免費ERP設計中產(chǎn)品控制細則解析

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眾所周知，系統(tǒng)分析師最苦惱的就是缺乏實際業(yè)務的經(jīng)驗。在實際工作中，技術(shù)可以學，有速成的捷徑。但是實際業(yè)務經(jīng)驗卻需要靠日積月累。這個道理在免費ERP分析設計中也是如此。前不久在跟一個學弟的交流過程中，談到了系統(tǒng)銷售訂單中輸入產(chǎn)品的控制細則。筆者認為，這不能夠一概而論。而為不同的行業(yè)都有各自的背景，很難利用一句話來概括。不過如下幾個控制細則（庫存控制、地址控制與價格控制）一般都會涉及到。

一. 庫存控制的要點解析

    在零售行業(yè)中，往往需要用到庫存控制功能。如在一家家電大賣場中，對于一些小家電，如電風扇、電話機等等，往往都是不送貨的。也就是說，這些商品都是存放在大賣場的倉庫中。為此當銷售員在系統(tǒng)中下訂單的時候，就需要先判斷一下倉庫中是否有庫存或者說庫存是否足量。如果銷售訂單的數(shù)量大于庫存數(shù)量（有可能庫存為零或者庫存的數(shù)量不夠銷售數(shù)量），此時系統(tǒng)就需要提醒。否則的話，銷售員訂單下了，但是消費者卻無法拿貨，這就要鬧笑話了。如果遇上一些較真的客戶，大賣場很可能還要賠償。畢竟銷售訂單下了，合同就已經(jīng)成立。為此在系統(tǒng)設計的時候，需要對于庫存數(shù)量進行提醒，如下圖所示：

    這個功能在具體設計的時候，筆者認為還需要注意如下幾個細節(jié)。

    一是樣品的管理。一般大賣場中的庫存包括樣品與新貨物兩種。而有些消費者可能心態(tài)比較急或者想要實惠，如果沒有新商品且樣品可以打折的話，他們也可以接受的。為此在庫存管理的時候，可能需要細化，將樣品與新商品分開管理。但是在庫存控制上，則需要統(tǒng)一起來。如上面這個設計，就不怎么合理。當系統(tǒng)提示庫存不夠的時候，系統(tǒng)應該說明總的庫存有多少、其中樣品有多少、新品有多少等等。只有如此，才能夠滿足不同消費者的需要。

    二是需要確認，這個庫存管理是"提示性"的，還是強制性的。也就是說，當庫存數(shù)量確實不足的情況下，銷售人員能否正常下單的。這要分情況考慮。如有些大件商品（如彩電、空調(diào)），消費者可以選擇是自己拿貨，還是供應商送貨。如果是供應商送貨的話，即使大賣場沒有庫存也沒關系。根據(jù)現(xiàn)在的操作模式，在同一個城市大賣場可能會有不同的銷售點。如蘇寧電器在杭州就有很多分店。而他們賣場之間可以相互調(diào)貨，有些甚至就存放在一個倉庫中。在這種情況下，就允許在某個大賣場中沒有庫存的情況下，仍然允許銷售員下單。然后從其他地方掉貨。這種業(yè)務在話機世界中經(jīng)常會遇到。此時這個庫存控制就是一個可選的功能。也就是說，在用戶輸入訂單的時候，系統(tǒng)仍然要判斷庫存數(shù)量。當庫存數(shù)量不足的時候，需要向用戶提醒。但是用戶有一個選擇的權(quán)利，即是取消訂單還是繼續(xù)下訂單。如果繼續(xù)下訂單的話，用戶可能就需要像消費者說明這個情況，然后讓消費者來做決定是否需要繼續(xù)購買。

二. 價格的控制技巧

    在輸入產(chǎn)品的時候，價格的控制也非常重要。筆者再以蘇寧電器大賣場為例，談談其價格管理與控制的技巧。結(jié)合實務來說明在系統(tǒng)設計時需要注意的事項。

    第一個細節(jié)：產(chǎn)品沒有價格如何處理。既然是產(chǎn)品銷售，那么產(chǎn)品一定要有對應的價格。而且為了方便用戶操作，當輸入產(chǎn)品之后，系統(tǒng)還要能夠自動帶出審核后的價格。但是如果當用戶輸入產(chǎn)品之后，系統(tǒng)判斷產(chǎn)品沒有價格，此時該如何處理呢？答案很明確，此時系統(tǒng)應該拒絕用戶的輸入。如上圖所示。細心的讀者也許會發(fā)現(xiàn)，上面這個措施提示跟第一個提示對話框有所差異。如這個提示中前面用了一個大紅的叉叉。而第一個截圖中沒有。其實這也是系統(tǒng)設計中需要注意的一個地方。一般提示信息可以分為"提示"性的和"強制"性的。為了更加直觀的反應這種差別，一般都會用不同的警示符號。如這個大紅叉叉就表示這個"貨幣"的要求是必須的，即除非用戶補全價格信息，否則不允許下單。而上面這個感嘆號則表示庫存的要求是可選的，即沒有庫存的情況下銷售員仍然可以下單。這種友好的提醒可以大大提高操作界面的友好性。

