項目管理系統(tǒng)合同管理的功能

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　　合同管理是項目管理的起點，是工程需要重點關注的環(huán)節(jié)，直接影響著整個項目的管理。合同管理是項目科學管理的基礎，建筑項目能順利實施的前提是以簽訂承發(fā)包合同為基礎，以合同的約定為項目實施的準則，若在施工過程中合同管理不到位，項目的進度、成本、質(zhì)量、安全管理等各項目標亦難以實現(xiàn)，更無法保證項目建設目標的最終實現(xiàn)。

　　一、項目合同管理常見的問題

　　1、企業(yè)合同管理機制不完善，合同管理機制不健全，權責劃分不清，各職能部門缺乏溝通，各自為政，管理銜接不到位，造成各部門職能重復，合同辦理流程復雜，合同管理相關環(huán)節(jié)脫節(jié)。合同相對人資質(zhì)審查不嚴格，準入制度不完善，對合同相對人資質(zhì)和業(yè)務承接能力缺乏充分考察。在履約過程中，不定期跟蹤和評價合同對方的履約情況。

　　2、同管理員的專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)人才的缺乏是影響工程合同管理的一個重要因素。該合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)性強。合同管理員需要具備一定的工程技術、成本管理、財務、建筑市場政策和法律知識。很多項目沒有專業(yè)的合同經(jīng)理，合同管理被視為簡單的文職工作，由普通辦公室文員負責。由于他們?nèi)狈?jīng)驗，很難預測潛在的風險，也無法與相關管理人員一起及時制定預控措施。一旦發(fā)生合同糾紛，他們不能有效地規(guī)避風險。

　　3、項目管理團隊忽視合同的動態(tài)管理。項目管理貫穿于項目建設的全過程，項目是合同履行的具體執(zhí)行者。而項目經(jīng)理往往停留在合同簽訂階段，在施工過程中，并沒有完全理解合同中約定的條款和雙方的權利義務并具體執(zhí)行。不注重合同執(zhí)行過程中的動態(tài)管理，習慣性地依賴承包商完成整個項目的合同管理，沒有建立項目合同管理的工作流程和制定管理細則，沒有做到規(guī)范化管理，使相關項目管理人員有章可循，參與合同管理。

　　二、項目合同管理的措施

　　1、建立合同管理部門，規(guī)范管理

　　成立合同管理部門，會同相關職能部門制定合同處理流程指引，完善合同管理體系。責任部門和協(xié)作部門應明確權責劃分，建立考核和問責制度，并定期進行考核。建立企業(yè)資源庫，將服務質(zhì)量高、業(yè)務能力強的單位引入倉庫，定期對企業(yè)資源庫中的單位進行檢查。建議項目部選擇倉庫內(nèi)的優(yōu)質(zhì)單位簽訂合同，完善準入制度。在績效過程中，項目部應定期跟蹤和評估倉庫內(nèi)各單位的績效。雙方應使用標準合同文本，并根據(jù)雙方協(xié)商結果起草合同。合同條款必須準確表達雙方談判的意思，書面表達要嚴謹，不能有模棱兩可或模棱兩可的話。

　　2、合同履行過程的管理

　　企業(yè)主管職能部門和項目管理團隊定期跟蹤合同履行情況，是合同雙方是否按照合同約定的成本目標、進度目標、質(zhì)量目標、安全目標嚴格履行合同;合同履行過程中是否有供貨、單價、交貨期、付款條件等重要變更。如有變更，應及時簽訂補充合同，明確變更內(nèi)容;有沒有違約，定期跟進檢查。如我方有違約行為，分析違約原因，及時發(fā)現(xiàn)偏差并制定調(diào)整糾正方案;如發(fā)生違約，對方應及時會同法務部采取措施規(guī)避風險。

　　3、重視文檔管理

　　項目實施過程中各參與單位之間的溝通應以書面形式記錄下來，并簽署書面文件，以支持項目活動，建立合同履行的基礎。相關工程資料和合同資料的收集、整理、保存和歸檔是一項繁瑣的工作，需要花費大量的時間和精力。因此，項目應設立專職合同管理員對這些資料進行歸檔，這對項目今后的變更、簽證、索賠、結算都具有重要意義。

　　三、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的功能

　　1、合同建立

　　編輯合同的基本信息合同名稱、合同類別、合同對方、資金性質(zhì)、合同標的、計劃資金、資金條款、合同附件等。實現(xiàn)合同的快速建立，引用范本，一鍵生成格式合同文本，提高建立效率

　　2、合同審批

　　合同管理系統(tǒng)支持審批流程定制?？梢宰远x審批節(jié)點，根據(jù)不同的合同類型、發(fā)起部門、合同分類、合同金額等條件，提交不同的審批流程進行審批。審批完成后合同自動審核生效，完成合同歸檔。審批過程中被駁回的合同，可以重新修改后再次提交審批。

　　3、合同進度

　　通過對合同事項的詳細管理，進行合同生命周期的全程管控，讓商業(yè)行為承諾必有果，事事可追蹤。同時可以明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況。支持任務的進度各級段執(zhí)行情況的跟蹤，匯報和評定。合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，有據(jù)可查，權責明晰

　　4、合同存檔

　　管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，資料長期保存，隨時可查。支持合同資料的批量導入、導入、支持合同名稱的排重、支持多條件搜索。支持合同資料、聯(lián)系人資料的修改、刪除權限的控制。上傳和保存合同的相關掃描文件等基本信息。

　　5、合同查詢

　　任意內(nèi)容組合查詢,快速過濾合同信息、主子合同、項目合同、部門業(yè)務員、狀態(tài)分類收付款等，集普通搜索、準確搜索、自定義關鍵字一體的綜合查詢功能，讓您快速而準確地找到所需的

　　合同管理系統(tǒng)以實現(xiàn)對合同的起草、審批、簽署、履約、歸檔等的智能化管理;對合同全生命周期進行合同起草、合同審批、合同履行、合同歸檔進行實時智能監(jiān)控;有效高企業(yè)員工的辦公效率，降低與其他部門人員的溝通成本，有效規(guī)避企業(yè)合同風險，維護企業(yè)自身利益，助力企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。