由易到難，淺談協(xié)同OA系統(tǒng)實(shí)施難點(diǎn)與對(duì)策

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       背景資料，協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施簡(jiǎn)單么？

　　杭州伏羲軟件公司創(chuàng)立于1996年，一直為時(shí)尚企業(yè)提供綜合性的信息化解決方案，是該領(lǐng)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者。一年前，我公司和大連華天軟件有限公司結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴，開始代理華天動(dòng)力全線協(xié)同OA系統(tǒng)，我們看中的是華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)極為突出的實(shí)用性、易用性和高性價(jià)比。

　　談起協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施，很多客戶在選型時(shí)并不太重視，覺得這個(gè)東西挺簡(jiǎn)單的，實(shí)施起來難度應(yīng)該不大。但哲學(xué)上有一個(gè)觀點(diǎn)：表面上看上去越簡(jiǎn)單的事情，做起來往往都不簡(jiǎn)單。15年的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)告訴我們，要想實(shí)施好協(xié)同OA系統(tǒng)，首先要選對(duì)產(chǎn)品，其次要對(duì)癥下藥，這并不那么容易。

　　我們認(rèn)為，要搞清楚協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施，需要先明白客戶的需求和類型。譬如：有些客戶只是購(gòu)買一個(gè)最簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)版協(xié)同OA系統(tǒng)，要的就是把公司幾十號(hào)人的溝通問題解決好，其他方面的需求都沒有什么，那實(shí)施起來就相對(duì)比較簡(jiǎn)單。但在某些客戶需要做流程管理，卻連什么流程都沒有想好的情況下，實(shí)施的泥沼也許就在某個(gè)地方正等著你呢。

　　基礎(chǔ)應(yīng)用入手，讓員工了解系統(tǒng)：

　　我們?cè)?jīng)實(shí)施過的一個(gè)項(xiàng)目，就碰見過這樣的情況，客戶是第一次上協(xié)同OA系統(tǒng)?？蛻艄痉降暮芏鄦T工沒有任何這方面的概念，常問我們協(xié)同OA系統(tǒng)到底是啥？

　　針對(duì)這樣的情況，我們實(shí)施小組開會(huì)討論了一下，決定在實(shí)施時(shí)，優(yōu)先把協(xié)同OA系統(tǒng)中大家上手比較快，使用體驗(yàn)比較好的功能放在第一個(gè)階段優(yōu)先實(shí)施。

　　我們選擇了協(xié)同OA系統(tǒng)助手（華天動(dòng)力OA集成的企業(yè)內(nèi)部實(shí)時(shí)通訊工具，類似QQ），人力資源上的員工檔案，以及通訊錄模塊、客戶資料等。這些功能我們和人力部門協(xié)調(diào)之后，很快就上線了。當(dāng)客戶的員工在協(xié)同OA系統(tǒng)上可以方便地了解同事的資料、查詢到分機(jī)號(hào)碼，可以方便地查詢自己負(fù)責(zé)的客戶資料的聯(lián)系方式時(shí)，感覺都很不錯(cuò)。接著一上班就把協(xié)同OA系統(tǒng)助手開著，一目了然地看到同事哪個(gè)在線，哪個(gè)不在線，公司各部門的快速溝通比起用QQ又清晰正式了很多。大家不禁感嘆，原來協(xié)同OA系統(tǒng)就是這個(gè)啊。

　　這時(shí)候，我們實(shí)施小組又適時(shí)的和客戶的信息部配合，安排了一些協(xié)同OA系統(tǒng)基礎(chǔ)概念的培訓(xùn)。全方位地向客戶方的員工介紹了協(xié)同OA系統(tǒng)適應(yīng)的范圍、解決的問題、以及我們接下來還要進(jìn)一步實(shí)施的各個(gè)目標(biāo)。經(jīng)過這一次的培訓(xùn)，大家對(duì)項(xiàng)目小組的工作目標(biāo)有了基本了解，也提前了解到了協(xié)同OA系統(tǒng)對(duì)自己工作可能會(huì)帶來的影響。

　　流程整理與優(yōu)化，步步深入：

　　接下來實(shí)施就沒有這么輕松了，因?yàn)榭蛻魧?duì)要管控的流程也不是非常清楚，我們先搜集了一些常用流程打算放到協(xié)同OA系統(tǒng)中，包括現(xiàn)在實(shí)際用到的表格，以及流程圖等相關(guān)資料。

　　流程管理是華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的強(qiáng)項(xiàng)，它的易用性和靈活性非常好，之前我們對(duì)這個(gè)功能就研究得比較多，所以還是很有信心的。而且，我們?cè)谶@個(gè)項(xiàng)目之前也做了充分的準(zhǔn)備，當(dāng)時(shí)，因?yàn)榭蛻絷P(guān)系的原因，客戶對(duì)我們的技術(shù)水平和實(shí)施能力是非常信任的，所以，把流程調(diào)研的工作全權(quán)委托給我們負(fù)責(zé)。

　　我們和客戶信息部的工作人員一起，對(duì)每個(gè)部門的關(guān)鍵流程都做了詳盡的調(diào)研，并把核心的流程圖，以后各部門的管理要求都做了整理，最后擬出了實(shí)施的重點(diǎn)和相關(guān)的一整套輔助調(diào)研材料和報(bào)告。這些工作給客戶能成功實(shí)施項(xiàng)目提供了保障護(hù)航。

　　我們擬出了報(bào)銷、請(qǐng)假、項(xiàng)目審批、物流采購(gòu)、開店流程管控等核心流程，開始進(jìn)行了表格樣式的設(shè)計(jì)，工作流審批流程的設(shè)計(jì)、并把重要的分支條件都一一做了明確?？蛻粜畔⒉康男』镒幼鲋鲋?，也不禁感嘆，原來我們公司這塊的流程是這樣審批的啊，我原來還真不知道。呵呵，可見一個(gè)關(guān)系到客戶方方面面的信息系統(tǒng)其實(shí)是把各個(gè)不透明的點(diǎn)串成了線，組成了面。公司的效率和規(guī)范也就逐步明確了。

　　核心流程全部設(shè)計(jì)好后，我們安排了客戶各核心流程的關(guān)鍵人物做了培訓(xùn)和試用，并及時(shí)把反饋的意見快速調(diào)整到實(shí)施過程中，譬如：當(dāng)時(shí)該公司的報(bào)銷流程上了5000元的原來幾乎都要老總批準(zhǔn)，后來經(jīng)過流程梳理，客戶老總把這個(gè)級(jí)別的審批權(quán)下放給了執(zhí)行總監(jiān)。這也算是一個(gè)優(yōu)化效率和下放權(quán)利的體現(xiàn)吧。