虛擬團隊的組織優(yōu)勢及挑戰(zhàn)

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來源：泛普軟件 虛擬團隊與傳統(tǒng)的組織形式相比較，具有明顯的優(yōu)勢：   1．人才優(yōu)勢?，F(xiàn)代通信與信息技術(shù)的使用大大縮短了世界各地的距離，區(qū)位不再成為直接影響人們工作與生活地點的因素，這就大大拓寬了組織的人才來源渠道。組織可以動態(tài)地集聚和利用世界各地的人才資源，這為獲得通常很難招聘到的具有專門技能的人才創(chuàng)造了條件，同時也減少了關(guān)鍵人才的流失。   2．信息優(yōu)勢。虛擬團隊成員來源區(qū)域廣泛，能夠充分獲取世界各地的技術(shù)、知識、產(chǎn)品信息資源，這為保持產(chǎn)品的先進性奠定了基礎(chǔ)。同時，成員可以采集各地顧客的相應(yīng)信息，反映顧客的需求，并能及時解決客戶的相關(guān)問題，從而能夠全面地了解顧客，有利于組織盡快設(shè)計和開發(fā)出滿足顧客需求的產(chǎn)品和服務(wù)，建立起良好的顧客關(guān)系。   3.競爭優(yōu)勢。虛擬團隊集聚世界各地的優(yōu)秀人才，他們在各自的領(lǐng)域內(nèi)都具有知識結(jié)構(gòu)優(yōu)勢，眾多單項優(yōu)勢的聯(lián)合，必然形成強大的競爭優(yōu)勢。同時，通過知識共享、信息共享、技術(shù)手段共享等，優(yōu)秀成員好的經(jīng)驗、靈感能夠很快在數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)內(nèi)得以推廣，實現(xiàn)優(yōu)勢互補和有效合作。網(wǎng)絡(luò)內(nèi)良好的知識采集、篩選、整理、分析工具和機制，使眾多不同渠道的零散知識可以迅速整合為系統(tǒng)的集體智慧，轉(zhuǎn)化為競爭優(yōu)勢。   4．效率優(yōu)勢。團隊是高效組織應(yīng)付環(huán)境變化的有效手段之一，而虛擬團隊利用最新的網(wǎng)絡(luò)、群件、移動電話、可視電話會議等技術(shù)實現(xiàn)基本的溝通，在技術(shù)上的誘惑力更是顯而易見的，團隊成員之間可以及時地進行信息交流，防止信息滯留，從而縮短了信息溝通和交流所用的時間，確保及時作出相對正確的決策。   5．成本優(yōu)勢。虛擬團隊打破了組織的界線，使得組織可以大量利用外部人力資源條件，從而減輕了組織內(nèi)部人工成本壓力。在此基礎(chǔ)上，組織可以大力精簡機構(gòu)，重新設(shè)計組織構(gòu)架，使人員朝有利于組織發(fā)展的方向流動，促使組織結(jié)構(gòu)扁平化。此外，團隊柔性的工作模式減少了成員的辦公費用、為聚集開會而支付的旅行費用等，也減少了重新安置員工的費用，從而降低了管理成本。   管理虛擬團隊面臨的挑戰(zhàn)   虛擬團隊不同于傳統(tǒng)的實體團隊，成員不再依賴于一個看得見摸得著的辦公場所而運作，而是就職于一個虛擬的空間，主要依賴于現(xiàn)代通信與信息技術(shù)實現(xiàn)遠程的溝通與協(xié)調(diào)。這種虛擬組織的出現(xiàn)，也面臨著一系列的問題：   1．溝通的障礙。   首先，成員之間缺乏相互接觸時所具備的特征，如無法感知語言信息、形體信息、行為信息所表達的意見、觀點、態(tài)度等，而這些特征往往是提高團隊效率，創(chuàng)造一流業(yè)績的先決條件。   其次，成員具有不同的文化背景、宗教傳統(tǒng)、風俗習慣等等，不可避免地會產(chǎn)生文化沖突。例如，由于語言上的差異，在信息交流時，很容易導(dǎo)致信息傳遞的丟失和失真；又如，由于文化背景不同，每個成員很容易帶著自身文化的“有色眼鏡”來感知信息，從而導(dǎo)致對信息理解上的偏差，甚至誤解；再如，在合作過程中，習慣性的防衛(wèi)心理和行為，也為團隊內(nèi)部的溝通設(shè)置了障礙。   此外，成員之間的溝通一般僅限于正式溝通，非正式溝通減少，然而非正式溝通往往有助于成員人力資本的積累和組織的技術(shù)創(chuàng)新，有助于成員體驗團隊文化，有助于成員之間建立良好的協(xié)作關(guān)系，有助于團隊凝聚力的形成。這種交往的減少容易使成員產(chǎn)生孤立感和焦慮感，成員之間、上下級之間的關(guān)系會趨于疏遠，并導(dǎo)致缺乏對團隊目標的認同。   