經(jīng)銷商管理系統(tǒng)：從容管理時間

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從容管理時間

經(jīng)銷商管理系統(tǒng)咨詢集團  曹雪

 美國的暢銷書作家詹姆斯.亞瑟.雷說過的一段話，我印象深刻，十分欣賞。他說：“使物體從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)化到另一種狀態(tài)，那就是我們需要利用時間做的事。和流行的觀念相比，有紀律、有組織的生活才是真正自由的生活。因為紀律性，你會把那些曾經(jīng)雜亂的、隨機的東西變得有組織、有方向。這種新的定向能像激光一樣可以集中起來創(chuàng)造出你所需要的東西。

對于領(lǐng)導(dǎo)者來說,每天要處理大大小小各種事務(wù),工作任務(wù)與工作時間之間的矛盾就顯得更為突出。在我們現(xiàn)代企業(yè)管理中我們時常能能夠看到：某些企業(yè)的管理者工作起來常常打亂仗,忙得暈頭轉(zhuǎn)向,顧東顧不了西,還需要搭上不少陪家人以及休閑娛樂的時間，還是覺得時間不夠用,有一大堆的事等著處理,常為此焦慮、失眠。不少管理者會抱怨:由于陷入各種繁瑣的事務(wù)和應(yīng)酬,感到時間不夠用,精力跟不上,每天處于疲于應(yīng)付的狀態(tài)。

做領(lǐng)導(dǎo)該做的事情首要就是要做好時間的規(guī)劃，在開展工作時,可以要求有關(guān)部門制定較為詳細的月或周的工作計劃,并成為一種工作習(xí)慣,避免工作時緊時松,使工作時間得到合理安排是完全可行的。作為領(lǐng)導(dǎo)者要樹立時間是一種資源的意識,在工作中應(yīng)該增強時間成本的觀念,養(yǎng)成核算時間成本的思維習(xí)慣,比如一項工作可以半天完成的就不要花一天時間,可以開短會解決的事情,就不要開長會,一些領(lǐng)導(dǎo)長篇累牘的講話,召開“馬拉松”式的會議,就是既不尊重別人時間,也沒有時間成本效應(yīng)觀念的表現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)者要意識到讓“會議縮水”,節(jié)約的不僅僅是自己的時間,而是大家的時間。如一個單位有50個人,領(lǐng)導(dǎo)者如果一個月中將會議壓縮了4個小時,就一下節(jié)約出200個小時。留下的時間可以讓下屬更好地完成具體工作。不會管理時間的領(lǐng)導(dǎo)往往會使下屬忙得團團轉(zhuǎn)。但從工作績效上看,卻是一種無謂的空轉(zhuǎn)。

作為企業(yè)的管理者要從容的管理自己的時間，是企業(yè)有序的良性運轉(zhuǎn)，可以參考如下幾點管理時間的建議：

一、統(tǒng)籌規(guī)劃，利用零散時間：

領(lǐng)導(dǎo)在進行時間規(guī)劃時,一是應(yīng)注意統(tǒng)籌兼顧,保持時間上的彈性,合理分配單位工作、學(xué)習(xí)、休息的時間,做到勞逸結(jié)合,把握好工作節(jié)奏。二是要善于使用零散的時間,通過工作規(guī)劃的調(diào)整,把零散時間集中起來使用。不少管理者在工作中感到時間不夠,主要是缺少整塊的時間來干一些重要的事情。其實把零星的事情湊在一起,如一個下午可以先后安排開兩個會,這樣就可能節(jié)約出另外半天的時間。人們在工作中最容易浪費的就是零星時間,做好時間規(guī)劃,把零星時間湊整使用或做好工作安排,這里面有很大的潛力可挖

