如何讓我們的時(shí)間不浪費(fèi)在郵件上

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

朋友、同事、客戶(hù)都告訴我，他們遇到的一個(gè)最大的問(wèn)題之一就是管理他們信息過(guò)載的電子郵件。他們說(shuō)，每個(gè)人都想從自己這里得到一些信息，因此，他們被大量電子郵件所困擾。你也在這里面掙扎嗎？如果是的話(huà)，這里有一些小技巧，可以幫你在閱讀和接收電子郵件的過(guò)程中節(jié)省一些時(shí)間。

1. 限制工作時(shí)處理個(gè)人郵件

不錯(cuò)，這看起來(lái)是個(gè)很難接受的方法，但這會(huì)幫助你關(guān)注重點(diǎn)工作，這樣你可以?xún)?yōu)先完成你手頭上的工作，剩下的時(shí)間就都由你自己分配了。

2. 使用垃圾郵件過(guò)濾工具

你的老板或者ISP可能已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)了相應(yīng)的軟件，不過(guò)如果你使用的是自己的郵件系統(tǒng)，那么你需要一個(gè)垃圾郵件過(guò)濾工具以幫助你盡可能減少不需要的電子郵件。

3. 使用文件夾來(lái)存儲(chǔ)電子郵件

收件箱不是用來(lái)存儲(chǔ)郵件的，只是用來(lái)接受新郵件的，在你的郵件程序中創(chuàng)建文件夾來(lái)存儲(chǔ)郵件，文件夾的名字要和你平時(shí)工作時(shí)候使用的文件夾一致。

4. 修改郵件的標(biāo)題來(lái)概括其內(nèi)容

你可以很容易就能夠找到一些需要修改標(biāo)題的電子郵件，例如：如果你收到一封標(biāo)題是“更新”的郵件，要你給某人發(fā)送一個(gè)更新，你就應(yīng)該更改標(biāo)題為“送給張三的產(chǎn)品，更新于05年8月29日”，這一功能在大多數(shù)電子郵件程序里都有。

5. 限制處理郵件的次數(shù)，控制在每天2至3次

這樣，你就可以更加專(zhuān)注、更有創(chuàng)造性、精神更為集中。

6. 做為一般的規(guī)則，將處理電子郵件做為一項(xiàng)獨(dú)立的任務(wù)來(lái)完成

例外情況：如果你可以在一兩分鐘內(nèi)回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件，那么就立即處理，然后將郵件刪除。否則，就等待以后的工作時(shí)間來(lái)處理。

7. 將電子郵件以接收日期的方式排序

換句話(huà)說(shuō)，你要保證你的收件箱中最新的郵件總是位于頂部。

8. 清空收件箱的五個(gè)步驟。以下是詳細(xì)步驟：

掃描所有的電子郵件，刪除其中的垃圾郵件。一般的信箱可以過(guò)濾大部分垃圾郵件，但是無(wú)法過(guò)濾所有的垃圾郵件，你要學(xué)會(huì)如何識(shí)別垃圾郵件，這樣你就可以不用浪費(fèi)時(shí)間打開(kāi)郵件或者感染病毒。

掃描所有電子郵件，并刪除垃圾郵件。雖然難以自動(dòng)過(guò)濾掉所有垃圾郵件，但你可以學(xué)習(xí)如何認(rèn)出垃圾郵件，這樣你就不必浪費(fèi)時(shí)間大可它。這些垃圾郵件的統(tǒng)統(tǒng)特性包括：發(fā)信人地址是一串隨即的數(shù)字，主題有6個(gè)空格然后是數(shù)字，主題以三個(gè)感嘆號(hào)結(jié)束。

檢查剩余的電子郵件，從后往前按重要性排序。閱讀“高優(yōu)先級(jí)”的郵件并將其放到“to do”的郵件夾中，接下來(lái)掃描“公報(bào)”及“新聞”郵件。

如果一封電子郵件包含的內(nèi)容你打算稍后作為參考，那么：a）將其拖曳到適當(dāng)?shù)碾娮余]件文件夾，或b）打印郵件，刪除郵件，將文檔存檔。

如果一封電子郵件要你進(jìn)行操作：a）在日歷上記錄你的操作，然后b）刪除郵件或者將其存檔以供日后參考。

如果檢查完這封電子郵件后，你確定其在將來(lái)沒(méi)有什么價(jià)值，那么就刪除它。

你接收到的電子郵件不可能越來(lái)越少，事實(shí)上，很多業(yè)內(nèi)的專(zhuān)家都說(shuō)電子郵件的負(fù)載已經(jīng)降低了生產(chǎn)力，那么嘗試上面的這些小技巧，看看能不能讓你的電子郵件少起來(lái)。

以上是"如何讓我們的時(shí)間不浪費(fèi)在郵件上"的內(nèi)容，本文的主題是“你的老板或者ISP可能已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)了相應(yīng)的軟件，不過(guò)如果你使用的是自己的郵件系統(tǒng)，那么你需要一個(gè)垃圾郵件過(guò)濾工具以幫助你盡可能減少不需要的電子郵件?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專(zhuān)注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 時(shí)間是最關(guān)鍵的一環(huán), 忙碌的時(shí)候真想要點(diǎn)時(shí)間, 遠(yuǎn)離誘惑 提高時(shí)間使用效率, 感謝您對(duì)本站的支持。

時(shí)間管理系統(tǒng)原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。原文地址：away-from-the-temptation-to-improve-time-efficiency-in-the-use-of.html