隨著科學技術的不斷進步，越來越多的資料管理單位通過采用先進的檔案保存及維護技術，從硬件條件提升了檔案的保存、維護能力，但與此對應的是，面對累積得越來越多的檔案資料，資料管理單位苦于昂貴的資料管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得資料管理工作舉步維艱。
一、采用傳統(tǒng)資料管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”
1.頻繁的檔案原件借閱調用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問題。
2.傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。
3.對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準確性較差的問題。
4.涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權某個范圍內人員許可檢索、查閱、調用，而現(xiàn)實中無法嚴格區(qū)分界定上述權限設置。
5.傳統(tǒng)資料管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調用功能。
資料管理系統(tǒng)軟件即是在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定StrutsMVC框架，，采用Spring為中間層，以ibatis 作為持久化層;設計和架構具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。
本資料管理系統(tǒng)軟件可使資料管理單位資料管理的運行體系更為系統(tǒng)化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護、借閱為主線來驅動的資料管理流程將更為高效、便捷;由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡無紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，資料管理系統(tǒng)軟件也為檔案利用對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。
二、設計目標
1.實現(xiàn)標準統(tǒng)一-的文檔入庫管理及維護管理
資料管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質檔案資料，在本系統(tǒng)設計之初，即考慮到將上述紙質檔案資料通過掃描儀進行統(tǒng)-掃描，成為電子檔案后對其進行標準統(tǒng)-的錄入操作，將其錄入到資料管理系統(tǒng)軟件中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關關鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡查詢，這樣既實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質檔案的電子化標準入庫管理，又可以很好的保護極具價值的檔案原件，一舉兩得。
除了將上述紙質檔案電子化，實施具體的統(tǒng)一標準入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作;這些措施為標準檔案庫的建設打下了堅實的基礎。與此同時，相對于標準檔案入庫后的檔案維護管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護管理。
2.實現(xiàn)檔案資料的有效利用
檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎.上，如何提高有效利用率，一直是資料管理部門]的重要需求，資料管理系統(tǒng)軟件采用B/S模式，在嚴格的權限控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應權限下，可實現(xiàn)遠程訪問查詢借閱，資料管理系統(tǒng)軟件提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。
3.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享
本檔案系統(tǒng)采用java 技術開發(fā)，具有跨平臺的先天性優(yōu)勢，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對信息進行充分的發(fā)掘利用，最終為各項工作的訣策提供充分詳實的數(shù)據(jù)參考信息。
三、建筑資料軟件系統(tǒng)特點
1.資料管理系統(tǒng)軟件強大的檢索功能
資料管理系統(tǒng)軟件內設強大的檔案檢索功能模塊，下設直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實現(xiàn)多關鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時，資料管理系統(tǒng)軟件從用戶自身應用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習慣進行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。
2.資料管理系統(tǒng)軟件安全性
資料管理系統(tǒng)軟件在用戶權限設置方面，采用了將用戶操作權限與月戶主題權限雙頁面單獨設置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個資料管理系統(tǒng)軟件的安全性造成巨大威脅。在資料管理系統(tǒng)軟件中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解訣了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權限定義不清的痼疾，完善了信息化資料管理的安全理念和模式。
與此同時，資料管理系統(tǒng)軟件還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認證、檔案信息的認證。來規(guī)范用戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權訪問，保證系統(tǒng)的安全。
3.任意報表設計，使用簡單
資料管理系統(tǒng)軟件自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實際需求，進行自定義報表設置，并形成有效打印。
4.系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一
系統(tǒng)內涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實現(xiàn)獨立管理運行，與此同時，系統(tǒng)也強調了網(wǎng)絡協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權限設置，對上述功能模塊進行協(xié)同管理操作。
5.先進的技術架構平臺
資料管理系統(tǒng)軟件采用java技術開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架， 采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層;具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。該平臺同比.net平臺能更好的實現(xiàn)跨平臺運行操作，同比C平臺具備強大的技術先進性，并且開發(fā)周期更短，實現(xiàn)功能更為強大，維護成本更低;擴展空間更為廣闊。同比asp及php開發(fā)的資料管理系統(tǒng)軟件，在功能的擴展方面更是asp及php開發(fā)平臺所不能比擬的。
