OA系統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)的輔助功能介紹

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廈門OA軟件的輔助功能
1.5.1 對文檔的修訂改動、版本保留痕跡
需求理解：
在公文的處理過程中，一般客戶都會提關(guān)于痕跡保留的問題。痕跡保留主要是體現(xiàn)在以下幾個方面。
 文件的每一次改動（包括插入、刪除、段落和文字移動等）都能保留痕跡，顯示修改的痕跡和修改時間及人員；
 廈門泛普OA軟件可由流程管理員或者節(jié)點相關(guān)人員動態(tài)配置是否保留當前版本，即能夠一份文件保留多個版本；
 文件歸檔時，同時保留修改稿和清樣各一份；
 附件也要求能有痕跡保留（Word，Excel等格式）。
實現(xiàn)方案
 首先對于文檔的改動都是word的控件支持，只要在流程的節(jié)點設置—〉節(jié)點表單字段—〉設定有權(quán)編輯正文字段，就可以實現(xiàn)正文以及附件的修改留有痕跡，并且通過word的控制權(quán)限可以保留版本。
 如果在流程中的每一個人具有附件的編輯權(quán)限，則修改的內(nèi)容就自動可以存為一個新版本，歷史版本可以在權(quán)限設置中設定一個管理權(quán)限，只要具有這個管理權(quán)限的人可以看到每一個人修改的版本。
 在文檔歸檔的時候，如果需要保留修改稿和清樣各一份的時候，你可以利用word控件中的清稿，當清稿后所有的格式進行重新的編排與整理，將原來的修改痕跡都去掉，對文檔的格式、字體都作了相應的設定；
 對于附件，目前只能支持word、wps的修改留痕功能，這個是對word、wps本身的功能進行的開發(fā)。而excel本身就沒有留痕的功能，因此無法實現(xiàn)對excel的修改留痕功能
1.5.2 在公文處理中，有自動記錄常規(guī)辦理意見以及固定意見的功能 。
需求理解：
在公文的處理過程中，很多領(lǐng)導都會有一些習慣用語，例如同意，請速辦理等。系統(tǒng)是否可以將此種簡短的辦理意見進行自動的收藏，下一次在調(diào)用的時候可以自由選擇處理意見。
 OA辦公系統(tǒng)是否可以支持記錄十天內(nèi)的辦理意見，方便在辦理時可以調(diào)用。
 協(xié)同OA系統(tǒng)可以事先初始化一些常用一件，供用戶自行選擇。
實現(xiàn)方案
 對于自動的記錄十天內(nèi)的處理意見。
 在個人設置中心，可以事先設定好習慣用語
1.5.3 在公文處理中，對工作的委托授權(quán)
需求理解：
在公文的處理過程中，很多領(lǐng)導出出差或者是不在工作崗位上，或者遇到突發(fā)的時間需要緊急處理，這個時候可以通過委托授權(quán)的方式來處理。一般委托授權(quán)有以下幾種情況。
 工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負責的公文；
 廈門泛普OA可按公文類型委托，如：黨委的文件委托給黨委的人員，工會的委托給工會的人員；
 授權(quán)人回來后可方便地查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息情況
 取消委托授權(quán)：自動、手動兩種方式可供選擇。
實現(xiàn)方案
對于委托授權(quán)就可以采用工作流程中的流程代理功能實現(xiàn)。
 根據(jù)不同的流程類型來制定不同的人員來負責公文
 如果委托人要收回委托的事情有兩種方式，一種在委托時間還未到的時候就可強制收回委托，如果在正常情況下系統(tǒng)會自動根據(jù)委托時間來停止委托事宜。
 被委托的事情都會有詳細的記錄，可以隨時查看被委托事項的辦理情況