、進度目標、質(zhì)量目標、安全目標嚴格履行合同;合同履行過程中是否有供貨、單價、交貨期、付款條件等重要變更。如有變更，應(yīng)及時簽訂補充合同，明確變更內(nèi)容;有沒有違約，定期跟蹤檢查。如我方有違約行為，分析違約原因，及時發(fā)現(xiàn)偏差并制定調(diào)整糾正方案;如發(fā)生違約，對方應(yīng)及時會同法務(wù)部采取措施規(guī)避風險。

　　3、重視文檔管理

　　項目實施過程中各參與單位之間的溝通應(yīng)以書面形式記錄下來，并簽署書面文件，以支持項目活動，建立合同履行的基礎(chǔ)。相關(guān)工程資料和合同資料的收集、整理、保存和歸檔是一項繁瑣的工作，需要花費大量的時間和精力。因此，項目應(yīng)設(shè)立專職合同管理員對這些資料進行歸檔，這對項目今后的變更、簽證、索賠、結(jié)算都具有重要意義。

　　三、泛普軟件-信息系統(tǒng)合同管理的作用

　　1、提高合同審批的節(jié)奏和效率

　　合同管理系統(tǒng)信息化合同利用信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)協(xié)同辦公，縮短了距離，可以有效節(jié)省時間。同時，文本可以通過網(wǎng)絡(luò)共享，避免文本傳輸錯誤，減少審核時間，提高工作效率。

　　2、科學高效地管理合同信息數(shù)據(jù)

　　合同管理系統(tǒng)是企業(yè)為企業(yè)管理提供支持信息和數(shù)據(jù)的重要資源。通過網(wǎng)上動態(tài)合同管理，我們可以借助信息技術(shù)收集和整理各種合同管理信息。

　　3、增加合同管理的透明度

　　提高管理和監(jiān)督能力，防止不正之風。合同約定的交易涉及企業(yè)的材料、產(chǎn)品或技術(shù)，與企業(yè)的資金流入和流出密切相關(guān)。只有有效的監(jiān)督，才能防止不正之風和職務(wù)犯罪。

　　4、及時發(fā)現(xiàn)并解決問題

　　確保系統(tǒng)的正常運行。任何管理需求都不是一成不變的，合同管理也不例外。由于外部條件和內(nèi)部需要，它是一個動態(tài)的管理過程。人員變動、部門職能分工、新合同類別的出現(xiàn)，如果不及時解決，將直接影響系統(tǒng)運行效率。及時了解、溝通和調(diào)整問題，結(jié)合合同業(yè)務(wù)實際優(yōu)化系統(tǒng)流程，增強合同管理體系的適用性、穩(wěn)定性和長效性。

　　綜上，合同管理工作是一門專業(yè)性、技術(shù)性、綜合性知識很強的管理，因此在工作中我們需要不斷學習、總結(jié)與提高，時刻以嚴謹?shù)膽B(tài)度，規(guī)范合同的管理工作，從而提高項目的合同管理水平。