建立云oa系統(tǒng)服務臺技巧分享

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在信息化時代到來之際，企業(yè)將云OA系統(tǒng)管理的應用放在了首位。那么如何更好的建立云oa系統(tǒng)服務臺呢？目前企業(yè)服務臺的應用形態(tài)各異，有的自建有的外包，有的設置了熱線電話，有的依靠軟件提倡自助服務，但大部分的效果卻很難達到預期。根據(jù)金道公司一項服務臺調(diào)研結果，企業(yè)自建服務臺面臨兩大問題，其中“一線解決率低”占77%，“服務臺運營成本高”占到38%；而將服務臺完全外包的企業(yè)中，有78%的CIO又受困于“質(zhì)量不可控”。

　　怎樣建立云oa系統(tǒng)服務臺才能滿足IT管理需要？服務臺要想真正發(fā)揮作用，一定要注意以下幾點：

　　第一、定好服務臺規(guī)范：一切IT相關請求，都需通過服務臺，由服務臺統(tǒng)一分派人員解決問題。如有些服務臺效果不佳，正是由于只設置了電話，而缺乏嚴格的規(guī)范，有問題直接找服務人員解決，服務臺沒有成為真正的唯一聯(lián)系點。

　　第二、明確服務水平協(xié)議（SLA）：在服務臺建立之初，就需要與用戶商定好各類問題的不同級別和響應時間，根據(jù)級別有序解決。這樣不僅可提高客戶滿意度，還可為IT團隊提供考核依據(jù)。

　　第三、分級管理服務人員：將IT支持人員分為一線（服務臺坐席）、二線（現(xiàn)場工程師或IT供應商）、三線（專家團隊），明確各線人員職責，通過建立知識庫和培訓來增強一線解決率和自助解決率，使絕大多數(shù)問題在一線或用戶自己處加以解決，剩下的復雜問題再由二、三線解決，合理利用有限的人力資源，以此降低成本，提高效率。

　　第四、有機結合流程、軟件和人員：現(xiàn)實中，大多數(shù)服務臺不盡如人意的原因，在于CIO都希望服務臺除了高效支持IT外，還要承擔起監(jiān)控管理和主動改善IT現(xiàn)狀的職責。而這需要可視化的實時管理工具，和經(jīng)驗豐富的服務臺專家團隊。在工具的輔助下，結合服務臺記錄的數(shù)據(jù)和專家團隊的經(jīng)驗可快速給出服務臺運營報告，并提出改進建議，避免常見問題重復發(fā)生，主動防患IT應用風險，使IT支持變被動應付為主動改善。

　　真正有效的服務臺是嚴密流程、軟件工具和專業(yè)人員的組合體，要想擁有滿意的IT管理結果，三者缺一不可，企業(yè)建立服務臺時一定要綜合考慮這三方面因素。而在自身力量有限或成本居高的情況下，借助外力不失為一個辦法，但這個外力不能只提供單方面幫助。

　　好在市場上已有一些走在前列的IT服務商不僅單純提供人員外包來建立云oa系統(tǒng)服務臺，還能提供良好的管理服務，注重與企業(yè)之間建立真正的業(yè)務伙伴關系。通過專業(yè)IT服務商的通力配合，企業(yè)將有望實現(xiàn)低成本高效率的IT運營管理。