二、根據(jù)層級設(shè)定分管范圍

本來應(yīng)當屬于下屬的事情,他親自動手,甚至對職工實行越級管理。表面上看起來,事無巨細,都親自過問,實際上違反了組織管理的基本規(guī)則。如一個領(lǐng)導(dǎo)干了下屬的事情,往往會使下屬在工作中產(chǎn)生依賴心理,甚至養(yǎng)成不良的工作習(xí)慣,當然對于經(jīng)驗不足的職工,偶爾的示范和具體指導(dǎo),也未嘗不可,但仍應(yīng)鼓勵下屬自己去完成。而越級管理的結(jié)果,不僅削弱了下層管理者的權(quán)威,也會導(dǎo)致組織運轉(zhuǎn)中的混亂無序現(xiàn)象,領(lǐng)導(dǎo)者把握不了自己職責,總是做自己不該做的事,時間當然不夠用。

其實組織層級的設(shè)計,本身就考慮到管理者的工作量和工作時間。如只有幾個人的組織一般只有一個管理層級,而幾十個人的組織往往需要兩個管理層級。而幾百上千人的組織往往需要三個以上管理層級。一個領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)的組織越大,管理層級越多,越要懂得領(lǐng)導(dǎo)和管理的藝術(shù)。處于高層的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)集中精力把握戰(zhàn)略性問題,用人問題和對工作進程的督查,即使要深入基層了解情況,也只能作為一種不定期的非經(jīng)常性的工作,這樣才能把自己從大量瑣碎細微的事務(wù)中解放出來,集中時間和精力履行自己的職責。

三、始終不脫離工作工作中心及目標進行管理

一個善于領(lǐng)導(dǎo)的人,在工作中知道應(yīng)該抓什么,不應(yīng)該抓什么。如在推進一項工作時,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該抓的是方向、是目標、是結(jié)果的考核。即干什么、要達到什么樣的結(jié)果,要做到心中有數(shù)。至于怎么干,用什么方法去干則應(yīng)該交給下屬。如果一項工作多人合作完成,則用什么人,怎樣分工也應(yīng)該交給具體負責這一工作的人,不要插手下屬份內(nèi)的事務(wù)。

除了抓中心環(huán)節(jié),領(lǐng)導(dǎo)在工作中最重要的是把握住工作目標。首先是目標的確立是重中之重。確立工作目標要有充分的調(diào)查研究、深入的分析思考,這方面要多花點時間,這是一個領(lǐng)導(dǎo)份內(nèi)的工作,這個環(huán)節(jié)一定要把握住、確定好。除了目標的確立,目標的考核的作用也不可小視。對于目標的考核,實際上起到對工作的監(jiān)督和推動作用。只有抓住目標的考核,才能保證工作目標的落實與工作任務(wù)的圓滿完成。

領(lǐng)導(dǎo)在工作中,應(yīng)該避免對工作過程和細節(jié)的過度參與。每個人對工作節(jié)奏的把握也不完全一樣,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重的是工作結(jié)果的考核。這樣才能最大限度地調(diào)動下屬的積極性、創(chuàng)造性。

四、養(yǎng)成良好的工作方法

可以借鑒的一個提高工作效率的方法就是把你每天的6件關(guān)鍵工作分派到各個時間塊：1個小時、2個小時，甚至是一個時間塊占用4個小時。從專注于自己最重要的工作開始，不要讓自己被瑣事打擾，在劃分好的時間塊內(nèi)，只做該時間塊內(nèi)被分配的工作。養(yǎng)成專注的做完一件工作再開始下一件工作的習(xí)慣，不被下周的困難嚇倒，甚至不被明天的計劃困擾，只做好當天的事情，當下的事情。久而久之，你的工作目標就變成了現(xiàn)實。

時間在現(xiàn)代社會已成為一種有限的資源,對于領(lǐng)導(dǎo)者而言,就應(yīng)該像對待土地、礦產(chǎn)、資金、人才一樣做好時間的使用規(guī)劃，有效的時間管理正是提升生產(chǎn)力的重中之重！

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