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SaaS：中小企業(yè)的郵件歸檔之道
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文章來(lái)源：泛普軟件在今天這個(gè)信息化時(shí)代，電子郵件已經(jīng)成為各型企業(yè)最為普遍的一種溝通和聯(lián)絡(luò)方式，企業(yè)有很大部分日常業(yè)務(wù)都是通過(guò)電子郵件來(lái)維系的，其重要性已經(jīng)不言而喻，有些甚至關(guān)系到企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和生存。對(duì)于郵件量的日益增長(zhǎng)，企業(yè)往往采取郵箱配額或郵件刪除策略來(lái)管理，這種方式真的長(zhǎng)期可行嗎?ESG 認(rèn)為，簡(jiǎn)單的刪除郵件并不是一個(gè)明智之舉，如何對(duì)所有的電子郵件進(jìn)行分類(lèi)、歸檔、存儲(chǔ)才是當(dāng)務(wù)之急。
法律法規(guī)的相繼出臺(tái)以及電子搜索、舉證等需求，再加上企業(yè)自身業(yè)務(wù)連續(xù)性對(duì)數(shù)據(jù)的要求，都要求企業(yè)將電子郵件中的重要數(shù)據(jù)保存相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間。ESG曾進(jìn)行的一項(xiàng)電子郵件歸檔調(diào)查顯示，近半數(shù)的企業(yè)需要將歸檔的電子郵件保存5年以上的時(shí)間，最長(zhǎng)的甚至長(zhǎng)達(dá)50年。但是，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足數(shù)據(jù)增長(zhǎng)和信息保留的需求，這迫使企業(yè)采用電子郵件歸檔解決方案。
然而，對(duì)于中型企業(yè)而言，由于資金、技術(shù)人員的缺乏，他們往往無(wú)法實(shí)施恰當(dāng)?shù)碾娮余]件歸檔管理。這個(gè)時(shí)候，軟件即服務(wù)(SaaS)的出現(xiàn)，則很好地解決了他們的難題?；赟aaS的產(chǎn)品可以幫助客戶實(shí)現(xiàn)信息保留，無(wú)需實(shí)施和運(yùn)行實(shí)際的歸檔軟件或任何相關(guān)的IT基礎(chǔ)設(shè)施(服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等)。利用SaaS，IT人員只需要確定哪些郵箱需要?dú)w檔及其保留和訪問(wèn)的策略，其余的事情由SaaS的供應(yīng)商處理，因此，并不會(huì)增加IT人員的工作負(fù)擔(dān)。
SaaS所帶來(lái)的效益?；赟aaS的解決方案提供了多種效益，主要體現(xiàn)在運(yùn)行和資本費(fèi)用的節(jié)省上，同時(shí)由于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可異地保存，從而帶來(lái)了一些新的商機(jī)。這些效益包括：
無(wú)需額外的基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)費(fèi)用。中型企業(yè)不必購(gòu)買(mǎi)任何應(yīng)用服務(wù)器來(lái)運(yùn)行歸檔軟件或存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)保留所有信息。當(dāng)舊的存儲(chǔ)設(shè)備報(bào)廢而購(gòu)買(mǎi)新的設(shè)備時(shí)，IT部門(mén)無(wú)需在存儲(chǔ)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，成本節(jié)省的機(jī)會(huì)也就逐漸增加。
歸檔時(shí)間。有了SaaS解決方案，中型企業(yè)就無(wú)需購(gòu)買(mǎi)和配置硬件、分配存儲(chǔ)，也不必大幅改變通信環(huán)境。它們可以配置好通信應(yīng)用程序向SaaS服務(wù)供應(yīng)商發(fā)送郵件，然后就可以開(kāi)始進(jìn)行歸檔，對(duì)大多數(shù)用戶來(lái)說(shuō)整個(gè)過(guò)程耗時(shí)不超過(guò)幾個(gè)小時(shí)。企業(yè)使用檔案時(shí)的設(shè)置也非常簡(jiǎn)單。
災(zāi)難恢復(fù)。由于最近和以前的郵件備份進(jìn)行了異地歸檔，如果主環(huán)境發(fā)生意外(計(jì)劃內(nèi)或計(jì)劃外的)，客戶可以使用遠(yuǎn)程信息環(huán)境。中型企業(yè)可能沒(méi)有為其電子郵件環(huán)境制定充分的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，但如果它們選擇了SaaS電子郵件歸檔解決方案，作為服務(wù)的一部分，它們將獲得這樣的一個(gè)計(jì)劃。
風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)模式。由于歸檔解決方案涉及一些非常重要的程序(如法規(guī)遵循和電子搜索)，因此，中型企業(yè)可與服務(wù)供應(yīng)商共同承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。SaaS廠商必須在合適的位置配備數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)安全措施，并記錄在案。供應(yīng)商必須防止任何未授權(quán)方(包括服務(wù)供應(yīng)商的員工)對(duì)歸檔信息的非法訪問(wèn)。服務(wù)供應(yīng)商還必須通過(guò)備份和復(fù)制來(lái)保護(hù)檔案。所有這些策略和程序都是法規(guī)遵從(監(jiān)管和證據(jù)鏈的保管要求)的必備條件，但和用戶的IT部門(mén)比起來(lái)，由專業(yè)負(fù)責(zé)人(服務(wù)供應(yīng)商)去處理這些事物更為合理，這就已經(jīng)節(jié)約了資源。
投資回報(bào)率。基于SaaS的電子郵件歸檔產(chǎn)品不同于企業(yè)內(nèi)部歸檔產(chǎn)品，它無(wú)需最初前期投資和當(dāng)前運(yùn)行要求，因而是中型企業(yè)從電子郵件歸檔中獲益的一種理想手段。有了基于SaaS的電子郵件歸檔，企業(yè)不再需要過(guò)量使用資金或資源，僅僅簽一個(gè)一年期合同就可以來(lái)體驗(yàn)這項(xiàng)服務(wù)。
總而言之，基于SaaS的電子郵件歸檔解決方案獨(dú)特、簡(jiǎn)單的設(shè)計(jì)，使中型企業(yè)能以較低的成本更有效地將郵件保留更長(zhǎng)時(shí)間。并且企業(yè)只需要很少的前期投資，對(duì)IT人員的負(fù)擔(dān)也最小。在目前經(jīng)濟(jì)困難時(shí)期，這樣一種風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避型投資是中型企業(yè)迫切需要的。
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