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審視信息化的時機

人力資源管理信息化的巨大價值成為企業(yè)實施該項目的動力，較高的失敗風險又是必須面對的客觀事實。因此，當一個企業(yè)在是否實施人力資源管理信息化項目決策前，必須進行慎重的思考，全面的判斷。以下幾個因素必須考慮的。

管理基礎

從項目實踐來看，最大的工作量就是實現(xiàn)人力資源管理業(yè)務向系統(tǒng)內的移植。人力資源管理信息系統(tǒng)只是一個通用的管理平臺，系統(tǒng)只有在內部各項參數(shù)、流程設置完畢后才能運行，不像游戲軟件，安裝后就可以操作了，參數(shù)與流程的數(shù)量和質量影響著系統(tǒng)功能價值的發(fā)揮。因此，同樣的系統(tǒng)在有些企業(yè)獲得實施成功，在有些企業(yè)實施失敗，就不足為怪了，其主要的區(qū)別就在這里。而要實現(xiàn)業(yè)務移植的目標，企業(yè)必須具有可靠的基本數(shù)據(jù)、清晰的人力資源管理業(yè)務流程，否則，信息化系統(tǒng)就是一個空殼，而毫無用途。但在很多企業(yè)里，人力資源管理很不規(guī)范，缺乏必要的業(yè)務流程，項目無法繼續(xù)下去。這類企業(yè)在決定上馬信息化項目前，必須考慮完成流程的梳理問題，可以企業(yè)自我整理，也可以聘請外部咨詢力量，在業(yè)務流程完成之后，才能進行軟件的選型，尋找能夠支持本企業(yè)流程的軟件產品。如果企業(yè)缺乏完善的流程和基礎數(shù)據(jù)，就失去了選擇軟件的重要依據(jù)，不應做出采購軟件的決策。一旦發(fā)現(xiàn)軟件的流程設計與企業(yè)實際流程嚴重不匹配，就意味著項目要走向失敗了。

人員素質

人員素質包括兩方面，一是企業(yè)人力資源管理人士的專業(yè)化素養(yǎng)，二是用戶的計算機操作能力。人力資源管理信息化是信息技術與人力資源管理理念和管理工具的結合，實施這樣的項目，企業(yè)必須具有一批精通人力資源管理專業(yè)的人才，能夠深刻理解信息系統(tǒng)。在很多企業(yè)里，人力資源部是由人事部轉變而來的，名字變了，但人員、工作重點、工作技能沒有改變，工作人員是師傅帶徒弟的方式成長起來的，沒有受到系統(tǒng)的專業(yè)培養(yǎng)，他們習慣了傳統(tǒng)的人事管理工作，而對人力資源管理與開發(fā)的理論、方法和工具很陌生。有些企業(yè)，對人力資源管理工作缺乏足夠的重視，部門沒有獨立設置，而是與行政事務混在一個部門。這兩類企業(yè)往往缺乏專業(yè)的人力資源管理人士，實施信息化的時機尚不成熟。

用戶的計算機操作能力影響他們對系統(tǒng)的使用效果，在多數(shù)中小型民營企業(yè)、合資企業(yè)，員工普遍年齡低、學歷高，計算機應用水平高。而在歷史較長的企業(yè)，員工平均年齡比較大，學歷低，中老年員工普遍不會外語、不會計算機，這樣特點的用戶習慣了手工作業(yè)，對信息化存在恐懼和抵觸情緒，用戶培訓是一道難以逾越的難關。即使勉強實施了信息系統(tǒng)，他們也不會去使用。

硬件環(huán)境

信息化不能脫離硬件環(huán)境而存在，信息系統(tǒng)運行的速度、穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)安全性等與硬件環(huán)境有直接的關系。人力資源信息化需要高質量的服務器、良好的網(wǎng)絡環(huán)境、足量的計算機等。在IT企業(yè)里，信息化水平普遍較高，具有支撐人力資源信息系統(tǒng)的條件。在信息化設施落后的企業(yè)里實施人力資源管理系統(tǒng)，除了考慮軟件系統(tǒng)的功能、技術、價格、實施、培訓等問題，還需要考慮硬件的投資，如果沒有充足的資金實力，信息化項目將步履維艱。

