談談項目群組的管理

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作為一個項目經(jīng)理，你了解你的項目嗎？或者你會不屑的回答：“Sure!”是真的嗎？那么你能否告訴我，到現(xiàn)在為止你的項目花了多少錢？你還有多少錢可以花？花到什么程度你的老板有可能暫停你的項目，或者說，雖然項目被迫繼續(xù)下去，但已經(jīng)是失敗的?；蛘哂行╉椖拷?jīng)理會自信地回答：“我的項目合同額是100萬，我現(xiàn)在花了5萬，包括差旅費、培訓費，還請客戶吃了幾頓飯?！蔽抑荒芨嬖V你，這100萬不是你的錢，前期的投入、公司的固定支出、后期的維護，還有企業(yè)所得稅等等，都要從這100萬里面抓出一塊，那么多少錢才是你能花在項目實施上的呢？下面讓我們慢慢聊聊。

首先從項目驅(qū)動型（project-driven）企業(yè)的成本談起。項目驅(qū)動型企業(yè)主要依靠每個項目的利潤來支撐企業(yè)的成本和產(chǎn)生利潤，主要成本包括固定成本、變動成本、人力成本三大類。不同的行業(yè)這幾類包括的賬目也會不同，下面我們以軟件企業(yè)為例來說明一下。企業(yè)的固定成本是指每月必須支出的費用，包括辦公室租金、管理費水電費通訊費等雜費、固定資產(chǎn)折舊、固定認證費用、專利費用等等；變動成本是指每月不固定支出的費用，包括差旅費用、招待費用等；人力成本包括人員工資、福利費用、培訓費用等直接或間接用于員工身上的費用。軟件企業(yè)的部門可能包括總裁室、財務部、采購部、售前支持部、售后維護部、開發(fā)部、測試部。所有的部門費用必須按照費用估算（一般使用歷史數(shù)據(jù)和當年規(guī)模預算）產(chǎn)生比例，假設(shè)為：售前支持部20%、開發(fā)部40%、售后維護部10%、測試部10%、其他部門20%，那么，如果一個軟件合同毛利為100萬（已經(jīng)扣除采購成本和稅），作為項目經(jīng)理所在的開發(fā)部就有40萬可以用在項目開發(fā)上。這就是理論上項目經(jīng)理可以控制的費用。

項目經(jīng)理如何計算項目的成本呢？以前我談過項目經(jīng)理需要關(guān)注的最大的一塊是人力成本（見《談談項目成本》文），人力成本是比較頭疼的。項目經(jīng)理可能會說：“這不可能計算，每個人的工資都是保密的?！睂?，收入保密是企業(yè)管理的正確做法，但我們可以使用一些小技巧，讓這一環(huán)既能計算又不太敏感。這就是技術(shù)級別制度。假設(shè)我們把技術(shù)人員分為四個級別，分別是初級、中級、高級、資深，讓我們的人力資源部幫忙，給出每個人員的級別和各級別的人力資源成本，用小時計算（這很重要，下文細說），例如：初級30元/小時，中級60元/小時，高級90元/小時，資深120元/小時。各位可別說太高了，要注意這里是人力資源成本，不是工資。假設(shè)一個中型軟件公司300人規(guī)模，如果平均稅前收入是8000/人月，那么公司人力成本有可能是20000/人月，因為這是包括固定成本、變動成本和各種福利分攤的。很簡單的一條公式，項目人力成本=SUM（人員單價X花在項目中的時間），現(xiàn)在我們已經(jīng)有了人員單價，那么花在項目中的時間怎么出來呢？可能項目經(jīng)理會說，這很簡單，他在我管的項目我還不知道阿。這就太累了，因為我們要的不是粗線條的數(shù)據(jù)，我們要準確到小時，如果你調(diào)用了別的部門的員工，例如測試部門，用了三小時，你也應該算上去。項目經(jīng)理的主要精力不該花在這上面。所以你可以利用一個網(wǎng)上的工時管理系統(tǒng)，每月底讓所有員工填寫他花在每個項目的時間，讓項目經(jīng)理確認，然后自動算在你的項目中。這樣的話，每個月結(jié)束，項目經(jīng)理都會收到一份系統(tǒng)自動生成的項目帳單，他的項目人力成本花了多少錢，差旅成本花了多少錢，其他成本花了多少錢（財務提供），他還有多少錢可以花。

談到這里，項目經(jīng)理可以自豪地說：“我了解我的項目，我的項目完成了50%的任務，花費了60%的費用，我需要加把勁了?！边@就是項目的可測量性（Measuring）。項目經(jīng)理不再