淺談協(xié)同辦公系統(tǒng)為企業(yè)帶來(lái)的改變

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　　在以往的辦公流程當(dāng)中，文件的執(zhí)行，只能被動(dòng)的要求員工去看，但是究竟是否真正了解文件中的要求，作為主管不得而知。協(xié)同辦公系統(tǒng)上線之后，對(duì)于文件的讀取都有了詳細(xì)的記錄。舉例來(lái)說(shuō)，很多執(zhí)行文件都是通過(guò)公告發(fā)出，以往的紙本傳達(dá)或是海報(bào)張貼，都無(wú)法控管員工對(duì)于文件的了解情況，而系統(tǒng)中自動(dòng)抓取的瀏覽記錄，現(xiàn)在則是為制度的有效執(zhí)行提供了必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。有了此類(lèi)數(shù)據(jù)，再也沒(méi)有理由和借口，制度的執(zhí)行將得到極大的提高。

　　1、會(huì)議任務(wù)追蹤

　　會(huì)議是一個(gè)企業(yè)中必不可少的一項(xiàng)活動(dòng)，不僅僅可以進(jìn)行上下級(jí)的溝通，而且也可以用做平級(jí)之間的信息交流。開(kāi)會(huì)的重點(diǎn)在于會(huì)議中決定和交辦的事項(xiàng)，而不是整個(gè)會(huì)議的過(guò)程。會(huì)議記錄也是會(huì)議中必不可缺的一個(gè)部分。并且對(duì)于會(huì)議中交辦事項(xiàng)后續(xù)的追蹤，也是應(yīng)該成為主管工作很重要的一個(gè)部分。

　　通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)，我們可以很方便的發(fā)起視頻會(huì)議，并且及時(shí)通知到各位與會(huì)人員，并且可以將會(huì)議需要用的文件也隨通知附上。同時(shí)，可以進(jìn)行會(huì)議記錄，并且設(shè)置交辦事項(xiàng)和決議事項(xiàng)。交辦事項(xiàng)可以直接添加到執(zhí)行人的工作日歷中，并且對(duì)于后續(xù)的執(zhí)行情況，主管級(jí)可以進(jìn)行進(jìn)度掌控。讓會(huì)議做到有案可查，有依可尋。同時(shí)，將會(huì)議的宗旨很好的貫徹下去，這才實(shí)現(xiàn)了開(kāi)會(huì)的目的。

　　2、掌控交辦工作狀況

　　在平時(shí)的工作中，主管接觸的比較多的就是交辦工作。既有領(lǐng)導(dǎo)交辦給自己的工作，也會(huì)有自己需要交辦給下屬的工作。對(duì)于交辦工作，最關(guān)鍵的在于，如何掌握交辦事宜的完成情況。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦給自己的工作，需要及時(shí)的進(jìn)行回報(bào)工作進(jìn)度，而對(duì)于交辦給下屬的工作，則需要隨時(shí)能夠掌握進(jìn)度，對(duì)于工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提供解決意見(jiàn)等。

　　在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，也同樣提供了交辦工作管理的功能。在此，各位主管可以很輕松的去交辦一項(xiàng)工作，當(dāng)然也可以由秘書(shū)來(lái)幫你進(jìn)行維護(hù)的工作，或是轉(zhuǎn)交上一層領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。同時(shí)，對(duì)于工作的進(jìn)度也可以輕松的監(jiān)控到，很清晰的了解到每一件交辦事項(xiàng)的進(jìn)度和遇到的問(wèn)題。每項(xiàng)工作完成后，還可以對(duì)于完成工作工作進(jìn)行歸檔，讓自己的工作有據(jù)可查，節(jié)省了大量的溝通時(shí)間去完成其他方面的工作。

　　3、部門(mén)知識(shí)分享

　　目前“知識(shí)管理”已經(jīng)成為一股席卷全球的熱潮，領(lǐng)導(dǎo)者要鼓勵(lì)知識(shí)分享，保證每個(gè)員工都能了解企業(yè)的方方面面，包括財(cái)務(wù)、有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品或服務(wù)，以及企業(yè)的戰(zhàn)略。有效的知識(shí)分享，可以提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的人員素質(zhì)，進(jìn)而提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率和工作品質(zhì)。