      案例：北方某光學儀器廠，員工五千多人，人事處迫切需要建立一套信息化系統(tǒng)，加強人事管理，提升管理水平。經過市場調查，他們了解到H品牌人力資源軟件享有良好的聲譽，于是邀請H公司專家上門咨詢。H品牌是B/S架構產品，用戶通過網(wǎng)絡進行業(yè)務操作，為了保證系統(tǒng)的反應速度，客戶必須具有符合系統(tǒng)要求的帶寬網(wǎng)絡。專家們發(fā)現(xiàn)，光學儀器廠是一家生產軍用產品的企業(yè)，有嚴格的保密要求，為防止泄密，廠里沒有局域網(wǎng)和公司網(wǎng)站，禁止普通員工電腦上網(wǎng)，只有若干臺電腦可以訪問外網(wǎng)。鑒于該廠缺乏必需的硬件環(huán)境，無法實施H品牌信息系統(tǒng)。

管理層的支持

人力資源管理信息系統(tǒng)交付實施后，最大的工作量是信息的維護，系統(tǒng)內各項數(shù)據(jù)的準確、真實是系統(tǒng)運行的基礎。但在實踐中發(fā)現(xiàn)，基礎數(shù)據(jù)的更新是一個很難完成的工作。比如員工的學歷、婚姻狀況、政治面貌、培訓信息等是動態(tài)的，如何進行更新？員工取得了新學歷，誰負責在人力資源管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)修改？如果權限開放給員工，學歷的真實性將無法控制。如果由人力資源部負責信息維護，諸如此類的事務性工作將耗費很多精力。員工如果不匯報個人信息的變化情況，人力資源管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)將無法得到維護。企業(yè)可以采取分級維護的辦法，各部門負責維護管理權限內的個人信息，如黨團部門負責維護員工政治面貌信息，后勤部門負責維護員工辦公地址、住址等信息。在實行分級維護的企業(yè)里，取得各個非人力資源管理部門對系統(tǒng)的支持極為重要，但這是很困難的，每個部門都有自己的繁重任務，他們不可能像人力資源部門那樣關心系統(tǒng)。在缺乏高層支持的情況下，非人力資源管理部門更會漠然視之，期望的信息化目標將無法全部實現(xiàn)。

習慣的阻力

每個企業(yè)都有獨特的管理文化和行為習慣。競爭環(huán)境激烈的企業(yè)往往強調效率與創(chuàng)新，管理層對新事物具有很強的接受能力與學習能力，利用現(xiàn)代的管理工具提升企業(yè)經營水平，成為管理層的共識，能夠理解和承受信息化對工作方式和工作習慣帶來的沖擊，經過培訓，他們可以適應信息化引起的變革。而在壟斷行業(yè)、競爭不激烈的行業(yè)，企業(yè)生存和競爭的壓力很小，企業(yè)經營管理方式和工作流程往往相對固化，官僚特征突出，企業(yè)像一部巨大的機器一樣按部就班的運轉，很難進行管理上的變革，這類企業(yè)節(jié)奏緩慢，管理層不注重效率，更關心既得利益格局的維護。在人事管理上，人員招錄與使用受管理者意志左右，員工隊伍中裙帶關系復雜，管理者把權力當作尋求個人利益的工具。人力資源信息化帶來的一個直接影響是，把隨意的、彈性的、暗箱操作的管理工作，通過信息系統(tǒng)加以固定、公開，使人力資源管理事務透明化。信息系統(tǒng)將業(yè)務流程確定以后，管理者就只能按照系統(tǒng)設定的步驟操作，不能像原來手工時期隨心所欲，并且其操作記錄被記載于日志中，可以長期保存，只有后來者愿意，隨時都可以查詢歷史上的記錄。這就不僅需要管理者完成工作方式的改變，更是對管理者灰色權力的限制，信息化意味著管理者受到更多的約束。另外，領導者習慣了在書面報告上簽署意見或龍飛鳳舞的簽上大名，這是體現(xiàn)領導者自我感覺的重要方面，你能讓他改變?yōu)辄c擊按鈕嗎？

對企業(yè)來說，信息化的價值不言而喻，但企業(yè)是由人構成的，當企業(yè)價值與個人價值沖突時，“經濟人”的假設告訴我們，人首先要保護個人利益，信息化一定會遭到阻力，無論是公開的反對，還是沉默的抵觸。在這類企業(yè)實施人力資源管理信息化難度尤其大，當然，企業(yè)可以在一定業(yè)務范圍內實現(xiàn)信息化，如實現(xiàn)工資發(fā)放、人員查詢等簡單的功能，在人力資源管理部門內部使用，而不要把調配管理、考核管理、培訓管理等都搬到系統(tǒng)中，也不要把用戶擴大到人力資源部門以外。只是這種層次的系統(tǒng)也稱不上現(xiàn)代意義的信息化了。

節(jié)選于《人力資源管理信息化全攻略》中國經濟出版社http://www.economyph.com/ec/book.asp?id=2225