2．協(xié)調(diào)的難題。首先，虛擬團隊每一成員都有自身的核心競爭力，要把這些強勢個體揉和在一起，本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。其次，每個成員都處于不同的區(qū)域，有著不同的作息時間、不同的工作順序、不同的工作方式等，這也給整個團隊的協(xié)調(diào)增加了難度。此外，成員間的溝通依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，而有的成員可能不會使用這些技術(shù)，如不會收發(fā)E—mail，不會上網(wǎng)等等，每個成員的技術(shù)熟練程度也可能不同，這勢必會導(dǎo)致信息的單項流動和反饋的不及時，進而影響整個團隊的效率。   3．成員的道德風險。虛擬團隊的特點決定了遠程管理是其主要管理方式，這就給成員個體充分利用自己的信息優(yōu)勢規(guī)避義務(wù)或責任留下了廣闊的空間。每個團隊成員都是理性的，都擁有自身的核心競爭力，可以輕易離開所處的團隊。這不僅會造成團隊人才的流失，影響項目工作的順利進行，而且也可能造成知識、信息、技術(shù)的泄漏，給組織帶來嚴重損失。   4．交流手段的脆弱。現(xiàn)代通訊設(shè)施是構(gòu)造虛擬團隊的基礎(chǔ)，通訊設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，如停電、機器損壞、線路斷裂、網(wǎng)絡(luò)阻塞等，溝通就會被完全中斷，從而影響團隊的正常運轉(zhuǎn)。   虛擬團隊的協(xié)調(diào)管理   虛擬團隊依賴信息技術(shù)實現(xiàn)遠程溝通，其誘惑力是顯而易見的，但也使得團隊管理與協(xié)調(diào)問題更加復(fù)雜化，稍有不慎，就會造成管理失控。如何管理這種團隊，提高團隊效率，是管理層需要認真考慮的一個重要問題。   1．革新管理思想 雖然虛擬團隊仍然是一個完整的團隊，但與傳統(tǒng)的實體團隊又存在著明顯的區(qū)別，它具有自己的特征和運行機制。面對這種無形的團隊，傳統(tǒng)的命令和控制方式已不再有力，要真正管理好虛擬團隊，就必須調(diào)整團隊成員的定位，并在團隊中樹立起良好的信任氛圍。   2．建立新型管理體制 (1)調(diào)整成員角色定位。虛擬團隊成員一般以知識型員工居多，遠程管理使得組織的監(jiān)督與控制功能弱化，這種情況下，仍然沿用傳統(tǒng)的成員定位是行不通的。在虛擬團隊中，需要對成員重新定位，把他們從“勞動者”角色轉(zhuǎn)為“會員”角色。作為會員，他們需簽訂會員協(xié)議，享有相應(yīng)權(quán)利和責任，最重要的是參與管理。成員歸屬的對象也不應(yīng)是某個“地方”，而是由所有團隊成員組成的一個虛擬的“社區(qū)”。   (2)明確團隊的戰(zhàn)略目標。在虛擬團隊中，戰(zhàn)略目標是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的替代，明確的目標是成員協(xié)同工作的基礎(chǔ)。因此，團隊在建立之初，要盡量讓每個成員了解團隊的目標和遠景，并及時獲取員工的反饋信息，在互動中加深對目標、任務(wù)以及在團隊中的角色的理解。此外，在團隊運轉(zhuǎn)中，要盡量掌握每一成員的工作狀況，及時糾正工作中的偏差。   (3)建立信任關(guān)系?？梢哉f信任的建立和維系是虛擬團隊管理的核心問題，相互信任是虛擬團隊運作的基礎(chǔ)。團隊對成員的信任其實是一種信心，即對成員能力的信心，以及對他們忠誠于團隊目標的信心。在團隊中建立信任關(guān)系，首先意味著要承認“個體”，即充分認可、接受和尊重成員個體的知識、技能、態(tài)度、行為、文化、信仰等，同時要具有強烈的產(chǎn)權(quán)保護意識。其次，要對組織進行重新建構(gòu)，建立任務(wù)封閉式的獨立工作單元，使他們在各自的領(lǐng)域內(nèi)充分發(fā)揮知識結(jié)構(gòu)優(yōu)勢，進行創(chuàng)造性的活動。當然，這種封閉式工作單元如果不能及時跟上市場、客戶和技術(shù)的變化，則會給整個組織造成巨大損失，因此，成員必須時刻緊跟變化的步伐，形成一種不斷學習的文化。   (4)建立有效的激勵與約束機制。