刪除企業(yè)無用軟硬件

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在下面的內(nèi)容中，五位CIO介紹了如何在IT部門中消滅無用的板凳件的成功經(jīng)驗(yàn)，并給出了防范板凳件的幾個(gè)有益提示。

沒有哪位IT執(zhí)行官希望自己花費(fèi)巨資購買的硬件或軟件變成毫無用處的板凳件，被扔在某個(gè)滿是塵土的角落里，但是這種事情卻會(huì)經(jīng)常發(fā)生。Kenexa公司ASP運(yùn)營主管Kamal Jain說："有很多企業(yè)在購買新軟件和硬件后才發(fā)現(xiàn)，這些軟硬件要想完全實(shí)施并非易事，很多軟硬件所取得的實(shí)際效果和產(chǎn)品的演示效果相差甚遠(yuǎn)，有的甚至根本不可能實(shí)施。這種事情我也干過。"

雖然要承認(rèn)采購活動(dòng)中的這種錯(cuò)誤會(huì)讓人感到難堪，但是，我們還是應(yīng)當(dāng)面對(duì)現(xiàn)實(shí)，吸取教訓(xùn)，并且避免在今后犯同樣的錯(cuò)誤。為了不讓其他企業(yè)重蹈覆轍，Jain和其他一些執(zhí)行官在此提供了一些有關(guān)板凳件的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，講述他們是怎樣被這些軟硬件所吸引并作出了購買決策，以及如何利用已有的經(jīng)驗(yàn)使自己成為更明智的決策者。

下面的內(nèi)容中介紹了五位CIO如何在IT部門中消滅板凳件的成功經(jīng)驗(yàn)。此外，這些CIO還提出了防范板凳件的幾個(gè)有益提示。

明智的談判

有時(shí)，值得信賴的廠商會(huì)針對(duì)已部署的產(chǎn)品提供一些改進(jìn)能力，而板凳件很可能利用這樣的機(jī)會(huì)乘虛而入。Kenexa公司ASP運(yùn)營主管Kamal Jain遇到的情況就屬于這一類。

一直以來，Jain都希望通過現(xiàn)有廠商的監(jiān)視系統(tǒng)所采集的數(shù)據(jù)獲得更多的效益。 Jain對(duì)Mercury Interactive公司（去年已被HP收購）所提供的服務(wù)水平監(jiān)視控制臺(tái)非常感興趣，而該產(chǎn)品是作為現(xiàn)有軟件的插件提供給用戶的。Jain在與該廠商進(jìn)行談判時(shí)拒絕接受"價(jià)格非常高昂的永久授權(quán)"，而只同意先對(duì)該產(chǎn)品進(jìn)行為期一年的試用。因此，公司只需要支付每年的維護(hù)成本即可。

他說："這種產(chǎn)品的說明書和演示都非常出色，但在一年的使用期中，我們從來沒有順利地將其運(yùn)行起來并達(dá)到我們需要的運(yùn)行水平，所以，只能把它扔進(jìn)垃圾桶。該產(chǎn)品的接口非常特別，并且需要我們對(duì)現(xiàn)有監(jiān)視方法和配置進(jìn)行修改才可使用，由此帶來的額外時(shí)間和精力投入將是非常巨大的。"

Jain最終決定，盡可能降低損失。他說："我們已經(jīng)投入的時(shí)間和金錢都被一筆勾銷，而且我個(gè)人承擔(dān)了全部的責(zé)任。"從積極的一面來看，由于他在采購前的談判中作出了明智的決定，最終為公司避免了約10萬美元的資本支出。

他認(rèn)為，"雖然從表面上看我浪費(fèi)了公司的一些資金，但由于我們?cè)跊Q策過程中采取了開放和協(xié)作的方式，我的個(gè)人信譽(yù)并沒有受到損失，公司對(duì)此也持認(rèn)可的態(tài)度。"

遲來的回報(bào)

許多CIO在自己的公司與另外一家公司合并的過程中，也會(huì)不知不覺地接納一些板凳件。

幾年前，當(dāng)White Electronic Designs公司收購另外一家公司時(shí)，該公司負(fù)責(zé)IT的副總裁James Kritcher就曾經(jīng)遭遇過板凳件的問題。他表示，當(dāng)時(shí)公司的IT小組迅速?zèng)Q定將被收購公司的CRM軟件-Microsoft Dynamics CRM納入新公司的運(yùn)營之中，以便對(duì)消費(fèi)渠道實(shí)施更好的監(jiān)管。然而，當(dāng)這一項(xiàng)目真正體現(xiàn)出積極的結(jié)果時(shí)，已經(jīng)比Kritcher最初的預(yù)期晚了很多年。

