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目前在很多的公司中都存在著很好的“知識管理系統(tǒng)”，當(dāng)然這種系統(tǒng)是一種非正式的、零散的、不系統(tǒng)的應(yīng)用，同時這種自發(fā)的系統(tǒng)主要是手工操作的系統(tǒng)。例如企業(yè)的經(jīng)理們經(jīng)常使用網(wǎng)絡(luò)上的共享硬盤或者是Exchange中的公用文件夾來儲存重要的資料，同時經(jīng)理們主要通過電話或者電子郵件的形式對于企業(yè)內(nèi)人員進行觀察，從而發(fā)現(xiàn)那些專業(yè)技能方面的行家里手。
這些非正式的、零散的、不系統(tǒng)的應(yīng)用可以解決部分企業(yè)知識管理中的問題，但是隨著組織或企業(yè)的成長，特別是地域的擴張，一個自動化的知識管理系統(tǒng)就顯示出非常重要的意義，相對與原始的手工知識管理它可以為企業(yè)帶來更加巨大的利益。它通過更好的組織信息、分享信息、使用信息以及提供搜尋功能，使得企業(yè)的員工和各級經(jīng)理們可以容易的在最合適的時間找到最合適的文檔并能找到擁有某種核心能力的最合適職員。
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