團隊的運作，僅僅依靠信任關(guān)系的維系還是不夠的，還必須建立起有效的激勵與約束機制，以調(diào)動成員的積極性，規(guī)避成員的道德風險。首先，在給予充分信任的同時，必須保證個體目標和整個團隊目標的一致性，這就要求把信任和契約聯(lián)系在一起，以契約的形式明確成員的權(quán)利、義務(wù)以及違約責任等。其次，在把握虛擬團隊成員組成特點的基礎(chǔ)上，深入研究各虛擬成員的需要，構(gòu)建有效的激勵機制，如建立良好的團隊環(huán)境(技術(shù)條件、學術(shù)氛圍、團隊文化等)、提供挑戰(zhàn)性的工作、給予豐厚的回報、組織跨地域?qū)W習、交流等等。眾所周知，建立團隊激勵機制的最大困難在于難以衡量個體的業(yè)績，這也意味著在虛擬團隊管理中，往往需要把激勵機制建立在團隊產(chǎn)出的基礎(chǔ)上，這就要求激勵框架要有對團隊內(nèi)部協(xié)調(diào)性的刺激，通過把個人收益和團隊業(yè)績結(jié)合起來，促使成員在創(chuàng)建團隊績效中更加努力。   3．虛擬團隊技術(shù)手段的管理與協(xié)調(diào) 信息通暢是虛擬團隊正常運轉(zhuǎn)的根本保障，因此，技術(shù)手段的可靠性問題是團隊應(yīng)該關(guān)心的首要問題。首先，團隊要選擇適合的、可靠性強、效率高的一種通訊技術(shù)作為團隊的主要溝通渠道，同時要交叉運用多種溝通方式，以防止某種技術(shù)手段突發(fā)故障而影響整個團隊的進程。其次，要加強對技術(shù)設(shè)施的配備、技術(shù)手段的使用、更新以及開發(fā)的管理，并及時對成員進行必要的培訓(xùn)。此外，可在團隊中安排一到兩名專業(yè)技師，其主要職責在于排除突發(fā)故障，并負責技術(shù)設(shè)施的開發(fā)、安裝和調(diào)試等。   4．虛擬團隊知識信息的管理與協(xié)調(diào) 在虛擬團隊網(wǎng)絡(luò)中，每個結(jié)點都是知識和信息的積聚點，這些知識和信息在整個網(wǎng)絡(luò)中的流動，必將大大提高整個團隊的競爭優(yōu)勢，提高創(chuàng)新能力。因此，在注重發(fā)揮成員個體比較優(yōu)勢的同時，通過互動式學習和交流，建立起知識與信息共享的內(nèi)部環(huán)境。同時注重培養(yǎng)知識與信息共享的文化氛圍，最大限度地實現(xiàn)知識和信息共享。此外，為了減少信息交流中的丟失、失真與誤解，可在一定范圍內(nèi)實行信息標準化，以規(guī)定的格式、編碼等實現(xiàn)信息的傳遞。   5．虛擬團隊跨文化的管理與協(xié)調(diào) 文化差異問題是虛擬團隊管理中需要認真對待的問題。為此，首先可以通過文化敏感性培訓(xùn)，讓成員了解文化差異的狀況，以及可能帶來的相應(yīng)問題，使成員接受和認可他人的文化背景，尊重他人的語言風格以及行為習慣、宗教信仰等，以減少因不同文化帶來的沖突。其次，在尊重成員個體文化背景的基礎(chǔ)上，加強團隊文化建設(shè)，形成與整體目標一致的團隊文化。在團隊運作過程中要充分溝通信息，加強協(xié)調(diào)，促進團隊文化的形成。此外，促進工作、信息標準化，通過與工作有關(guān)的程序、方法的標準化，可獲得一定范圍內(nèi)的統(tǒng)一性，有利于溝通。例如規(guī)定成員每天至少接收兩次E—mail，以解決因作息時間不同而導(dǎo)致的信息反饋的延遲；再如，在與工作有關(guān)的信件中，盡量使用標準格式，從而避免因文化差異造成的誤解問題。   6．虛擬團隊成員的管理與協(xié)調(diào) 在對團隊成員的管理與協(xié)調(diào)中，還需要注意營造團隊的“社區(qū)”氛圍，使成員產(chǎn)生歸屬感，增強群體意識。在虛擬的社區(qū)內(nèi)，允許成員自由交流，使他們彼此成為朋友和伙伴。此外，還要注重增加成員之間面對面交流的機會，如定期會晤、組織培訓(xùn)、相互走訪等。   結(jié)束語   不難預(yù)見，這種虛擬的組織形式的出現(xiàn)必將改變傳統(tǒng)的人力資源配置方式，促進組織結(jié)構(gòu)扁平化，引起組織人才觀念的變革，同時也將對組織的管理提出新的要求。虛擬是無形的，而對人才的競爭卻是實實在在的，誰能有效實現(xiàn)管理的轉(zhuǎn)型，誰就能在知識經(jīng)濟時代占據(jù)有利的地位。   來源：世界經(jīng)理人