多部門項(xiàng)目進(jìn)度管理系統(tǒng)

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　　項(xiàng)目管理是針對(duì)項(xiàng)目的特點(diǎn)而形成的一種管理方式，因而，其適用對(duì)象是項(xiàng)目，特別是大型的、復(fù)雜的項(xiàng)目。鑒于項(xiàng)目管理的科學(xué)性和高效性，有時(shí)人們會(huì)將重復(fù)性“運(yùn)作”中的某些過程分離出來，加上起點(diǎn)和終點(diǎn)當(dāng)作項(xiàng)目來處理，以便在其中應(yīng)用項(xiàng)目管理的方法，這實(shí)際上就是“項(xiàng)目化管理”的基本理念。

　　一、多部門項(xiàng)目進(jìn)度管理存在的問題

　　1、項(xiàng)目成員互相踢皮球。在跨部門協(xié)作中，由于項(xiàng)目任務(wù)不屬于部門任務(wù)，與部門利益無關(guān)，“踢皮球現(xiàn)象”經(jīng)常發(fā)生，項(xiàng)目經(jīng)理往往需要花費(fèi)大量時(shí)間跟蹤負(fù)責(zé)人和任務(wù)狀態(tài)。造成這種現(xiàn)象的主要原因是項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目開始前沒有把任務(wù)和負(fù)責(zé)人一一綁定。可能導(dǎo)致項(xiàng)目成員對(duì)任務(wù)認(rèn)知不清，產(chǎn)生非主觀的互相“踢皮球”;如果項(xiàng)目任務(wù)的責(zé)任人不夠明確，一些項(xiàng)目成員就會(huì)心存僥幸，推卸責(zé)任。

　　2、多個(gè)任務(wù)并行導(dǎo)致的時(shí)間沖突。在基于項(xiàng)目的運(yùn)作模式下，項(xiàng)目成員往往有多個(gè)項(xiàng)目，但項(xiàng)目經(jīng)理并不了解項(xiàng)目成員在其他項(xiàng)目中的工作安排和任務(wù)進(jìn)度狀態(tài)，導(dǎo)致分配給項(xiàng)目成員的任務(wù)存在時(shí)間沖突。人們承擔(dān)的任務(wù)太多，工作超負(fù)荷，導(dǎo)致任務(wù)不能按時(shí)完成，最終拖垮整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。

　　3、溝通成本高。項(xiàng)目經(jīng)理和成員之間往往需要溝通，但專業(yè)和視角的差異會(huì)增加溝通的難度或降低信息的準(zhǔn)確性，從而增加溝通成本。如果對(duì)項(xiàng)目所涉及的崗位有一定的了解，項(xiàng)目經(jīng)理可以更合理地安排項(xiàng)目任務(wù)，更準(zhǔn)確地溝通項(xiàng)目信息和進(jìn)度，更科學(xué)有效地處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和問題，項(xiàng)目的成功率也會(huì)提高。

　　二、多部門項(xiàng)目進(jìn)度管理的有效措施

　　1、制定科學(xué)的項(xiàng)目計(jì)劃

　　成員之間責(zé)任明確，在跨部門項(xiàng)目協(xié)作中，要想減少成員間互相推諉的現(xiàn)象，需要項(xiàng)目經(jīng)理有一個(gè)科學(xué)合理的項(xiàng)目計(jì)劃作為支撐，合理安排項(xiàng)目任務(wù)，將項(xiàng)目任務(wù)對(duì)應(yīng)到具體負(fù)責(zé)人，并及時(shí)告知和提醒。每個(gè)任務(wù)的計(jì)劃開始時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間、要求工作時(shí)間、任務(wù)負(fù)責(zé)人一目了然，項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)度狀態(tài)也有顯示。一旦任務(wù)延期，項(xiàng)目經(jīng)理可以找相應(yīng)的負(fù)責(zé)人了解情況。

　　2、合理分配資源

　　跨部門協(xié)作，資源經(jīng)理要非常注意項(xiàng)目成員的任務(wù)飽和度，以免項(xiàng)目成員不能按時(shí)完成任務(wù)，影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。將員工信息和整個(gè)企業(yè)的狀態(tài)輸入到項(xiàng)目管理工具中，并分配和管理系統(tǒng)上的資源。該系統(tǒng)將幫助記錄和管理資源狀態(tài)，并且資源管理的靈敏度將更高。

　　3、加強(qiáng)監(jiān)督管理

　　跨部門項(xiàng)目協(xié)作具有復(fù)雜性和不確定性的特點(diǎn)，更需要充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督職能，及時(shí)掌握和反饋項(xiàng)目信息，了解項(xiàng)目的健康狀況。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目信息主要以工時(shí)和費(fèi)用量化——項(xiàng)目成員匯報(bào)工時(shí)，可以顯示任務(wù)完成情況，支持項(xiàng)目進(jìn)度的更新;申報(bào)實(shí)際支出可以提供項(xiàng)目的實(shí)際支出數(shù)據(jù)，為管理者分析項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況提供依據(jù)。

　　通過使用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，可以對(duì)這些信息進(jìn)行系統(tǒng)化處理，提高數(shù)據(jù)反饋的速度和信息處理的科學(xué)性。以工作時(shí)間數(shù)據(jù)為例，當(dāng)項(xiàng)目成員報(bào)告在哪個(gè)任務(wù)上花了多少時(shí)間時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)正則化給項(xiàng)目經(jīng)理，更新項(xiàng)目的狀態(tài)，幫助項(xiàng)目經(jīng)理分析決策。

　　三、泛普軟件-項(xiàng)目進(jìn)度管理系統(tǒng)的價(jià)值

　　1、促進(jìn)計(jì)劃內(nèi)容的完善

　　項(xiàng)目的人太多了，項(xiàng)目經(jīng)理有必要制定一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃。項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具來制定項(xiàng)目計(jì)劃。明確任務(wù)的起止時(shí)間，明確任務(wù)負(fù)責(zé)人。

　　2、了解成員的工作情況

　　任務(wù)完成后，項(xiàng)目經(jīng)理需要了解項(xiàng)目的進(jìn)展。項(xiàng)目經(jīng)理通過甘特圖將任務(wù)分配給項(xiàng)目成員，項(xiàng)目成員在完成任務(wù)后會(huì)對(duì)任務(wù)進(jìn)行反饋。

　　3、調(diào)整工作安排，合理利用資源

　　如果項(xiàng)目組有幾個(gè)人或者幾十個(gè)人，那么前期完成和后期完成可能會(huì)有差別。前期完成不能閑著，后期完成會(huì)耽誤。這時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理就需要調(diào)整工作了。然后這個(gè)跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理完成這個(gè)工作。

　　4、促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)人員的了解

　　工作分解后，要根據(jù)個(gè)人的特長來分配工作，因?yàn)樘亻L就是效率。所以項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目成員的情況。即使一開始不知道這個(gè)情況，這個(gè)信息也會(huì)很快在跟蹤中體現(xiàn)出來。也就是說，跟蹤提示項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)成員進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估可以以此為依據(jù)。

　　專業(yè)的項(xiàng)目管理工具輔助跨部門項(xiàng)目協(xié)作，建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，有助于提高跨部門協(xié)作的科學(xué)性:制定科學(xué)的項(xiàng)目計(jì)劃，并通過系統(tǒng)分配到個(gè)人，可以使跨部門協(xié)作清晰有序;通過實(shí)時(shí)的資源調(diào)度和狀態(tài)表，項(xiàng)目成員的工作飽和度一目了然;利用敏感的信息反饋系統(tǒng)了解工程狀態(tài)，可以使工程監(jiān)理更有效率。