流程標準化落地，強化有效時間

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作為一個管理者，外出休假一個星期會發(fā)生什么？電話不斷，無法清享假期？沒有電話，又內(nèi)心惶恐？不可否認，有時候電話帶來安全感。但已經(jīng)有越來越多的企業(yè)家開始通過移動辦公來洞察企業(yè)日常運作，并且找到了運籌帷幄的感覺！

揚州揚杰電子科技股份有限公司總經(jīng)理梁勤、副總經(jīng)理梁瑤，在江蘇牧羊集團的高管朋友那里體驗到了這樣的感覺，他們決定迅速付諸實踐，而張榆華則肩負著整個的項目的落地重任。從2012年6月至今，揚杰電子的協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件項目已經(jīng)推進到了第二期的費控應用，而在此之前，張榆華主導推動了流程標準化落地和移動辦公，讓領導真切地體會到了信息化的價值。

流程標準化落地，強化有效時間

揚杰電子在管理上非常注重有效時間。尤其是隨著業(yè)務的發(fā)展，廠區(qū)不斷建設，每個廠區(qū)樓也很多，單是日常的審批都是靠車輛、人來傳遞，而且通常審批都要經(jīng)過好幾個領導，很多工作時間就浪費在路上或者打電話上面，而領導在外出辦事途中也免不了被心急的下屬“騷擾”。因此，流程落地揚杰電子協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件項目的首要任務。

張榆華介紹，從2012年6月份與電子行業(yè)OA辦公系統(tǒng)簽約到12月份，揚杰電子協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件項目歷時6個月完成了一期的實施上線，而調研占據(jù)了3個月左右的時間。“在實施環(huán)節(jié)，我們做了好幾輪的調研工作，第一步主要是廣泛的搜集流程需求；第二步考慮對系統(tǒng)之間、部門之間的存在重復的或者不必要的流程做了合并、精簡、梳理，進一步提升了流程的標準化。”

“事務擬辦單是揚杰電子協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件平臺上使用效率最高的流程之一”，張榆華介紹說，“相當于一個立項費用申請，涵蓋了揚杰電子日常事務、行政采購、項目立項等非制造性、后勤保障類的事務審批。事務擬辦單流程審批通過之后，會流轉到相應的部門和負責人辦理，不止如此，事務辦理過程中打破某個節(jié)點需要付款申請或者到結束的時候需要費用報銷，通過關聯(lián)事務擬辦單來進行，而不再需要大批的紙質單據(jù)。對領導而言，在手機客戶端，通過一個流程就能了解到事情的來龍去脈，審批更加有據(jù)可依，及時性也更強。”

借助協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件平臺的建設，揚杰電子還把生產(chǎn)、銷售、品管等業(yè)務環(huán)節(jié)的流程進行了統(tǒng)一的梳理，以生產(chǎn)類流程為例，銷售拿到訂單，下訂單給工廠之后，這個過程中可能涉及到品號申請、領料流程、送樣流程、發(fā)料流程等等，一系列的過程都是在協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件平臺上進行審批。最重要的，這些梳理完成的流程全部在協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件移動終端上安了家，領導出差在外，再也不用擔心漏接電話，儼然隨身攜帶一個高級助理！

以穩(wěn)為主  逐步優(yōu)化

提到目前正在推進的費控應用，張榆華表示，這是一個試探性的嘗試。他說，揚杰電子2012年開始推行預算管理，2013年是第2年，在這個時間節(jié)點去通過信息化落地費控，核心是以穩(wěn)為主、逐步優(yōu)化。他希望通過協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件系統(tǒng)的輔助保證預算管理的執(zhí)行力到位，同時有一個逐步提升的緩沖空間。目前，伴隨著協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件系統(tǒng)費控應用的部署，張榆華還同時對erp系統(tǒng)進行了一些調整，以符合當前預算管理的需求。

而另一方面，張榆華認為，信息化的大部分需求都跟財務相關，財務部門是最大的信息化需求部門，尤其是上市之后，可能要求3-5天財報就要出來，這就要求系統(tǒng)要能夠快速地響應，也要求有專業(yè)的IT來支撐。而一個財務人員用一下午的時間甚至加班加點去完成一個報表，顯然不如通過IT系統(tǒng)點點鼠標那么高效、準確。

目前，除了協(xié)同電子行業(yè)OA管理軟件系統(tǒng)，揚杰電子的ERP系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋了從財務到業(yè)務到生產(chǎn)制造到現(xiàn)場管理的方方面面，而從衍生出來的人力資源HR系統(tǒng)，SCM（上游）、CRM（下游）等，構成了揚杰電子信息化的整體框架。而張榆華表示，理想的情況下，在公司里，一種東西只有一個統(tǒng)一的叫法，統(tǒng)計的節(jié)點也是一致的。甚至，在供應鏈的上下游，供應商、客戶那里，都有一個共同的規(guī)范和平臺，突破公司的局限，實現(xiàn)跨部門、跨企業(yè)的協(xié)同運作。而最終，通過移動辦公，要給領導一個決策支撐和隨身攜帶的辦公平臺。