Kritcher回憶說："當(dāng)時(shí)我們發(fā)現(xiàn)，被收購公司的銷售流程與我們的流程存在很大的差異。因此，我們最終決定放棄原有的CRM系統(tǒng)并購買了一系列全新的CRM授權(quán)，其授權(quán)限制為兩年，而且我們還要支付相應(yīng)的維護(hù)費(fèi)用。所有這一切都是希望有朝一日這些新的CRM系統(tǒng)能夠派上用場(chǎng)。"

Kritcher認(rèn)為，由于這一特別的項(xiàng)目缺乏銷售負(fù)責(zé)人，因此，該軟件在部署之初便成為White Electronic Designs公司中的板凳件。但當(dāng)公司完成了銷售事業(yè)群的職責(zé)分工和商業(yè)流程重新設(shè)計(jì)項(xiàng)目后，微軟的這種CRM軟件目前已經(jīng)完全可以使用并且發(fā)揮著很好的作用。

他說："事實(shí)上，該項(xiàng)目在執(zhí)行時(shí)的動(dòng)力更多是來自IT部門，而非業(yè)務(wù)部門。該項(xiàng)目中沒有牽涉任何高層銷售領(lǐng)導(dǎo)，這是我們要吸取的教訓(xùn)。還好，它現(xiàn)在是一個(gè)成功的項(xiàng)目了。"

及時(shí)制止錯(cuò)誤

印第安納州高級(jí)網(wǎng)絡(luò)工程師Jeff Duke指出，他一直以來都是對(duì)Cisco公司很滿意的用戶，但有一次采購讓他大失所望。

Duke說："我們使用CiscoWorks在網(wǎng)絡(luò)中執(zhí)行各種任務(wù)，并且在幾年前購買使用了Cisco公司的VPN/安全管理解決方案。目前，該解決方案已經(jīng)成了一項(xiàng)主要的板凳件。我的小組中沒有什么人使用它。"

Duke說，其中的一個(gè)原因是，這種Cisco產(chǎn)品連基本安裝過程都沒有完成。該軟件的用戶界面"非常直觀"，但產(chǎn)品本身太"復(fù)雜且很難學(xué)習(xí)"?？紤]到它是一種一次性的采購，Duke決定減少損失，停止繼續(xù)在該軟件的配置方面投入更多的時(shí)間，并且不再支付產(chǎn)品的維護(hù)費(fèi)用。他承認(rèn)，自己完全可以向Cisco公司尋求幫助，但他從來沒有這樣做過。他說："我敢說，如果我提出幫助要求，Cisco肯定會(huì)向我推銷新的軟件。"

相反，Duke對(duì)CiscoWorks的使用方式進(jìn)行了改變，使其也包含了管理VPN集中器、VPN路由器和防火墻的能力。他對(duì)購買VPN/安全管理解決方案并不完全后悔，因?yàn)檫@種產(chǎn)品也教他學(xué)會(huì)了很多東西。
他說："通過它，我明白了并非廠商銷售的所有產(chǎn)品都具有同樣的價(jià)值。CiscoWorks套裝是非常出色的產(chǎn)品，而且我們也離不開這種產(chǎn)品。但我也知道，對(duì)我們的IT部門而言，并不是所有的Cisco插件都是必不可少的產(chǎn)品。"

賣掉不使用的交換機(jī)

對(duì)于Bowdoin大學(xué)CIO Mitchel Davis來說，他的板凳件就是一臺(tái)核心交換機(jī)。這臺(tái)交換機(jī)在很長時(shí)間都處于閑置狀態(tài)，因此，這位新任的CIO決定在清理該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)將丟棄該交換機(jī)作為他的首要工作任務(wù)。

作為Bowdoin大學(xué)首席信息官的Davis在2003年剛上任時(shí)就意識(shí)到Bowdoin大學(xué)需要升級(jí)網(wǎng)絡(luò)邊緣的安全性能。由于他過去在斯坦福大學(xué)等機(jī)構(gòu)工作時(shí)已經(jīng)見過類似的技術(shù)，因此，他知道Bowdoin大學(xué)的網(wǎng)絡(luò)是一種完全平面的網(wǎng)絡(luò)，并且缺乏基本的安全特性。Davis說："我當(dāng)時(shí)認(rèn)為核心交換機(jī)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，但此后的事實(shí)并非如此。"

Davis說："我當(dāng)時(shí)在做決策時(shí)有些頭腦發(fā)熱。當(dāng)時(shí)的安全問題非常嚴(yán)峻，而且我的員工也極力支持采用這種產(chǎn)品。我想讓員工們知道我不是那種固執(zhí)己見的首席信息官，所以，我相信了每一個(gè)人，并且花15萬美元購買了這種產(chǎn)品。"

