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IT成就設計價值

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袁磊

如何從海量的、結構化與非結構化信息中迅速精確地獲取本企業(yè)所需的信息和知識?如何針對不同的企業(yè)內部員工和外部客戶的需求定制相應的信息和知識產品?如何搭建一個開放、互動、協同的信息平臺,簡化企業(yè)組織結構?如何對設計的流程進行有效、科學的管理?如何對項目的進度及費用進行有效的控制?如何利用現有的信息和知識為企業(yè)決策者提供決策依據?如何解決信息孤島問題?

在市場競爭日益加劇的今天,如何提高設計的科技含量、提高設計的成品質量、提高設計的工作效率,已經成為設計類企業(yè)時時思考的問題。而在越來越復雜的競爭環(huán)境中,單純依靠手工管理已經不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要,信息化建設必然提到了整個企業(yè)的議事日程上。

在咨詢項目中,我們發(fā)現,這些問題最終還是依賴于“以網絡為支撐,管理平臺與業(yè)務平臺分離,以專業(yè)技術應用為基礎,以知識管理為核心,項目管理為主線,使設計與管理實現一體化的信息平臺”的建立。

“考慮其行業(yè)的特點,在內部信息平臺建設方面,重點需要構建兩大信息平臺:管理信息平臺和業(yè)務信息平臺。”

量身設計企業(yè)信息

信息平臺是一個以人為主導,利用計算機硬件、軟件、網絡通訊設備以及其他辦公設備,對企業(yè)數據進行全面的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護,產生有利于企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的的信息,支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化人機系統(tǒng)。一個信息平臺由眾多子系統(tǒng)集合而成,這些子系統(tǒng)按公司內部的功能鏈組成一體。例如一個大型企業(yè)的信息平臺包括財務管理信息系統(tǒng),制造管理信息系統(tǒng),營銷管理信息系統(tǒng)及人力資源管理信息系統(tǒng)。

對設計企業(yè)而言,考慮其行業(yè)的特點,在內部信息平臺建設方面,重點需要構建兩大信息平臺:管理信息平臺和業(yè)務信息平臺。

其中,管理信息平臺主要針對日常辦公、運營管理等企業(yè)管理方面,而業(yè)務信息平臺主要針對設計業(yè)務本身。

考慮到設計企業(yè)多是項目類運作的特點,其人員構成主要由專業(yè)的技術人員,如設計師、專業(yè)工程師組成,因此,對于設計企業(yè)而言,“知識”、“客戶”、“員工”是企業(yè)的三大關鍵因素。針對這樣一種企業(yè)特點,在管理信息平臺中,主要由知識管理、項目管理、客戶管理三大核心系統(tǒng)組成,同時財務、人力作為日常管理系統(tǒng)也包含在管理信息平臺中。

知識管理系統(tǒng)的管理重點在于結合以往積累的項目成果(如設計方案等),通過構建企業(yè)內部的知識共享與傳播機制,保證知識能夠在企業(yè)內部進行流轉,從而在一定程度上降低重復勞動,提高工作效率。項目管理系統(tǒng)的管理重點在于結合項目的整體運作,從時間、資源、風險等多角度進行統(tǒng)一管理。設計類項目一般受客戶的影響比較大,如何通過內部的規(guī)范管理從而盡可能地規(guī)避項目過程的風險,是需要在項目管理過程中考慮的又一個重要問題。因此,結合項目管理系統(tǒng),通過內部相對規(guī)范的項目管理制度,為保證項目的高效完成,需要從內外兩個層面,對項目進行多角度地綜合管理。由于設計企業(yè)的項目運作特點,決定了客戶是企業(yè)的重要資源之一。為了不因公司某一位優(yōu)秀設計師的流失導致部分客戶資源流失的情況出現,需要對客戶資源在進行分類/分級的基礎上,確定優(yōu)質客戶資源,對其進行統(tǒng)一管理,并在此基礎上,建立銷售線索的收集漏斗,有所選擇地進行銷售機會的甄別與選擇。這也是需要借助客戶管理系統(tǒng)重點完成的內容。

對于業(yè)務信息平臺而言,隨著信息化的越來越普及,以及工程項目的越來越復雜,單純的依靠手工及個人已經不能順利地完成一個獨立項目,這也促使了業(yè)務信息平臺的兩大構成核心的出現:工程文檔管理系統(tǒng)和協同設計系統(tǒng)。對于技術人員,協同設計系統(tǒng)是日常工作中最離不開的系統(tǒng)。一般來說,一個項目的完成需要多專業(yè)的協作,因此,項目團隊在內部進行協同工作,所有的工作都會基于協同設計系統(tǒng)來完成。同時,對于設計過程中出現的過程性文檔,通過工程文檔管理系統(tǒng),有效地積累下來,并在此基礎上,進行一定的知識抽取與篩選,并將有些知識索引、關鍵知識信息傳遞到知識管理系統(tǒng),實現知識管理系統(tǒng)與業(yè)務信息平臺的內部集成。另外,在業(yè)務信息平臺的兩個核心系統(tǒng)之外,還需要有一些輔助性的軟件配合構成強大而有效的業(yè)務信息平臺,這些輔助性的軟件包括不同專業(yè)的專業(yè)軟件以及綜合的圖檔中心等。