　　一般情況下，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握著信息，只是在需要誰(shuí)知道時(shí)才施舍出去;經(jīng)理們?cè)谒麄円呀?jīng)做出的決定確實(shí)需要一個(gè)橡皮圖章時(shí)，才請(qǐng)求別人的協(xié)作;一系列個(gè)人的和組織的障礙，導(dǎo)致員工沒(méi)有分享他們的知識(shí)。這些人為障礙彰顯了一個(gè)十分重要的問(wèn)題：在知識(shí)管理中依賴(lài)科技手段促進(jìn)交流之前，要優(yōu)先處理人的問(wèn)題。由上所述，可以看出，在進(jìn)行知識(shí)分分享時(shí)，很關(guān)鍵的一個(gè)因素就是需要一個(gè)平臺(tái)來(lái)共享這些信息。知識(shí)通常都是由個(gè)人經(jīng)驗(yàn)得來(lái)，那么這個(gè)人要把自己所掌握的知識(shí)、信息分享出去，第一步，就是需要這樣的一個(gè)平臺(tái)。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)中，通過(guò)討論區(qū)、公文包等模塊，就可以為知識(shí)分享提供這樣一個(gè)平臺(tái)。并且可以根據(jù)需要去自由的組合使用這些模塊?？梢葬槍?duì)某些觀點(diǎn)展開(kāi)討論，可以將行業(yè)內(nèi)的一些最新的咨詢(xún)共享給大家。在長(zhǎng)時(shí)間的討論過(guò)程中，員工的整體素質(zhì)可以得到提高。同時(shí)，日積月累的討論過(guò)程以及分享的文章，也可以慢慢的形成一種良好的學(xué)習(xí)氛圍，為新進(jìn)員工進(jìn)入公司后的培訓(xùn)也提供了基礎(chǔ)資料。

　　4、明了部門(mén)人員動(dòng)向(行事歷)

　　對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)外的交流是一個(gè)很重要的工作。這種對(duì)外交流可以表現(xiàn)為出差，或是拜訪客戶，抑或是去集團(tuán)下其他的分公司進(jìn)行交流。而對(duì)于主管來(lái)說(shuō)，這樣的外出的機(jī)率也遠(yuǎn)遠(yuǎn)要大于普通員工。如何讓上一級(jí)主管了解到自己每天的工作，讓自己清晰每日行程，如何讓下屬及時(shí)聯(lián)絡(luò)到自己，并且去監(jiān)控各位下屬的每日動(dòng)向。這也成為了主管工作的一個(gè)難點(diǎn)。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)中特別設(shè)計(jì)了行事歷，為您準(zhǔn)備好了各種分類(lèi)，如會(huì)議、備忘、休假等，建好資料后每日行程及未來(lái)工作安排均可以顯示在系統(tǒng)的首頁(yè)上，并設(shè)有系統(tǒng)提醒功能。個(gè)人工作日歷和部門(mén)工作日歷之間的分開(kāi)，相互之間不會(huì)混淆。還可以根據(jù)事件的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如已完成和未完成等。作為一個(gè)公司的一把手，您不僅可以自己安排好行程，更可以查看公司每一位員工以及各部門(mén)的工作日歷，進(jìn)行統(tǒng)籌管理。

　　6、調(diào)度公司資源(資產(chǎn)管理)

　　一個(gè)企業(yè)中，固定資產(chǎn)是公司資產(chǎn)的重要組成部分，而且直接涉及到公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的運(yùn)行，如何有效的利用公司的資源，也是各位主管工作的重點(diǎn)。讓企業(yè)同仁可以使用各項(xiàng)開(kāi)放的資源，使企業(yè)的有限資源做最大的運(yùn)用，讓資源不再是獨(dú)占而是共有和共享。

　　通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)中設(shè)備管理系統(tǒng)，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)可以及時(shí)監(jiān)控企業(yè)設(shè)備的使用情況，并且可以對(duì)于設(shè)備的使用情況進(jìn)行某時(shí)段內(nèi)的統(tǒng)計(jì)，以此達(dá)到設(shè)備使用效率的合理應(yīng)用，達(dá)到效益最大化。并且，作為管理者來(lái)說(shuō)，還有很重要的一個(gè)功能，就是根據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)度設(shè)備的使用，把設(shè)備給到最急需的使用者，合理的安排設(shè)備的使用時(shí)間段，對(duì)以使用者來(lái)說(shuō)，也可以及時(shí)借用到需要的設(shè)備。

　　另外，通過(guò)設(shè)備的借用管理，還可以分析設(shè)備的損耗情況，及時(shí)做好保養(yǎng)和更新的工作，使得企業(yè)的正常工作得以順利的進(jìn)行。