    第二個細節(jié)：贈品的價格管理。在大賣場中，往往還有一些贈品。如筆者一次在大賣場中買了油煙機、煤氣灶等商品，賣家還會送刀具等內(nèi)容。贈送的產(chǎn)品可能賣價在財務管理上要按視同銷售處理，但是在給消費者的單據(jù)上，往往價格標注的是0。這也就是說，某些特定的產(chǎn)品也允許價格為0。在這種情況下，系統(tǒng)該如何設計呢？筆者認為可以按這種思路在進行設置。在產(chǎn)品類別中，可以設置一個"贈品"類別。然后在輸入產(chǎn)品的時候，系統(tǒng)可以判斷，如果用戶輸入的產(chǎn)品類別是"贈品"，則允許價格為0或者不存在價格的設置。如此設計的話，在銷售訂單中就可以將贈品與普通商品開在一張單子上。另外順便說一句，有些系統(tǒng)在設計的時候，會通過單據(jù)類別來設置。如現(xiàn)在碰到上面這個業(yè)務，用戶可以開兩張單據(jù)，一張是常規(guī)的銷售訂單（有價格控制），而另一張為"贈品單"，沒有價格控制。雖然這也可以實現(xiàn)最終的需求，但是操作起來比較麻煩，畢竟需要兩張單據(jù)。所以筆者并不推薦這么做。

    第三個細節(jié)：最低價格的控制。以蘇寧電器為例（其它企業(yè)也是如此），在賣商品的時候，都會有一個最低價格的限制。當價格低于某個最低價格的時候，銷售員無法下單。有些可能還會根據(jù)用戶的類別，有不同的價格限制規(guī)定。如銷售經(jīng)理、普通銷售員對于最低價格的尺度是不同的。遇到這種情況，又該如何處理呢？此時就可以根據(jù)下面的圖示來進行設置。其中列表價格表示以單據(jù)幣種表示的正常的價格；標準價格則表示某個價格表上產(chǎn)品的正常價格；限制價格則表示這個商品的最低價格。如果需要根據(jù)不同的用戶來實現(xiàn)不同的價格管理體系，則可以為每個用戶建立不同的價格表來實現(xiàn)。

三. 地址等聯(lián)系方式的限制

    在免費ERP中，地址等聯(lián)系方式的限制也非常重要。因為現(xiàn)在大部分的交易都是賣家送貨。而且即使在一些買家提貨的業(yè)務中，也往往會要求業(yè)務員主動記錄消費者的聯(lián)系信息。這方便他們?nèi)蘸筇峁┛蛻舴?，特別是對于以后他們搞營銷活動非常的有幫助。如下圖所示，當用戶輸入產(chǎn)品之后，如果沒有客戶的地址信息，則系統(tǒng)需要有所提示，并根據(jù)用戶的實際需求，來判斷是必須的，還是可選的。

    在這個聯(lián)系方式限制設計的時候，筆者認為主要需要注意以下內(nèi)容。

    一是需要注意，最好在單頭與單身都設置這個字段。一般來說，銷售訂單分為訂單單頭與訂單單身兩部分。不過有時候，可能客戶的地址與聯(lián)系方式等信息需要在單身中進行管理。這主要是因為某張訂單中可能有多個產(chǎn)品，而這些產(chǎn)品需要送到不同的地方。如有些商場會搞促銷活動，當日當張小票滿多少金額后有折扣或者禮品。此時一些親朋好友就會一起買商品。而實際上對應的是不同的客戶，有不同的送貨地址。為此采購訂單最好能夠在訂單單身級別上也能夠維護客戶的地址。

    二是地址的標準化管理。有時候如果讓業(yè)務員手工的輸入地址，會有比較多的麻煩。如要么輸入不準確、要么不夠規(guī)范，從而影響后續(xù)的工作。為此在輸入地址的時候，系統(tǒng)要設計的比較人性化。如筆者常用的手段就是讓用戶來選擇，而不是輸入。即地址前半部分，如省、市、區(qū)等信息，讓用戶通過列表選擇來輸入。這不僅可以提高數(shù)據(jù)的準確性，而且還有利于后續(xù)的數(shù)據(jù)分析。