制約國(guó)內(nèi)企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的三個(gè)因素

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　　相對(duì)于企業(yè)管理，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)還是一個(gè)很新的概念，并且免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的作用也不是立竿見(jiàn)影的，因此在企事業(yè)推廣時(shí)還會(huì)面臨很多阻力。通過(guò)結(jié)合多年開(kāi)展免費(fèi)公文管理系統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為目前制約國(guó)內(nèi)企事業(yè)單位免費(fèi)公文管理系統(tǒng)發(fā)展的因素有以下三個(gè)方面。

　　第一，領(lǐng)導(dǎo)層思想轉(zhuǎn)變困難。

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)是一種新型的企業(yè)管理模式，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)它的接受程度因人而異。只有高層管理人員認(rèn)識(shí)到公文資源的低效利用問(wèn)題，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)才得以開(kāi)展。簡(jiǎn)而言之，領(lǐng)導(dǎo)層支持與否直接關(guān)系著企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的成敗。可是免費(fèi)公文管理系統(tǒng)本身又是一項(xiàng)短期內(nèi)只見(jiàn)投入不見(jiàn)回報(bào)的工作，短期內(nèi)很難看到收獲，這就很容易失去領(lǐng)導(dǎo)層的支持。也有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可了免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的價(jià)值，但是不了解免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的精髓，而只是單純地引入免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的概念，這樣發(fā)展到后來(lái)的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)更應(yīng)該稱(chēng)為公文共享。

　　第二，員工參與積極性低。

　　在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)模式下，組織內(nèi)的每一名員工不僅僅是免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的受益者，也是參與者，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)過(guò)程是一個(gè)“人人為我，我為人人”的操作過(guò)程?？墒窃谂f的組織模式中，員工已經(jīng)習(xí)慣了公文的不共享狀態(tài)，他們體會(huì)不到公文共享為工作帶來(lái)的便利，只把公文共享當(dāng)作增加工作量的一項(xiàng)管理活動(dòng)。而作為免費(fèi)公文管理系統(tǒng)重要部分的隱性公文，則被很多員工認(rèn)為是個(gè)人價(jià)值的集中所在，如果拿來(lái)分享會(huì)影響個(gè)人價(jià)值的體現(xiàn)。所以，如何讓員工心甘情愿地將個(gè)人公文拿出來(lái)共享，是一個(gè)困擾很多免費(fèi)公文管理系統(tǒng)者的難題。

　　第三，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)人員定位不明確，需求不合理。

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的開(kāi)展往往是自上而下的，由組織高層提出、專(zhuān)門(mén)人員來(lái)實(shí)施，這就很可能導(dǎo)致一個(gè)問(wèn)題——與業(yè)務(wù)脫節(jié)。免費(fèi)公文管理系統(tǒng)人員從領(lǐng)導(dǎo)者要求出發(fā)去設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)公文系統(tǒng)，就會(huì)忽視免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的真正需求。這樣的系統(tǒng)可能理念先進(jìn)、功能齊備，但是得不到使用者的好評(píng)。究其原因，就是沒(méi)有結(jié)合本組織的實(shí)際情況做充分的需求分析。

　　事實(shí)上，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的期望是免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的目標(biāo)而不應(yīng)該是需求。

　　真正能夠得以推廣使用的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)必須以員工、項(xiàng)目、部門(mén)需求為基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)充分調(diào)研，從使用者角度出發(fā)，易上手、可用性和客戶感知俱佳。