基于方法論的高校ERP信息系統(tǒng)實施項目管理研究與實踐

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　　隨著越來越多的國內(nèi)高校提出國際化發(fā)展戰(zhàn)略，對信息化管理水平也有了更高要求。高校信息系統(tǒng)選型目光也開始逐漸投向ERP(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)，特別是具有國際化背景、在國外優(yōu)秀高校廣泛使用的解決方案。然而與開箱即用的應(yīng)用軟件不同，ERP是一個可以靈活配置的開放平臺，其核心價值并不僅在于系統(tǒng)的易用性，而更是系統(tǒng)體現(xiàn)的最佳管理實踐。作為一個平臺，erp系統(tǒng)成功與否與軟件實施水平有很大的關(guān)系，實施決定著ERP系統(tǒng)最終以什么樣的形態(tài)投入運行。保障實施的科學(xué)性和有效性需要有項目管理理論來指導(dǎo)。同時，在高校管理體系環(huán)境下的軟件項目實施也具有它自身的特點。

　　二、高校事業(yè)環(huán)境下ERP系統(tǒng)的選擇與風(fēng)險

　　ERP系統(tǒng)作為企業(yè)管理系統(tǒng)體系，以供應(yīng)鏈管理為基礎(chǔ)，運用先進(jìn)的管理思想和理念，通過信息化手段整合內(nèi)部和外部資源并通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)操作流程，把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流進(jìn)行緊密集成，最終實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目的，并為企業(yè)各級管理人員提供一個有效、科學(xué)的決策管理平臺。在高校環(huán)境下可以借鑒企業(yè)的管理理念，通過把內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的各類教學(xué)科研資源、對象、過程、結(jié)果進(jìn)行整合，達(dá)到人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的全生命周期管理。在這方面已經(jīng)有高校提出了URP(大學(xué)資源計劃，University Resource Planning)的概念并進(jìn)行了研究和實踐。

　　目前部分高校已經(jīng)率先采購ERP系統(tǒng)作為信息系統(tǒng)建設(shè)平臺。引入平臺的最大好處是當(dāng)用戶業(yè)務(wù)發(fā)生變更時，可以在控的客戶化開發(fā)情況下，通過調(diào)整系統(tǒng)配置盡快滿足新的需求，降低系統(tǒng)變更風(fēng)險。但ERP平臺并非適合所有的信息系統(tǒng)建設(shè)。ERP系統(tǒng)費用涉及軟硬件平臺采購費用、項目實施費用、人力資源培養(yǎng)費用以及后期持續(xù)投入的服務(wù)支持費用等。高昂的成本相比某些成熟的產(chǎn)品確實容易讓用戶覺得代價太高，特別是項目實施過程中較高的人力資源成本更是不易控制。另外ERP系統(tǒng)建設(shè)周期較長，需求訪談、業(yè)務(wù)流程分析、差異化比較等過程反復(fù)迭代，對客戶而言并非即見即所得，與定制系統(tǒng)相比顯得非常不直觀。最重要的是，引入ERP是需要實現(xiàn)對原有流程的變革而非改良，通過系統(tǒng)的實施達(dá)到促進(jìn)自身BPR(流程再造, Business Process Reengineering)，絕不是對原有流程的電子化復(fù)制，所以如果沒有BPR的事業(yè)環(huán)境和條件，系統(tǒng)實施的阻力會很大，效果也會有很大偏差。認(rèn)識到這些，對ERP的選擇就需要倍加慎重。因此，在引入ERP系統(tǒng)前對自身的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)狀況、面臨的業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)以及未來運維支持力量的分析尤為重要。在高校技術(shù)和業(yè)務(wù)分析能力不足的情況下，也可以借助第三方咨詢管理公司進(jìn)行評估，為信息系統(tǒng)的選型提供很好的幫助和指導(dǎo)。

　　三、ERP系統(tǒng)的實施理論

　　實施是ERP系統(tǒng)建設(shè)的靈魂。用戶往往覺得實施就是系統(tǒng)軟硬件安裝、歷史數(shù)據(jù)遷移或者定制開發(fā)，是IT的工作。但實際上對ERP系統(tǒng)來講，購買軟件只是購買了平臺。如何在平臺上勾畫業(yè)務(wù)邏輯、實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程才是ERP實施的精髓，絕對是需要業(yè)務(wù)的深度參與。通俗比喻，購買ERP軟件如同引入一條通用的汽車生產(chǎn)平臺，只有通過各種組合構(gòu)建實際生產(chǎn)線才可以生產(chǎn)不同的車型，這個組合的過程就是實施，也決定了產(chǎn)品的最終形態(tài)。從費用上來看，項目實施的費用通常不會太低于軟件購買的費用;從人力資源投入來看，項目實施需要強(qiáng)有力的項目實施團(tuán)隊來保障;從時間上來看，項目實施周期通常遠(yuǎn)大于軟件采購的周期。因此，ERP系統(tǒng)的建設(shè)需要科學(xué)的規(guī)劃和控制，其實施就需要采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻椖抗芾?，在項目實施方法論的指?dǎo)下進(jìn)行。

　　項目實施方法論是對有共性的項目管理實踐總結(jié)形成的標(biāo)準(zhǔn)，并逐步形成行業(yè)內(nèi)認(rèn)可并遵循的知識體系。目前項目管理和實施方法論有很多，主流的通用項目管理方法有：

　　(1)英國的PRINCE2(PRojects IN Controlled Environments， 受控環(huán)境中的項目)：PRINCE2將項目管理分為8個過程組：項目準(zhǔn)備(SU)，項目啟動(IP)，項目指導(dǎo)(DP)，階段控制(CS)，產(chǎn)品交付管理(MP)，階段邊界管理(SB)，項目收尾(CP)，計劃(PL)八個組件：商業(yè)論證，組織，計劃，控制，風(fēng)險管理，項目環(huán)境下的質(zhì)量，配置管理，變更控制。三個技術(shù)：以產(chǎn)品為基礎(chǔ)的計劃編制，變更控制方法和質(zhì)量審查技術(shù)。同時，介紹了36個產(chǎn)品描述概要以及項目管理團(tuán)隊中的10個角色。另外，還出版了36個產(chǎn)品介紹的模版。