做好項目管理并非一件容易的事，因為每個項目都有其獨特之處，需要根據(jù)項目需求來管理。盡管如此，使用項目管理軟件還是非常有必要的，因為項目管理軟件可以讓項目中一些標準化的工作進行有效的處理和安排。
一、項目管理效率提高的要點：
1.確定利益相關者
在項目開始前，首先要與利益相關者會面，針對他們的需求和期望進行討論，為項目范圍、項目預算和項目時間軸建立基線。項目需要有一個完整的生命周期，而這個周期開始于項目計劃，因此，制訂科學合理的項目計劃、按照利益相關者的需求來出發(fā)，會事半功倍。
2.定義目標，劃分優(yōu)先級
在了解利益相關者的需求之后，定義清晰的項目目標和確定目標的優(yōu)先級。
3.定義里程碑和可交付成果
明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項目目標制定所需要的項目計劃步驟。
4.創(chuàng)建工作分解結構和時間表
針對每個可交付成果，定義必須完成的一系列任務，從而完成每個可交付成果。并給每個活動確定活動時間、活動責任人以及活動需要的資源。
5.向利益相關者展示項目計劃
向利益相關者解釋你的項目計劃如何滿足他們的需求，同時展示沖突解決方案。
項目計劃通過后，就進入項目執(zhí)行階段，這是項目生命周期中最漫長、最困難的階段。在項目執(zhí)行階段，需要制定實際的項目可交付成果，提交給利益相關者進行驗收。
二、使用泛普項目管理軟件，提高管理效率
1.目標拆解，確定項目流程
新建項目由項目經(jīng)理或指定的項目負責人進行策劃跟進，確定項目參與人及相應成員、整體項目周期等內容后按項目階段劃分視圖板塊，各視圖板塊內又以任務類型劃分看板，看板內由項目負責人或項目參與人編制任務，以便進行任務分解和管理。
2.任務信息管理，數(shù)據(jù)沉淀
每個具體的任務卡片中都包含該任務的重要信息，可以全程無死角的對項目和任務進行全方位留痕，方便項目成員對項目、任務進行跟進復盤，也便于隨時查閱。
3.質量管理，精準高效
項目管理過程中，質量管理至關重要。我們通過任務的狀態(tài)設置進行質量管理，而質量管理的行為發(fā)生在線下，因此，當一個任務出現(xiàn)待評審狀態(tài)時，項目負責人將收到通知，應該對任務負責人的工作進行一對一的溝通，這又是另外一種形式的師帶徒。項目負責人對項目質量管理集中在所有“待評審”的任務上，不僅節(jié)約時間還能實現(xiàn)精準輔導。
4.甘特圖
項目中的各個任務可以甘特圖的形式進行查看，任務間也可以實現(xiàn)聯(lián)動，方便項目管理者控制項目進度。
為了在項目執(zhí)行階段更好地監(jiān)管和控制項目，可以選擇使用泛普項目管理軟件它能夠將復雜的項目管理過程簡單化、規(guī)范化，幫助項目經(jīng)理高效管理項目時間、成本、質量、變更、溝通、風險和問題。