在管理信息平臺和業(yè)務信息平臺構建的基礎上,還需要考慮建立統(tǒng)一的企業(yè)信息門戶,打通企業(yè)內外的連接通路,保證外部信息與內部的順暢溝通與交互。

信息化建設價值分析

結合設計企業(yè)的業(yè)務特點,信息化能給設計企業(yè)帶來的價值可以從以下四個方面分析:

工作效率提高。信息系統(tǒng)能使經營信息在價值鏈各環(huán)節(jié)的流通更加順暢,相關部門能通過統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺獲取精確、完整、實時的信息,免去了信息在各部門逐級流轉、傳遞的過程,消除了傳統(tǒng)工作方式容易引起的指令迂回和阻塞現象。員工能從原本頻繁、復雜的部門工作協調中解放出來,將更多的精力放在主要的價值活動上,提高了工作效率和工作質量。

管理功能的立體化。通過客戶關系管理系統(tǒng),市場、銷售、生產三部門的客戶信息得到整合,將所有的客戶信息集成到同一個系統(tǒng)中,避免了信息重復和不一致的現象,并能使客戶信息在部門間實現共享。通過項目管理系統(tǒng),對項目的質量、進度、成本費用進行有效地監(jiān)控,對項目風險進行系統(tǒng)的分類和積極地防范;并對項目的各過程信息進行完整地保存。通過知識管理系統(tǒng),創(chuàng)造有利于隱性知識傳遞的環(huán)境,構建企業(yè)知識共享的統(tǒng)一平臺。通過人力資源管理系統(tǒng),各級管理人員能夠及時了解各個設計階段人力資源使用狀況,合理利用和及時調配,以確保各項設計任務順利展開和完成。

組織結構優(yōu)化??v橫交錯的計算機網絡改變了信息傳遞的方式,使其由階梯層(等級)型逐步變成水平(自由)型,與信息傳遞方式緊密相連的管理組織結構也就從尖頂的“金字塔”型變成了扁平的“矩陣”型,組織結構扁平化意味著打破了部門之間的界限,有效地減少了管理層次和中建環(huán)節(jié),使從低層到高層地信息傳遞時間大為縮短,能提高各環(huán)節(jié)的工作效率。同時,高層決策者與基層作業(yè)者直接聯系的方式增多,基層作業(yè)者根據實際情況及時進行決策的機會增多。

設計格式的標準化。通過信息系統(tǒng)的全面施行,逐步與國際標準、國際設計慣例接軌,使得設計資質和能力得到業(yè)界內的廣泛認可,不僅提高了企業(yè)的競爭能力,同時也提高了企業(yè)的知名度。

[信息化建設是一種管理的變革和改造,因為它會涉及到企業(yè)管理的方方面面]

應該注意哪些問題?

信息化建設是一種管理的變革和改造,由于它會涉及到企業(yè)的方方面面,所以信息化實施是一個企業(yè)全員的行動,而不只是單個部門的行為。信息化項目決不僅僅是流程的自動化,它一定是帶動管理模式及業(yè)務流程的優(yōu)化,如果沒有所有部門的全力參與根本不可能取得成功。具體來說,需要做好以下四方面事情:

做好業(yè)務需求的分析與梳理工作。根據需要建設系統(tǒng)的不同特點,確定信息部門在建設過程中的不同角色,規(guī)范工作流程與工作模板,協調好與業(yè)務部門的關系,保證業(yè)務需求收集的準確性;

做好系統(tǒng)建設前的準備工作。在系統(tǒng)正式建設/實施之前,根據對業(yè)務需求的分析,進行相關業(yè)務流程、工作模板及管理體系的建設,保證系統(tǒng)的順利建設,同時,根據需求分析,做好系統(tǒng)選型工作;

確定系統(tǒng)實施的具體計劃。在系統(tǒng)建設準備工作完成之后,根據系統(tǒng)的重要性及實施的側重點,編制較為詳細的可操作的實施計劃,計劃確定后,盡可能嚴格按照計劃進行工作;

系統(tǒng)建設過程中的協調。在系統(tǒng)建設/實施過程,根據具體建設階段的不同,與軟件供應商/開發(fā)商協調好開發(fā)原型系統(tǒng)、系統(tǒng)測試及試運行相關事宜,保證在系統(tǒng)能夠順利上線使用。

另外,信息化建設起步階段,還需要加強員工對企業(yè)管理系統(tǒng)的學習與深刻理解,加強信息化知識的學習,提高自己對所管轄領域信息化建設的分析決策能力。信息化的實施過程是一個艱苦的、反復的過程,只有堅定信念,持之以恒,才能取得成果,否則必然會半途而廢。

發(fā)布:2007-03-25 10:06    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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