Davis說，這種交換機(jī)是從某家設(shè)備廠商那里采購來的，雖然這家廠商在被投資集團(tuán)收購后仍然在繼續(xù)運(yùn)營，但這臺(tái)設(shè)備卻在機(jī)架上閑置了三個(gè)月的時(shí)間。最終，該公司向Davis提交的報(bào)告中稱，如果公司不繼續(xù)投資購買所有的邊緣交換機(jī)，已購買的這種交換機(jī)將無法正常工作。

由于Bowdoin大學(xué)計(jì)劃對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行升級(jí)，因此，Davis開始與廠商討價(jià)還價(jià)，希望這家廠商能夠從長遠(yuǎn)考慮收回這臺(tái)交換機(jī)，或者讓它正常工作，或者在合同中作出一些讓步。廠商表示，收回交換機(jī)是可以的，但Davis必須與他簽訂新的采購合同。 Davis說："該廠商在我們挑選網(wǎng)絡(luò)升級(jí)所需的技術(shù)和廠商之前沒有積極地與我們合作，直到時(shí)間緊迫時(shí)才急于與我們簽訂合同。"

同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)升級(jí)的時(shí)間非常寶貴。他們需要在一個(gè)月的時(shí)間里安裝超過250臺(tái)交換機(jī)，為80個(gè)網(wǎng)絡(luò)機(jī)柜接入電源，還要替換每個(gè)機(jī)柜和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營中心內(nèi)的UPS。同時(shí)，還要對(duì)發(fā)射機(jī)和散熱系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。Davis說："這家交換機(jī)公司雖然承諾得非常好，但它根本沒有實(shí)現(xiàn)這一切所需的技術(shù)，而且技術(shù)力量也不足。"

他最終與Cisco公司簽訂了合同，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)Cisco的技術(shù)最符合Bowdoin大學(xué)的需求。所有的升級(jí)工作只要三周時(shí)間即可全部完成。至于那臺(tái)核心交換機(jī)，Davis說已經(jīng)把它賣掉了，希望它在別的地方能夠獲得新生。

他說："我在eBay上把它賣給了別人，同時(shí)還賣出去了許多閑置不用的東西。"

從長期決策中獲益

Mary Kay是一家總部設(shè)在達(dá)拉斯的化妝品公司。該公司技術(shù)主管Steve Moore指出，過去，板凳件對(duì)Mary Kay的影響非常大。由于短期需求而購買的產(chǎn)品經(jīng)常會(huì)成為板凳件，并對(duì)企業(yè)的長期目標(biāo)構(gòu)成不良影響。

Moore說，他的部門最開始曾使用過HP OpenView網(wǎng)絡(luò)管理軟件，但很快他就發(fā)現(xiàn)，這種軟件并不能適應(yīng)公司不斷變化的經(jīng)營計(jì)劃。

Moore說："我們部署了一些產(chǎn)品，但只是將其作為臨時(shí)性的解決方案，通常這些解決方案都沒有長期的價(jià)值，或者是無法滿足最初的要求。隨著時(shí)間的推移，軟件、培訓(xùn)和實(shí)施成本都在不斷膨脹，有些則被完全廢棄。"

最近，Mary Kay公司的技術(shù)主管們已經(jīng)將精力集中于那些符合公司長期戰(zhàn)略的產(chǎn)品，而不是利用點(diǎn)狀的產(chǎn)品到處修補(bǔ)漏洞。他說："一些IT部門的確需要采用一些臨時(shí)性的產(chǎn)品來促進(jìn)公司的成長，但我們真正需要的是長期的決策。正確的長期決策可以節(jié)約資源、時(shí)間、培訓(xùn)和后續(xù)維護(hù)成本。"

然而，Moore并不認(rèn)為使用HP OpenView的經(jīng)驗(yàn)是一項(xiàng)徹頭徹尾的損失。他發(fā)現(xiàn)，Mary Kay公司已經(jīng)購買了該產(chǎn)品的授權(quán)，只需要支付一些維護(hù)費(fèi)用即可升級(jí)使用，因此，也為公司節(jié)省了巨大的成本開支。

他說："我當(dāng)時(shí)恰好在一堆舊文件中發(fā)現(xiàn)了一份很久以前的協(xié)議，這使我們省去了購買授權(quán)的麻煩。由于目前各公司之間的并購非常頻繁，因此，最好經(jīng)常檢查一下企業(yè)是否已經(jīng)通過并購的方式取得了某些產(chǎn)品的授權(quán)。目前，很多小公司都已成為大公司的分支機(jī)構(gòu)，很可能會(huì)使用與母公司相同的代碼，因此，必要的調(diào)查可以為企業(yè)節(jié)省大量的資金。"

來源：計(jì)世網(wǎng)