檔案管理目前所面臨的問題

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2014年據(jù)CSI調查顯示：在所有的安全技術應用中，以數(shù)據(jù)加密傳輸和加密存儲為基礎的技術應用所占比率分別為66%和47%……

通過這一調查，我們可以看到數(shù)據(jù)加密技術正在成為繼防病毒、防火墻、VPN、反間諜、入侵檢測等傳統(tǒng)安全技術后的又一具有發(fā)展趨勢的應用技術，針對機密信息的安全保護正在成為更多企業(yè)關注的新方向。
　　檔案管理細化到在如今的商業(yè)環(huán)境中，我們對辦公軟件的期待決不僅僅是收發(fā)電子郵件的能力、排版文檔、制作工作表以及創(chuàng)建幻燈片這么簡單。我們還需要有辦法保護這些文件不受非授權人的訪問，感染惡意代碼，以及防止我們的文件被共享的對象將其濫用。是否擁有一款好的文檔管理系統(tǒng)無疑是企業(yè)重點考慮的問題，在決定選用哪種文檔管理系統(tǒng)來保護文檔安全時，要重點考慮加密的方式及技術，以前沿科技的文檔管理系統(tǒng)為佳。目前檔案管理在企業(yè)當中出現(xiàn)什么現(xiàn)狀和問題？ (1)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種手工處理方式耗費大量勞動和時間，使得整個流程既繁瑣又低效。 (2)檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時長雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。 (3)檔案的盤點操作不科學由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，每個檔案盒內存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。 (4)對失效檔案的管理滯后由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

發(fā)布：2025-09-12 23:05 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]